====== Workflow 2025 – Vertrag ======

Der **Workflow 2025 – Vertrag** führt in **vier** Schritten von der Aufnahme einer neuen Klient:in bis zum abgeschlossenen Vermittlungsvertragvertrag.  
Er ist einer der zentralen Workflows im System und dient der standardisierten Erfassung, Angebotserstellung und Vertragsanlage.

Nach Auswahl der **Workflow-Seite** im linken Menü kann über **„Erstellen“** (rechts oben) eine Übersicht aller für Ihre Organisation und Ihre Benutzerrolle verfügbaren Workflows geladen werden.  
Wählen Sie hier **„Workflow 2025 – Vertrag“**, um den Prozess zu starten.

===== Schritt 1 – Beteiligte Personen =====

Nach Auswahl des Workflows öffnet sich der erste Schritt.  

In Schritt 1 werden die **beteiligten Personen** definiert:
  * **Klient:in** – die Hauptperson, für die der Vertrag erstellt wird  
  * **Mitzubetreuende Personen** – weitere Personen im Haushalt (ebenfalls vom Typ *Klient:in*)  
  * **Kontaktpersonen** – z. B. Angehörige oder bevollmächtigte Vertreter:innen, Bürgen usw.

Bereits im System vorhandene Personen können über das Suchfeld ausgewählt werden.  
Alternativ kann durch einen Klick auf **„+“** eine neue beteiligte Person direkt im Workflow angelegt werden.  
Dabei wird ein einfaches Basisformular geöffnet; die vollständigen Stammdaten können später in der Personenverwaltung ergänzt werden. 

**Aktionen im Schritt 1:**
  * **Stornieren** – bricht den gesamten Workflow ab und löscht ihn.  
  * **Speichern** – speichert den aktuellen Stand zur späteren Bearbeitung.  
  * **Weiter** – führt zum nächsten Schritt: *Angebotserstellung*.

> _Tipp:_ Achten Sie darauf, dass für alle beteiligten Personen gültige Kontaktdaten vorliegen, um spätere Dokumente (z. B. Angebot oder Vertrag) automatisch befüllen zu können.

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===== Schritt 2 – Angebotserstellung =====

In Schritt 2 wird das **Angebot für die neue Klient:in** erstellt.

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Unter **Leistungen** werden automatisch jene Leistungen vorgeschlagen, die in Ihrer Organisation für die Angebots- und Vertragserstellung als Standard im **Leistungskatalog** hinterlegt sind.

Diese vorgeschlagenen Leistungen können:
  * gelöscht oder angepasst werden,  
  * oder durch Auswahl eines Typs aus der Vorgabeliste ergänzt werden.

**Erstellung und Versand:**
  * Durch Klick auf **„Neu“** im Abschnitt *Angebotserstellung und Versand* wird ein Angebotsentwurf erstellt (noch nicht versendet).  
  * Das Angebot kann in der **Vorschau** betrachtet, ausgedruckt und als Entwurf gespeichert werden.  
  * Mit der Erstellung wird das **Gültigkeitsdatum „Von“** automatisch gesetzt; das Datum **„Bis“** kann manuell ergänzt werden.

**Versand per E-Mail:**
  * Das fertige Angebot kann direkt aus dem Workflow per E-Mail versendet werden.  
  * Die Adressen der Klient:in und ggf. Kontaktpersonen werden automatisch vorbelegt.  
  * Üblicherweise wird dabei das standardisierte Anschreiben Ihrer Organisation eingefügt.  
  * Vor dem Senden können Empfänger, Betreff, Anhänge und Text noch angepasst werden.  
  * Der Versandvorgang kann jederzeit abgebrochen werden, ohne dass Änderungen im Leistungskatalog verloren gehen.

**Nach Angebotsversand:**
  * Nach **Annahme** kann das Angebot als *signiert* markiert oder ein signiertes Dokument hochgeladen werden.  
  * Bei **Nichtannahme** oder **Nachverhandlungen** kann das Angebot bearbeitet, storniert oder neu erstellt und erneut versendet werden.

Durch **„Weiter“** gelangen Sie zum nächsten Schritt – *Vertragserstellung*.

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===== Schritt 3 – Vertragserstellung =====

In diesem Schritt wird der eigentliche **Vertrag** auf Basis des angenommenen Angebots erstellt.

**Vertrag anlegen:**
  * Klicken Sie auf **„Neu“** im Abschnitt *Vertragserstellung und Versand*.  
  * Die im Angebot hinterlegten Leistungen werden automatisch übernommen.  
  * Das Vertragsformular wird mit den editierbaren Feldern geöffnet.
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**Bearbeitung und Vorschau:**
  * Im Formular werden nur die veränderbaren Felder angezeigt.  
  * Über **„Vorschau“** können Sie den vollständigen Vertrag inklusive aller fixen Vertragsklauseln ansehen und ausdrucken.

**Versand und Signatur:**
  * Der Vertrag kann direkt aus dem Workflow per E-Mail versendet werden.  
  * E-Mail-Adressen sind automatisch vorbelegt; Text und Anhänge können bearbeitet werden.  
  * Nach Unterzeichnung kann der Vertrag:
    - über **„Hochladen unter Kund:in unterschriebener Vertrag“** ins System geladen, oder  
    - als **signiert markiert** werden.  

Sobald der Vertrag als *signiert* gilt, kann er nicht mehr verändert werden.

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===== Schritt 4 – Abschluss =====

Nach Unterzeichnung und Speicherung des Vertrags öffnet sich die abschließende Seite des Workflows.

Hier kann der gesamte Workflow:
  * **bestätigt** – der Workflow wird abgeschlossen,  
  * oder **storniert** – der Workflow wird gelöscht.

Bei **Bestätigung** des Workflows:
  * wird automatisch ein **Geschäftsfall für die Klient:in** mit den vereinbarten Leistungen erstellt,  
  * und alle während des Workflows erzeugten oder hochgeladenen Dokumente werden  
    sowohl bei der **Klient:in** als auch beim zugehörigen **Geschäftsfall** hinterlegt.

> _Tipp:_ Überprüfen Sie nach Abschluss, ob alle Dokumente (Angebot, Vertrag, E-Mail-Korrespondenz) vollständig im Geschäftsfall archiviert sind.