====== 🗂️ Dokumente ======

> **Zielgruppe:** Verwaltung, Pflegeorganisationen, Disponent:innen  
> **Modul:** ADM Cockpit – Dokumentenverwaltung  

===== 1. Überblick =====

Im Reiter **„Dokumente“** der Personenansicht können neue Dokumente erstellt, bestehende eingesehen und verwaltet werden.  
Dieser Bereich bündelt alle **personenbezogenen Dokumente**, die im Rahmen von Prozessen, Formularen oder Uploads entstehen.  

<wrap info>
**Hinweis:**  
Die verfügbaren Dokumenttypen richten sich nach der **Rolle und Berechtigung** der Benutzer:in  
sowie nach dem **Personentyp** (z. B. Klient:in, Betreuer:in, Mitarbeiter:in).
</wrap>

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===== 2. Dokument aus Formular erstellen =====

Ein Klick auf **„+ Neu“** im Reiter *Dokumente* öffnet eine Auswahl an **Formularen, Prozessen, Vorlagen und ELGA-Dokumenten**.  
Die Inhalte dieser Auswahl variieren je nach Berechtigungsstufe und Personentyp.

{{:adm-cockpit:administration:general:documents:screenshot_2025-07-10_145304.png?nolink&600|Beispiel: Formularauswahl zur Dokumenterstellung}}

Im Reiter **„Formular“** finden Sie alle **Formularvorlagen**,  
für die Sie eine Berechtigung zur Dokumentenerstellung besitzen.

<wrap tip>
**Tipp:**  
Die Vorlagenauswahl passt sich dynamisch an den Typ der aktuell geöffneten Person an.  
Für Klient:innen stehen beispielsweise Betreuungsformulare oder Pflegebögen zur Verfügung,  
für Betreuer:innen hingegen Vertrags- oder Nachweisformulare.
</wrap>

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===== 3. Formularbearbeitung =====

Am Beispiel des Formulars **„Erhebungsbogen über die zu betreuende Person“**  
wird der Ablauf einer Dokumentenerstellung dargestellt.

Ein Formular ist in mehrere **Abschnitte** unterteilt,  
die sich einzeln aufklappen und bearbeiten lassen.

{{:adm-cockpit:administration:general:documents:screenshot_2025-07-10_145731.png?nolink&600|Formularabschnitte zur Datenerfassung}}

Pflichtfelder und Validierungsregeln sorgen dafür, dass alle erforderlichen Angaben vollständig und formal korrekt erfasst werden.

{{:adm-cockpit:administration:general:documents:screenshot_2025-06-23_132218.png?nolink&600|Beispiel: Formularfelder mit Pflichtfeldern und Eingabeprüfung}}

<wrap important>
**Wichtig:**  
  * Formulare basieren auf **kundenspezifischen Vorgaben**  
  * Sie können **mit oder ohne Unterschrift** erstellt werden  
  * Nicht ausgefüllte Pflichtfelder erzeugen **Validierungsfehler**  
  * Formatfehler (z. B. falsches Datumsformat) müssen vor dem endgültigen Speichern korrigiert werden  
  * Das **Speichern als Entwurf** ist jederzeit möglich
</wrap>

{{:adm-cockpit:administration:general:documents:screenshot_2025-06-23_143231.png?nolink&600|Hinweis: Fehlermeldung bei unvollständiger Eingabe}}

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===== 4. Signieren und Abschließen =====

Nach der Bearbeitung kann das Formular über **„Signieren und Abschließen“** finalisiert werden.  
Dabei wird das Dokument für Änderungen gesperrt und automatisch bei den Dokumenten der betreffenden Person abgelegt.

{{:adm-cockpit:administration:general:documents:screenshot_2025-07-10_150253.png?nolink&600|Beispiel: abgeschlossenes Formular mit digitaler Signatur}}

<wrap tip>
**Tipp:**  
Abgeschlossene Formulare können **eingesehen und heruntergeladen**,  
aber **nicht mehr bearbeitet** werden.  
Bei Korrekturbedarf wird eine neue Formularversion erstellt.
</wrap>

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===== 5. Zusammenfassung =====

Über den Reiter **„Dokumente“** lassen sich alle Dokumente zentral verwalten,  
die im Rahmen von Formularen, Workflows oder Uploads erstellt werden.  
So bleibt die gesamte Kommunikation und Dokumentation **personenbezogen, nachvollziehbar und rechtssicher**.

<wrap round info>
📘 **Siehe auch:**  
  * [[basis:configuration:assessments|Formulare und Assessments – Übersicht]]  
  * [[adm-cockpit:administration:general:fileupload|Dateiupload und Dateiablage]]  
  * [[adm-cockpit:processes:businesscase:client|Geschäftsfall Klient:in]]
</wrap>
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<wrap lo>**Schlagworte:** dokumente, formular, formularvorlage, dokumentenerstellung, signatur, validierung, pflichtfelder, dokumentenverwaltung, erhebbogen, formularabschluss, caats, personenansicht</wrap>