====== Workflow 2025 – Recruiting ======

<WRAP lo>
**Schlagworte:** recruiting, workflow, betreuer:innen, bewerber:innen,
kontaktaufnahme, dokumente, leistungskorb, vermittlung, adm-cockpit, caats
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===== 🧭 Überblick =====
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Der **Workflow 2025 – Recruiting** führt in sechs Schritten von der ersten
Kontaktaufnahme einer neuen Betreuer:in bis zur Vermittlung an eine Familie.
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Der Workflow dient der standardisierten Aufnahme, Bewertung und Freigabe von
Betreuer:innen für die Einsatzplanung und Abrechnung.
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<WRAP note>
Der Prozess kann – abhängig von Berechtigungen – von mehreren Benutzer:innen
nacheinander durchgeführt werden.
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===== ▶️ Workflow starten =====
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Nach Auswahl von **Prozesse → Workflows** kann über **„Erstellen“** (rechts oben)
eine Übersicht der für Ihre Organisation verfügbaren Workflows geladen werden.

Wählen Sie **„Workflow 2025 – Recruiting“**, um den Prozess zu starten.
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Der aktuell zu bearbeitende Schritt ist **gelb markiert**.  
Alle weiteren Schritte sind gesperrt, bis der aktuelle Schritt abgeschlossen ist.
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===== 👤 Schritt 1 – Anlage =====
<WRAP info>
Anlage oder Auswahl einer Betreuer:in.
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^ Möglichkeit ^ Beschreibung ^
| Neu anlegen | Betreuer:in neu erfassen |
| Auswählen | Auswahl aus bestehender Bewerber:innenliste |

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Wird der Filter auf den Betreuer:innenstatus **„BEWERBER“** gesetzt,
werden ausschließlich Betreuer:innen angezeigt, die sich:
  * über das Bewerber:innenformular beworben haben oder
  * manuell als Bewerber:innen angelegt wurden.
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{{:adm-cockpit:processes:recruiting_auswahl.png?nolink&600|}}

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===== ☎️ Schritt 2 – Kontaktaufnahme =====
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Dokumentation der ersten Einschätzung.
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In diesem Schritt wird eine **Gesprächsnotiz oder ein Protokoll** erfasst,
um die grundsätzliche Eignung der Betreuer:in zu bewerten.
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^ Pflichtfelder ^
| Aktivitätentyp |
| Medium |
| Textfeld |

<WRAP lo>
Weitere Felder sind optional.
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Eine detaillierte Beschreibung finden Sie unter:
[[adm:admin:tabs:activities|Aktivitäten]]
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{{:adm-cockpit:processes:recruiting_aktivitaet.png?nolink&600|}}

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===== ⛔ Schritt 3 – Prozessverfolgung oder Abbruch =====
<WRAP info>
Entscheidung über die Weiterverfolgung.
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^ Entscheidung ^ Systemverhalten ^
| Ablehnung | Betreuer:in wird als **„untauglich“** markiert |
| Weiterverfolgung | Workflow wird fortgesetzt |

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Bei Abbruch:
  * bleibt die Person im System erhalten
  * ist jedoch **nicht aktiv** für die Vermittlung freigegeben
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<WRAP lo>
Das Gesprächsprotokoll wird im Betreuer:innenprofil unter **Aktivitäten**
gespeichert und kann jederzeit eingesehen oder versendet werden.
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===== 🧠 Schritt 4 – Bewertung & Vorbereitung =====
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Erhebung von Kenntnissen, Anforderungen und Einsatzfähigkeit.
</WRAP>

<WRAP>
In diesem Schritt wird eine umfassende Bedarfserhebung durchgeführt.
Bestimmte Einstellungen (z. B. Sprachkenntnisse, Führerschein)
können den späteren **Leistungskorb** beeinflussen.
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<WRAP lo>
Nach Abschluss des Formulars bereitet das System automatisch den nächsten Schritt vor.
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{{:adm-cockpit:processes:recruiting_bewertung.png?nolink&600|}}

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===== 📄 Schritt 5 – Dokumente =====
<WRAP info>
Upload und Ablage aller erforderlichen Unterlagen.
</WRAP>

<WRAP>
Alle für die Aufnahme notwendigen Dokumente werden hier hochgeladen
und in der Betreuer:innendatenbank abgelegt.
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<WRAP lo>
Nach dem Upload kann optional ein E-Mail-Versand ausgelöst werden.
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===== 💼 Schritt 6 – Leistungskorb =====
<WRAP info>
Festlegung der abrechnungsrelevanten Leistungen.
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<WRAP>
Die Leistungen werden anhand des **Leistungskatalogs**
für die spätere Einsatzplanung und Abrechnung ausgewählt.
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===== ✅ Abschluss =====
<WRAP info>
Abschluss und automatische Systemanlage.
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<WRAP>
Nach Abschluss des Workflows:
  * wird automatisch der **Betreuer:innengeschäftsfall** erstellt
  * alle Dokumente und Bewertungen werden übernommen
  * der Geschäftsfall öffnet sich automatisch zur Kontrolle
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<WRAP note>
Nach Abschluss kann:
  * die Betreuer:in in der **Einsatzplanung** berücksichtigt werden
  * der Leistungskorb in die **Monats- oder Turnusabrechnung** einfließen
</WRAP>

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<WRAP center round box 70%>
**❓ Was passiert, wenn …? (Workflow Recruiting)**

^ Situation ^ Ursache / Systemverhalten ^ Was tun? ^
| ❌ Workflow verlassen | Fortschritt gespeichert | Workflow über Dashboard oder Überblick fortsetzen |
| ⚠️ Weiter nicht möglich | Pflichtfelder fehlen | Markierte Felder ergänzen |
| 👤 Bewerber:in fehlt | Status nicht „BEWERBER“ | Filter oder Status prüfen |
| ⛔ Prozess abgebrochen | Bewerber:in untauglich | Person bleibt archiviert |
| 📄 Dokument fehlt | Upload nicht erfolgt | Dokumente im Schritt „Dokumente“ ergänzen |
| 👻 Workflow nicht sichtbar | abgeschlossen / gefiltert | Workflow-Überblick prüfen |
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