Zielgruppe: Verwaltung, Vermittlungsagenturen, Pflegeorganisationen
Modul: ADM Cockpit – Klient:innen - Dokumente
Nachstehend sind zentrale Standarddokumente und Formulare angeführt, die für die Verwaltung, Betreuung und Abrechnung von Klient:innen in Österreich im Rahmen der 24-Stunden-Betreuung und ähnlicher Pflegemodelle verwendet werden.
Diese Dokumente werden in CAATS üblicherweise als Formularvorlagen hinterlegt und können direkt im Reiter *Dokumente* der jeweiligen Klient:in erstellt oder hochgeladen werden.
Hinweis: Viele dieser Formulare basieren auf Vorgaben der Anforderungen der Sozialversicherungsträger oder Agenturen.
| Dokument | Zweck / Beschreibung |
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| Betreuungsvertrag Klient:in – Personenbetreuer:in | Hauptvertrag zwischen Klient:in (bzw. Angehörigen) und Betreuungsperson. Regelt Leistungsumfang, Kosten, Kündigungsbedingungen und Pflichten. |
| Vermittlungsvertrag Klient:in – Vermittlungsagentur | Vertragliche Vereinbarung zwischen Klient:in und der vermittelnden Organisation über Vermittlung, Koordination und Betreuung. |
| Vollmacht / Vertretungsvollmacht | Autorisiert Angehörige oder Dritte, im Namen der Klient:in administrative oder finanzielle Entscheidungen zu treffen. |
| Einverständniserklärung zur Datenverarbeitung (DSGVO) | Zustimmung zur Verarbeitung personenbezogener Daten für Pflege, Dokumentation und Verrechnung. |
| Zahlungsvereinbarung / SEPA-Mandat | Regelt Zahlungsweise, Bankverbindung und Lastschriftverfahren für monatliche Betreuungs- oder Servicegebühren. |
Tipp: Diese Dokumente bilden die Grundlage für Geschäftsfälle und Abrechnungsprozesse und sollten vor Einsatzbeginn vollständig vorliegen.
| Dokument | Zweck / Beschreibung |
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| Pflegeanamnese / Erhebungsbogen | Erfasst Gesundheitszustand, Mobilität, Ernährung, Orientierung, Gewohnheiten und besondere Bedürfnisse der Klient:in. |
| Einverständniserklärung medizinische Maßnahmen | Zustimmung zur Weitergabe medizinischer Daten oder zur Kontaktaufnahme mit Ärzt:innen und Pflegefachpersonal. |
Hinweis: Diese Formulare unterstützen die Pflegedokumentation und werden häufig als Teil von Workflows automatisiert erstellt oder vorausgefüllt.
| Dokument | Zweck / Beschreibung |
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| Antrag auf Förderung häuslicher Betreuung (z. B. BSB) | Formular zur Beantragung von Zuschüssen gemäß Bundespflegegeldgesetz bzw. Pflegeförderung. |
| Pflegegeldantrag / Änderungsantrag | Antrag oder Anpassung der Pflegestufe bei der zuständigen Behörde oder Versicherung. |
| Meldezettel Hauptwohnsitz / Pflegeort | Anmeldung des Betreuungsortes beim zuständigen Meldeamt (z. B. bei längerer Betreuung vor Ort). |
| Einkommens- oder Vermögenserklärung | Nachweis für einkommensabhängige Förderungen oder Sozialleistungen. |
| Kostenübernahmeerklärung (Angehörige/Versicherung) | Schriftliche Zusage über die Übernahme der Pflege- oder Betreuungskosten durch Dritte. |
Tipp: Diese Formulare sind häufig Voraussetzung für Zuschüsse oder Förderungen und sollten im Dokumentenreiter der Klient:in vollständig archiviert werden.
| Dokument | Zweck / Beschreibung |
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| Informationsblatt Klient:in | Übersicht über persönliche, medizinische und organisatorische Eckdaten – dient als Orientierung für neue Betreuungspersonen. |
| Rückmeldeformular/Feedbackbogen | Möglichkeit für Klient:innen oder Angehörige, Rückmeldung zur Betreuung oder Agenturleistung zu geben. |
| Schlüsselübergabeprotokoll/Besitzübernahme | Dokumentiert Übergabe von Wohnungsschlüsseln, Medikamenten oder Hilfsmitteln an Betreuungspersonen. |
| Abschlussbericht/Evaluationsbogen | Zusammenfassung nach Ende eines Betreuungsverhältnisses – dient zur Qualitätskontrolle und Archivierung. |
Hinweis: Interne Formulare unterstützen die Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Betreuungseinsätzen und werden meist agenturintern verwaltet.
Alle oben genannten Dokumente können in CAATS als Formular- oder Uploadvorlagen hinterlegt werden:
Tipp: Durch Verwendung standardisierter Dokumentennamen (z. B. „Pflegeplan – [Name, Jahr]“) wird die Suche und Nachverfolgung im System erleichtert.
Diese Standarddokumente sichern die rechtliche, pflegerische und abrechnungstechnische Dokumentation der Klient:innen in der 24-Stunden-Betreuung. Durch ihre Integration in CAATS entsteht eine vollständige digitale Klient:innenakte, die Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Qualität gewährleistet.
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