Für jede aufgenommene Klient:in ist die Anlage eines Geschäftsfalls erforderlich. Der Geschäftsfall bildet die Grundlage aller Verrechnungsvorgänge, die im Zusammenhang mit der Betreuung der Klient:in bzw. ihrer Familie stehen.
Ein Geschäftsfall kann manuell oder automatisiert angelegt werden.
Durch Klick auf „Anlegen“ öffnet sich ein Dialog, in dem zunächst eine Person dem Geschäftsfall zugeordnet werden muss. Dabei wird festgelegt, ob der Geschäftsfall für eine Klient:in oder eine Betreuer:in erstellt wird.
Wird die Domäne Klient:innen gewählt, erscheint eine Liste aller im System erfassten Klient:innen. Diese Liste kann nach Namen durchsucht oder mithilfe von Filtern eingeschränkt werden.
Im Reiter Allgemeine Informationen müssen alle Pflichtfelder ausgefüllt werden. Wo möglich, stehen vordefinierte Werte über Dropdown-Listen zur Verfügung.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Typ | Entspricht den in der Organisation definierten Geschäftsfalltypen (z. B. *24h Betreuung*) |
| Status | Sobald der Status auf *Laufend* gesetzt wird, werden alle dem Geschäftsfall zugeordneten Prozesse aktiviert. Laufende Geschäftsfälle werden z. B. für die Leistungsabrechnung berücksichtigt oder in der Einsatz-/Wechselliste angezeigt. |
| Wichtig: | Der Status *Laufend* ist Voraussetzung, damit die mit dem Geschäftsfall verbundenen Leistungen abgerechnet werden können. |
Bei der automatischen Anlage wird der Geschäftsfall durch einen vordefinierten Workflow erstellt. Dieser Workflow:
So wird die Datenqualität verbessert und der manuelle Aufwand reduziert.
Alle Verrechnungsfelder müssen ausgefüllt werden, bevor der Geschäftsfall gespeichert werden kann.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Kostenträger | Entspricht dem Rechnungsempfänger. Standardmäßig ist die Klient:in des Geschäftsfalls vorausgewählt, der Kostenträger kann jedoch geändert werden (z. B. Angehörige als Rechnungsempfänger). |
| Erforderliche Stammdaten | IBAN (bei Bankeinzug), Adresse (bei Postversand) und E-Mail-Adresse (bei Mailversand) werden aus den Personen-Stammdaten übernommen und müssen dort vollständig gepflegt sein. Diese müssen in der direkten Personenverwaltung hinterlegt sein. Eine Prüfung der Stammdaten der Person ist hier hilfreich. |
In diesem Abschnitt werden die Betreuungseinsätze geplant.
Durch das Erstellen einer Turnusvorlage kann ein regelmäßiger Betreuungswechsel festgelegt werden. Aus dieser Vorlage werden automatisch die einzelnen Einsatzperioden generiert und für den definierten Zeitraum angezeigt. Alternativ können Einsätze auch manuell geplant werden.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Gültig ab / bis | Legt den Zeitraum fest, für den die Turnusvorlage gilt. |
| + Hinzufügen | Fügt der Turnusvorlage einen neuen Einsatz hinzu. |
Für jeden Einsatz werden festgelegt:
Zusätzlich können Angaben zu An- und Abreise gemacht werden:
Für den gewählten Zeitraum werden alle aus der Turnusvorlage generierten Einsätze angezeigt. Diese können:
Beispiele für Bearbeitung:
Kennzeichnungen:
Die aus dem Geschäftsfall und der Turnusvorlage resultierenden Daten werden automatisch übernommen:
Bestehende Verknüpfungen können gelöscht, weitere Personen in den entsprechenden Rubriken hinzugefügt werden.
Hier werden alle Dokumente angezeigt, die im Rahmen der Geschäftsfall-Erstellung oder durch einen Workflow generiert wurden (z. B. *Betreuungsvertrag mit der Klient:in*).
Zusätzlich können:
Die im Geschäftsfall hinterlegten Leistungen bilden die Grundlage für alle Abrechnungen.
Ihre Organisation kann festlegen, ob und welche Leistungen automatisch jedem Geschäftsfall hinzugefügt werden (z. B. eine Servicepauschale pro Betreuungstag).
Weitere Leistungen können manuell hinzugefügt werden:
Die hinterlegten Leistungen werden automatisch zu Vorpositionen, abhängig von:
Vorpositionen, die noch nicht auf Belegen stehen, werden bei Aktualisierung des auslösenden Objekts (z. B. Geschäftsfall oder Einsatz) neu berechnet. Vorpositionen, die bereits auf Belegen stehen, werden über Gutschrifts- oder Ergänzungsbuchungen angepasst und auf dem jeweils nächsten Beleg berücksichtigt.
Tipp: Nutzen Sie Turnusvorlagen und automatische Anlageprozesse, um Zeit zu sparen und Konsistenz in der Einsatzplanung und Abrechnung sicherzustellen.