Workflow 2025 – Vertrag

Der Workflow 2025 – Vertrag führt in vier Schritten von der Aufnahme einer neuen Klient:in bis zum abgeschlossenen Vermittlungsvertragvertrag. Er ist einer der zentralen Workflows im System und dient der standardisierten Erfassung, Angebotserstellung und Vertragsanlage.

Nach Auswahl der Workflow-Seite im linken Menü kann über „Erstellen“ (rechts oben) eine Übersicht aller für Ihre Organisation und Ihre Benutzerrolle verfügbaren Workflows geladen werden. Wählen Sie hier „Workflow 2025 – Vertrag“, um den Prozess zu starten.

Nach Auswahl des Workflows öffnet sich der erste Schritt.

In Schritt 1 werden die beteiligten Personen definiert:

• Klient:in – die Hauptperson, für die der Vertrag erstellt wird
• Mitzubetreuende Personen – weitere Personen im Haushalt (ebenfalls vom Typ *Klient:in*)
• Kontaktpersonen – z. B. Angehörige oder bevollmächtigte Vertreter:innen, Bürgen usw.

Bereits im System vorhandene Personen können über das Suchfeld ausgewählt werden. Alternativ kann durch einen Klick auf „+“ eine neue beteiligte Person direkt im Workflow angelegt werden. Dabei wird ein einfaches Basisformular geöffnet; die vollständigen Stammdaten können später in der Personenverwaltung ergänzt werden.

Aktionen im Schritt 1:

• Stornieren – bricht den gesamten Workflow ab und löscht ihn.
• Speichern – speichert den aktuellen Stand zur späteren Bearbeitung.
• Weiter – führt zum nächsten Schritt: *Angebotserstellung*.

_Tipp:_ Achten Sie darauf, dass für alle beteiligten Personen gültige Kontaktdaten vorliegen, um spätere Dokumente (z. B. Angebot oder Vertrag) automatisch befüllen zu können.

In Schritt 2 wird das Angebot für die neue Klient:in erstellt.

Unter Leistungen werden automatisch jene Leistungen vorgeschlagen, die in Ihrer Organisation für die Angebots- und Vertragserstellung als Standard im Leistungskatalog hinterlegt sind.

Diese vorgeschlagenen Leistungen können:

• gelöscht oder angepasst werden,
• oder durch Auswahl eines Typs aus der Vorgabeliste ergänzt werden.

Erstellung und Versand:

• Durch Klick auf „Neu“ im Abschnitt *Angebotserstellung und Versand* wird ein Angebotsentwurf erstellt (noch nicht versendet).
• Das Angebot kann in der Vorschau betrachtet, ausgedruckt und als Entwurf gespeichert werden.
• Mit der Erstellung wird das Gültigkeitsdatum „Von“ automatisch gesetzt; das Datum „Bis“ kann manuell ergänzt werden.

Versand per E-Mail:

• Das fertige Angebot kann direkt aus dem Workflow per E-Mail versendet werden.
• Die Adressen der Klient:in und ggf. Kontaktpersonen werden automatisch vorbelegt.
• Üblicherweise wird dabei das standardisierte Anschreiben Ihrer Organisation eingefügt.
• Vor dem Senden können Empfänger, Betreff, Anhänge und Text noch angepasst werden.
• Der Versandvorgang kann jederzeit abgebrochen werden, ohne dass Änderungen im Leistungskatalog verloren gehen.

Nach Angebotsversand:

• Nach Annahme kann das Angebot als *signiert* markiert oder ein signiertes Dokument hochgeladen werden.
• Bei Nichtannahme oder Nachverhandlungen kann das Angebot bearbeitet, storniert oder neu erstellt und erneut versendet werden.

Durch „Weiter“ gelangen Sie zum nächsten Schritt – *Vertragserstellung*.

In diesem Schritt wird der eigentliche Vertrag auf Basis des angenommenen Angebots erstellt.

Vertrag anlegen:

• Klicken Sie auf „Neu“ im Abschnitt *Vertragserstellung und Versand*.
• Die im Angebot hinterlegten Leistungen werden automatisch übernommen.
• Das Vertragsformular wird mit den editierbaren Feldern geöffnet.
• 

Bearbeitung und Vorschau:

• Im Formular werden nur die veränderbaren Felder angezeigt.
• Über „Vorschau“ können Sie den vollständigen Vertrag inklusive aller fixen Vertragsklauseln ansehen und ausdrucken.

Versand und Signatur:

• Der Vertrag kann direkt aus dem Workflow per E-Mail versendet werden.
• E-Mail-Adressen sind automatisch vorbelegt; Text und Anhänge können bearbeitet werden.
• Nach Unterzeichnung kann der Vertrag:
  1. über „Hochladen unter Kund:in unterschriebener Vertrag“ ins System geladen, oder
  2. als signiert markiert werden.

Sobald der Vertrag als *signiert* gilt, kann er nicht mehr verändert werden.

Nach Unterzeichnung und Speicherung des Vertrags öffnet sich die abschließende Seite des Workflows.

Hier kann der gesamte Workflow:

• bestätigt – der Workflow wird abgeschlossen,
• oder storniert – der Workflow wird gelöscht.

Bei Bestätigung des Workflows:

• wird automatisch ein Geschäftsfall für die Klient:in mit den vereinbarten Leistungen erstellt,
• und alle während des Workflows erzeugten oder hochgeladenen Dokumente werden

sowohl bei der Klient:in als auch beim zugehörigen Geschäftsfall hinterlegt.

_Tipp:_ Überprüfen Sie nach Abschluss, ob alle Dokumente (Angebot, Vertrag, E-Mail-Korrespondenz) vollständig im Geschäftsfall archiviert sind.