====== 🔄 Workflows ======

> **Zielgruppe:** Administrator:innen, Prozessverantwortliche  
> **Modul:** ADM Konfiguration → Stammdaten

<WRAP lo>
**Schlagworte:** workflows, prozesslogik,
automatisierung, geschäftsprozesse,
prozessschritte, matching, recruiting,
caats
</WRAP>

===== 🧭 Überblick =====

Der Bereich **„Workflows“** verwaltet strukturierte Geschäftsprozesse,
die als definierte Schrittfolgen im System abgebildet werden.

Ein Workflow besteht aus:

  * mehreren Prozessschritten  
  * definierten Eingaben  
  * Validierungen  
  * Automationen  
  * optionalen Dokument- oder Geschäftsfallaktionen  

{{:adm:config:data:workflows.png?|}}

Workflows ermöglichen:

  * einheitliche Abläufe  
  * automatisierte Prozesssteuerung  
  * nachvollziehbare Dokumentation  
  * reduzierte Fehleranfälligkeit  

<WRAP warning>
Workflows greifen tief in Geschäftsfall-,
Dokumenten- und Datenlogik ein.
</WRAP>

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===== 🧩 Architektur eines Workflows =====

Ein Workflow kann:

  * 📝 Assessments öffnen
  * 📄 Dokumente erzeugen
  * 🔍 Daten validieren
  * 📁 Geschäftsfall vorbereiten oder erstellen
  * 👥 Rollenabhängige Schritte anzeigen
  * 🔄 Statuswechsel durchführen
  * 🧾 Vorpositionen vorbereiten

Beispiel (24h-Betreuung):

  * **Aufnahme**
    - Stammdaten erfassen
    - Kontaktpersonen anlegen
  * **Matching**
    - Betreuer:innen auswählen
    - Kriterien prüfen
  * **Abschluss**
    - Dokumente generieren
    - Geschäftsfall anlegen

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===== 📋 Workflow-Übersicht =====

Die Tabelle zeigt:

  * **Name**
  * **Eindeutige Kennung** (technische ID)
  * **Erstellt am / von**
  * **Geändert am**
  * **Aktionen**

Beim Aufklappen werden sichtbar:

  * **Schritt (Kurzbez.)**
  * **Schrittbezeichnung**
  * **Beschreibung**

<WRAP important>
Die eindeutige Kennung sollte nicht verändert werden,
wenn sie in anderen Modulen referenziert ist.
</WRAP>

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===== 🛠️ Funktionen =====

Administrator:innen können:

  * Workflows anzeigen  
  * Prozessschritte bearbeiten  
  * Validierungsregeln anpassen  
  * Workflows duplizieren  
  * neue Workflows erstellen  

Empfohlen:

  * keine direkten Änderungen an produktiv genutzten Kernprozessen  
  * neue Version testen  
  * Referenzen dokumentieren  

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===== 🔄 Systemwirkung =====

Änderungen an Workflows können beeinflussen:

  * Geschäftsfall-Erstellung  
  * Dokumentenerzeugung  
  * Vorpositionslogik  
  * Rollen-Sichtbarkeit  
  * Portalansichten  
  * Matching-Algorithmen  

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<WRAP center round box 75%>
**❓ Was passiert, wenn …? (Workflows)**

^ Situation ^ Ursache ^ Maßnahme ^
| 🔄 Workflow startet nicht | Trigger falsch konfiguriert | Startbedingung prüfen |
| 📄 Dokument fehlt | Vorlage nicht verknüpft | Template prüfen |
| ❌ Schritt übersprungen | Bedingung falsch definiert | Logik prüfen |
| 👁️ Rolle sieht falschen Schritt | Rollenregel falsch | Rollenprüfung durchführen |
| 📁 Geschäftsfall wird nicht erstellt | Abschlussaktion fehlt | Endschritt prüfen |
| 🔁 Prozess bleibt hängen | Validierung blockiert | Pflichtfelder prüfen |
</WRAP>

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===== ⭐ Best Practices =====

<WRAP tip>
✔ Änderungen versioniert durchführen  
✔ Referenzen zu Vorlagen & Assessments prüfen  
✔ Testläufe durchführen  
✔ Prozessverantwortliche einbinden  
✔ Nach Anpassungen Monitoring prüfen  
</WRAP>

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===== 📘 Zusammenfassung =====

Workflows bilden die strukturierte Prozessarchitektur
Ihrer CAATS-Instanz.

Sie verbinden:

  * Datenerfassung  
  * Dokumentenerstellung  
  * Geschäftsfalllogik  
  * Automatisierung  
  * Rollensteuerung  

Eine saubere Konfiguration gewährleistet
effiziente, nachvollziehbare und stabile Geschäftsprozesse.