Zu jeder Person (alle Personentypen, hier am Beispiel Klient:in gezeigt) können, bei entsprechender Berechtigung des angemeldeten Benutzers, bestehende Dokumente betrachtet, neue Dateien hochgeladen und als Dokumente abgelegt, oder direkt im CAATS System erstellt werden.

Bestehende Dokumente können nach Typ, Format oder Zeit in Untergruppen angezeigt werden, die Standardansicht ist die gesamte verfügbare Liste von Dokumenten dieser Person.

Über Hochladen können Sie Dateien aus Ihrem lokalen System in CAATS hochladen, dabei wird der Dateiexplorer geöffnet. Eine lokale Datei kann auch über Drag & Drop in das graue Feld Ablegen gezogen und auf diese Art abgelegt werden. Die erlaubte Größe für hochgeladene Dateien beträgt standardmäßig maximal 10 Megabyte (MB) und erlaubt 52 gängige MIME Typen (zur Liste). Sowohl die maximale Dateigröße als auch die erlaubten Dateiformate können mandantenspezifisch konfiguriert werden.

Zur Erstellung von Dokumenten im CAATS System können verschiedenste Formulare, Prozesse und Vorlagen definiert werden. Beispiele dafür sind etwa Anamnese-Fragebögen für Klient:innen zur digitalen Datenerfassung bei Aufnahme einer Klient:in, die anschließend mit dem Geschäftsfall dieser Klient:in verknüpft werden können, oder Angebote, die in CAATS signiert und direkt per E-Mail versendet werden können.

Bei der Erstellung von Dokumenten direkt im System (über + Neu) gelangt man zu folgender, an die Berechtigungen des angemeldeten Benutzers zugeschnittene, Auswahl:

• Formulare sind Dokumentenvorlagen mit vorgegebenen, befüllbaren Feldern. Formulare sind als Systemobjekte sichtbar und können nicht als PDF exportiert oder gedruckt werden.
• Über Prozesse können Workflows gestartet werden, die wiederum Dokumente als Ergebnis haben.
• Dokumente, die von einer Vorlage erstellt werden, können als Entwurf gespeichert, in der Vorschau betrachtet, gedruckt und als PDF extern gespeichert werden.
• Bei entsprechender Berechtigung können für Klient:innen auch Dokumente aus deren ELGA geladen und in CAATS abgelegt werden.

Für bestehende Dokumente bietet das 3-Punkte-Aktionsmenü rechts im Listeneintrag die folgenden Möglichkeiten:

Sie können ein Dokument

• betrachten, wenn es sich um ein CAATS-Objekt handelt oder eine Vorschau für das Dateiformat verfügbar ist
• eine Zusammenfassung der Eigenschaften des Dokuments anzeigen
• bearbeiten, wenn es sich um ein CAATS-Objekt handelt und Sie über die Berechtigung verfügen
• löschen, bei entsprechender Berechtigung und unter Angabe eines Löschgrunds
• mit einem Geschäftsfall verknüpfen, wobei die Auswahl der möglichen Geschäftsfälle über die Person, der das Dokument zugeordnet ist, bestimmt wird
• per Email versenden, wobei ein Email-Dialog geöffnet wird und das ausgehende Dokument bereits als Anhang hinzugefügt ist