Zielgruppe: Administrator:innen, Backoffice, Koordination, Organisationsverantwortliche
Modul: ADM Cockpit – Organisation
Die Module unter Organisation: Aktivitäten, Kalender, Dokumente und Dateiablage bilden den Arbeitsbereich für die Planung, Kommunikation und Verwaltung innerhalb von CAATS.
Hier werden alle organisatorischen und dokumentarischen Prozesse gebündelt – von der internen Terminplanung bis zur strukturierten Ablage von Dokumenten. Dadurch ist gewährleistet, dass alle Beteiligten stets mit aktuellen Informationen arbeiten und Dokumente, Termine oder Aufgaben zentral verfügbar sind.
Ziel: Diese Module unterstützen die koordinierte Zusammenarbeit aller Benutzer:innen, stellen eine transparente Aufgabenverteilung sicher und schaffen eine einheitliche Dokumentationsbasis für alle Geschäftsprozesse.
Im Bereich Organisation werden Stammdaten, Strukturen und Zuständigkeiten der einzelnen Organisationseinheiten verwaltet. Hier definieren Administrator:innen, wie die interne Hierarchie (z. B. Firmen, Standorte, Teams) aufgebaut ist und welche Benutzer:innen zu welchen Einheiten gehören.
Tipp: Über die Organisationsstruktur lassen sich Rechte, Zugriffe gezielt steuern.
Das Modul Aktivitäten dient der Dokumentation von Aufgaben, Ereignissen und Kommunikationsvorgängen. Es ermöglicht die Nachverfolgung von Kundenkontakten, internen Aufgaben und Systemaktivitäten.
Jede Aktivität ist einer oder mehreren Personen, Klient:innen oder Geschäftsprozessen zugeordnet und kann kommentiert oder durch Statusänderungen (z. B. *offen*, *in Arbeit*, *abgeschlossen*) gesteuert werden.
Beispiel: Ein Telefonat mit einer Klient:in, ein Rückruf, eine E-Mail oder eine interne Abstimmung können als Aktivität dokumentiert werden.
Der Kalender bietet eine zentrale Übersicht über alle Termine, Einsätze und Planungen. Er kann systemweit oder auf Organisationseinheiten, Teams oder Einzelpersonen eingeschränkt angezeigt werden.
Hier lassen sich:
Wichtig: Termine aus der Einsatzplanung werden automatisch im Kalender dargestellt. Manuell eingetragene Termine können als organisatorische Ergänzungen genutzt werden.
Im Modul Dokumente werden alle im System erstellten oder hochgeladenen Dateien verwaltet. Dazu zählen z. B. Verträge, Leistungsnachweise, Protokolle, Berichte oder Kommunikationsdokumente.
Dokumente können:
Tipp: Alle Dokumente werden automatisch mit dem zugehörigen Geschäftsfall oder der betreffenden Person verknüpft.
Die Dateiablage bietet eine strukturierte, hierarchische Ordnerverwaltung zur Ablage und gemeinsamen Nutzung von Dateien. Sie dient als zentraler Speicherort für wiederkehrende Unterlagen, interne Vorlagen und Projektdokumente.
Dateien können innerhalb der Dateiablage nach Berechtigungen freigegeben, verschoben oder versioniert werden. Jede Organisation kann ihre eigene Ablagestruktur definieren (z. B. *Verträge*, *Schulungen*, *Berichte*).
Hinweis: Die Dateiablage ersetzt keine externe Cloud, ermöglicht aber eine zentrale, sichere Verwaltung aller relevanten Systemdokumente.
Diese Module unterstützen alle Benutzer:innen bei der koordinierten Organisation und Kommunikation innerhalb des Systems: von der Aufgabenplanung über die Terminverwaltung bis hin zur Dokumenten- und Dateiverwaltung.
Gemeinsam sorgen sie dafür, dass Abläufe transparent bleiben, Informationen zentral zugänglich sind und jeder Geschäftsprozess dokumentiert nachvollzogen werden kann.
Schlagworte: organisation, aktivitäten, kalender, dokumente, dateiablage, verwaltung, planung, teamarbeit, zusammenarbeit, struktur, dokumentenmanagement, aufgaben, terminplanung