====== Dokumente ======

> **Zielgruppe:** Verwaltung, Betreuungseinrichtungen, Systemnutzer:innen mit Dokumentenberechtigung  
> **Modul:** ADM Cockpit – Dokumente & Formulare  

===== 2. Überblick =====

Mit dem Modul **Dokumente** können Benutzer:innen neue Dokumente direkt aus Formularvorlagen erstellen,  
bestehende Dokumente einsehen oder archivierte Dokumente aufrufen.  
Die verfügbaren Formulare und Vorlagen unterscheiden sich je nach **Personentyp**  
(z. B. Klient:in, Betreuer:in, Mitarbeiter:in) und den jeweils vergebenen **Berechtigungen**.

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**Hinweis:**  
Nicht alle Benutzer:innen sehen die gleichen Formulare oder Vorlagen.  
Das Angebot an verfügbaren Dokumenten hängt von der Rolle, Organisationseinheit und dem jeweiligen Personentyp ab.
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===== 3. Dokument aus Formular erstellen =====

In der **Personenansicht** befindet sich der Reiter **„Dokumente“**,  
über den neue Dokumente erstellt oder vorhandene angezeigt werden können.  

Ein Klick auf **„+ Neu“** öffnet – abhängig von Ihren Berechtigungen –  
eine Auswahl an **Formularen, Prozessen, Vorlagen und ELGA-Dokumenten**.

{{:adm-cockpit:administration:general:documents:screenshot_2025-07-10_145304.png?nolink&600|Beispiel: Formularauswahl in der Personenansicht}}

Im Reiter **„Formular“** werden jene **Formularvorlagen** angezeigt,  
für die Sie die Berechtigung zur Dokumentenerstellung besitzen.  
Hier wählen Sie das gewünschte Formular zur Erstellung eines neuen Dokuments.

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**Tipp:**  
Die Formularauswahl wird dynamisch anhand des aktuellen **Personentyps**  
und der damit verbundenen Rollenrechte generiert.
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===== 4. Beispiel: Formular „Erhebungsbogen über die zu betreuende Person“ =====

Die Neuerstellung eines Formulars wird im Folgenden exemplarisch  
am Beispiel des Formulars **„Erhebungsbogen über die zu betreuende Person“** dargestellt.  

Ein Formular ist in der Regel in mehrere **Abschnitte** unterteilt,  
die einzeln **aufgeklappt und bearbeitet** werden können.

{{:adm-cockpit:administration:general:documents:screenshot_2025-07-10_145731.png?nolink&600|Beispiel: Formularabschnitte im Erhebungsbogen}}

Während der Bearbeitung können Felder frei ausgefüllt oder aus vordefinierten Auswahlfeldern gewählt werden.  
Pflichtfelder sind mit einem Sternchen (*) markiert.  

{{:adm-cockpit:administration:general:documents:screenshot_2025-06-23_132218.png?nolink&600|Beispiel: Eingabemaske für Formularfelder}}

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**Wichtig:**  
Formulare basieren auf **kundenspezifischen Vorgaben**.  
Sie können mit oder ohne **Unterschriftenfelder** erstellt werden und enthalten in der Regel **Pflichtfelder**.  
Nicht befüllte Pflichtfelder werden als **Validierungsfehler** angezeigt.  
Das Speichern als **Entwurf** ist trotzdem jederzeit möglich.
</wrap>

Formatfehler – etwa **ungültige Datums- oder Zahlenformate** –  
müssen vor dem endgültigen Speichern behoben werden.

{{:adm-cockpit:administration:general:documents:screenshot_2025-06-23_143231.png?nolink&600|Beispiel: Fehlermeldung bei unvollständiger Eingabe}}

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===== 5. Formular signieren und abschließen =====

Nach vollständiger Bearbeitung kann das Formular über **„Signieren und Abschließen“** beendet werden.  
Dadurch wird das Dokument:
  * **gesperrt** für weitere Bearbeitung  
  * **archiviert** bei den Dokumenten der zugehörigen Person  
  * als **gültiges, revisionssicheres Dokument** abgelegt  

{{:adm-cockpit:administration:general:documents:screenshot_2025-07-10_150253.png?nolink&600|Beispiel: Formular nach Abschluss und Signatur}}

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**Tipp:**  
Ein abgeschlossenes Formular kann zwar eingesehen, aber **nicht mehr verändert oder gelöscht** werden.  
Soll eine Änderung erfolgen, muss ein **neues Formular** desselben Typs erstellt werden.
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===== 6. Technische Hinweise =====

  * Formulare werden in CAATS über das Modul **„Formulardefinitionen“** konfiguriert.  
  * Jedes Formular kann mit internen Prüfregeln und OnCreate-/OnSave-Funktionen versehen sein.  
  * Bei Fehlern (z. B. „Initialisierung fehlgeschlagen“) finden Sie weitere Informationen unter:  
    [[adm-cockpit:processes:forms:errors:ca-chk-001|CA-CHK.001 – Initialisierung fehlgeschlagen]]

<wrap important>
**Wichtig:**  
Abgeschlossene Formulare werden automatisch **versioniert**.  
Bei späteren Änderungen an der Vorlage wird das bestehende Dokument **nicht überschrieben**,  
sondern bleibt in seiner ursprünglichen Fassung erhalten.
</wrap>

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===== 7. Zusammenfassung =====

Das Modul **Dokumente** ermöglicht die Erstellung, Bearbeitung und Signierung von Formularen direkt in der Personenansicht.  
Es bietet strukturierte Prozesse für die Dokumentation und sichert eine konsistente Ablage innerhalb der Geschäftsprozesse.

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**Siehe auch:**  
  * [[adm-cockpit:processes:forms:overview|Formulare und Assessments – Übersicht]]  
  * [[adm-cockpit:organization:file|Dateiupload und Dateiablage]]  
  * [[adm-cockpit:processes:businesscase:client|Geschäftsfall Klient:in]]
</wrap>

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**Schlagworte:** dokumente, formular, formularvorlage, dokumentenerstellung, signatur, validierung, pflichtfelder, dokumentenverwaltung, erhebbogen, formularabschluss, caats, personenansicht