Inhaltsverzeichnis
🔄 Workflows
Zielgruppe: Administrator:innen, Prozessverantwortliche
Modul: ADM Konfiguration → Stammdaten
Schlagworte: workflows, prozesslogik, automatisierung, geschäftsprozesse, prozessschritte, matching, recruiting, caats
🧭 Überblick
Der Bereich „Workflows“ verwaltet strukturierte Geschäftsprozesse, die als definierte Schrittfolgen im System abgebildet werden.
Ein Workflow besteht aus:
- mehreren Prozessschritten
- definierten Eingaben
- Validierungen
- Automationen
- optionalen Dokument- oder Geschäftsfallaktionen
Workflows ermöglichen:
- einheitliche Abläufe
- automatisierte Prozesssteuerung
- nachvollziehbare Dokumentation
- reduzierte Fehleranfälligkeit
Workflows greifen tief in Geschäftsfall-, Dokumenten- und Datenlogik ein.
🧩 Architektur eines Workflows
Ein Workflow kann:
- 📝 Assessments öffnen
- 📄 Dokumente erzeugen
- 🔍 Daten validieren
- 📁 Geschäftsfall vorbereiten oder erstellen
- 👥 Rollenabhängige Schritte anzeigen
- 🔄 Statuswechsel durchführen
- 🧾 Vorpositionen vorbereiten
Beispiel (24h-Betreuung):
- Aufnahme
- Stammdaten erfassen
- Kontaktpersonen anlegen
- Matching
- Betreuer:innen auswählen
- Kriterien prüfen
- Abschluss
- Dokumente generieren
- Geschäftsfall anlegen
📋 Workflow-Übersicht
Die Tabelle zeigt:
- Name
- Eindeutige Kennung (technische ID)
- Erstellt am / von
- Geändert am
- Aktionen
Beim Aufklappen werden sichtbar:
- Schritt (Kurzbez.)
- Schrittbezeichnung
- Beschreibung
Die eindeutige Kennung sollte nicht verändert werden, wenn sie in anderen Modulen referenziert ist.
🛠️ Funktionen
Administrator:innen können:
- Workflows anzeigen
- Prozessschritte bearbeiten
- Validierungsregeln anpassen
- Workflows duplizieren
- neue Workflows erstellen
Empfohlen:
- keine direkten Änderungen an produktiv genutzten Kernprozessen
- neue Version testen
- Referenzen dokumentieren
🔄 Systemwirkung
Änderungen an Workflows können beeinflussen:
- Geschäftsfall-Erstellung
- Dokumentenerzeugung
- Vorpositionslogik
- Rollen-Sichtbarkeit
- Portalansichten
- Matching-Algorithmen
❓ Was passiert, wenn …? (Workflows)
| Situation | Ursache | Maßnahme |
|---|---|---|
| 🔄 Workflow startet nicht | Trigger falsch konfiguriert | Startbedingung prüfen |
| 📄 Dokument fehlt | Vorlage nicht verknüpft | Template prüfen |
| ❌ Schritt übersprungen | Bedingung falsch definiert | Logik prüfen |
| 👁️ Rolle sieht falschen Schritt | Rollenregel falsch | Rollenprüfung durchführen |
| 📁 Geschäftsfall wird nicht erstellt | Abschlussaktion fehlt | Endschritt prüfen |
| 🔁 Prozess bleibt hängen | Validierung blockiert | Pflichtfelder prüfen |
⭐ Best Practices
✔ Änderungen versioniert durchführen ✔ Referenzen zu Vorlagen & Assessments prüfen ✔ Testläufe durchführen ✔ Prozessverantwortliche einbinden ✔ Nach Anpassungen Monitoring prüfen
📘 Zusammenfassung
Workflows bilden die strukturierte Prozessarchitektur Ihrer CAATS-Instanz.
Sie verbinden:
- Datenerfassung
- Dokumentenerstellung
- Geschäftsfalllogik
- Automatisierung
- Rollensteuerung
Eine saubere Konfiguration gewährleistet effiziente, nachvollziehbare und stabile Geschäftsprozesse.