Zielgruppe: Verwaltung, User, Systemadministration
Modul: ADM Cockpit – Verwaltung
Die Personendatenverwaltung bildet die Grundlage aller administrativen, planerischen und abrechnungstechnischen Prozesse in CAATS. Hier werden alle personenbezogenen Daten zentral gepflegt, verwaltet und mit anderen Modulen wie Geschäftsfällen, Dokumenten, Workflows oder Verrechnungsfunktionen verknüpft.
Erfasst und verwaltet werden insbesondere:
Hinweis: Alle Personengruppen sind eigenständige Datensätze, die über definierte Beziehungen (z. B. Betreuung, Vertretung, Geschäftsfall, Organisationseinheit) miteinander verknüpft sind.
Die Personendaten sind in Reiter (Tabs) gegliedert, die jeweils bestimmte Themenbereiche abdecken:
| Reiter | Inhalt |
| ——– | ——– |
| Allgemein | Stammdaten wie Name, Geburtsdatum, Geschlecht, Sprache, aktive/inaktive Kennzeichnung |
| Kontaktpersonen | Zu jeder Person, egal welcher Personenart, können (bei entsprechender Berechtigung) Kontaktpersonen unter Angabe der Beziehung zu dieser Person hinzugefügt werden. Dies erfolgt entweder über die Auswahl von Personen die bereits in CAATS angelegt sind (Bestehende hinzufügen…), oder durch das Anlegen von neuen Personen, die im Anschluss unter der angegebenen Personenart bzw. unter Kontaktpersonen zu finden sind, wenn keine Personenart angegeben wurde. Die Angabe einer Beziehungsart ist auch hier verpflichtend, es können familiäre Beziehungen, die Ärzt:in (Hausärzt:in, Fachärzt:in), oder andere Beziehungstypen wie Pflegende Angehörige oder Notfallkontakt festgelegt werden. Eine Mehrfachauswahl ist bei den Beziehungsarten möglich. |
| Dokumente | Alle mit der Person verknüpften Dokumente, z. B. Verträge, Formulare, Protokolle |
| Aktivitäten | Durch Aktivitäten können Notizen oder Aufgaben dargestellt werden. Eine Aktivität wird für eine bestimmte Person angelegt, sie hat einen Typ (zB Besprechung vor Ort, Qualitätskontrolle, usw.), ein Medium (z.B. E-Mail, SMS, usw.), Anfang und Ende. Optional können einer Aktivität Teilnehmer:innen und Dokumente sowie eine Beschreibung (Freitext) hinzugefügt werden. |
| Historie | Chronologische Änderungen, Statusverläufe und archivierte Daten |
| Zugang | Durch Ankreuzen der Option „Zugang mit Benutzerkonto“ kann, für eine in CAATS angelegte Person ein aktives Benutzerkonto erstellt werden. Personen mit aktivem Benutzerkonto erhalten einen Aktivierungslink per Email und können sich nach erfolgreicher Aktivierung selbst im CAATS System anmelden. |
optional je nach Berechtigung oder Person:
| Konto | Dieser Reiter existiert bei den Personenarten Klient:innen und Betreuer:innen und zeigt Kurzfassungen sämtlicher, in der Vergangenheit für diese Person erfassten Buchungen. |
| Notizen | Notizen, Protokolle |
Tipp: Die sichtbaren Reiter hängen von der Personengruppe und den Berechtigungen der Benutzer:in ab.
CAATS unterscheidet zwischen verschiedenen Personentypen, deren Verwaltungsfelder sich unterscheiden:
| Personengruppe | Zweck |
| —————- | ——- |
| Klient:innen | Personen, die Pflege oder Betreuung erhalten |
| Betreuer:innen / Personenbetreuer:innen | Freiberufliche oder angestellte Betreuungskräfte |
| Kontaktpersonen / Angehörige | Bezugspersonen, gesetzliche Vertreter:innen, Angehörige |
| Mitarbeiter:innen | Interne Systemnutzer:innen oder organisatorisches Personal |
Wichtig: Die Auswahl der richtigen Personengruppe beim Anlegen eines Datensatzes ist entscheidend für die korrekte Zuweisung zu Prozessen, Workflows und Berechtigungen.
Alle personenbezogenen Daten unterliegen dem Datenschutz gemäß DSGVO. Der Zugriff auf sensible Felder (z. B. Sozialversicherungsnummer, Bankdaten) ist über Rollen- und Rechtekonzepte gesteuert.
Richtlinien:
Datenschutz: Alle personenbezogenen Informationen dürfen nur zu legitimen Zwecken im Rahmen der Betreuung, Abrechnung oder Verwaltung verarbeitet werden.
Personen können über relationale Verknüpfungen miteinander verbunden werden. Diese Beziehungen sind Grundlage vieler systeminterner Prozesse:
| Beziehung | Beispiel |
| ———— | ———– |
| Klient:in ↔ Betreuer:in | Einsatzplanung, Turnusplanung, Geschäftsfall |
| Klient:in ↔ Angehörige:r | Kontakt und Kommunikationsdokumentation |
| Klient:in ↔ Mitarbeiter:in | Disposition, Betreuung, Fallverantwortung |
| Betreuer:in ↔ Organisation | Agenturzuordnung, Verrechnungsstruktur |
Tipp: Beziehungen können im jeweiligen Personen-Datensatz oder direkt über den Geschäftsfall gepflegt werden.
Die Qualität der Personendaten wirkt sich direkt auf die Systemfunktionalität aus. Empfohlen wird eine regelmäßige Prüfung und Aktualisierung der wichtigsten Felder:
Hinweis: Im Dashboard können offene oder unvollständige Personendaten automatisch gemeldet werden.
Die Personendatenverwaltung ist das Fundament der gesamten CAATS-Anwendung. Sie verbindet alle Personen, Prozesse, Dokumente und Geschäftslogiken in einer zentralen Datenbasis und gewährleistet eine konsistente, rechtssichere und nachvollziehbare Verwaltung aller Beteiligten.
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