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Geschäftsfallanlage
Schlagworte: geschaeftsfallanlage, geschäftsfall, klient:in, betreuer:in, verrechnung, einsatzplanung, adm-cockpit, caats
👤 Zielgruppe Disponent:innen · Verwaltung · Verrechnung
🧩 Modul ADM Cockpit – Geschäftsfallverwaltung
🧭 Überblick
Ein Geschäftsfall bildet die Grundlage für alle betreuungs- und verrechnungsrelevanten Vorgänge in CAATS.
Geschäftsfälle können sowohl für Klient:innen als auch für Betreuer:innen angelegt werden und bilden die Basis für Einsatzplanung, Dokumentation und Abrechnung.
⚠️ Wichtig Prüfen Sie vor der Anlage, ob alle erforderlichen Stammdaten vollständig und aktuell sind. Diese sind entscheidend für die spätere Verrechnung.
✅ Voraussetzungen
Vor der Anlage sollten folgende Stammdaten geprüft werden:
| Stammdaten | Beispiele |
|---|---|
| 💳 Bankdaten | IBAN, BIC |
| 🗺 Organisation | Region, Organisationseinheit |
| 📦 Leistungen | Betreuungs- oder Leistungspakete |
| 🏠 Kontakte | Adressen, Kontaktpersonen |
| ⚙️ Einstellungen | Sonderanforderungen, Verrechnungslogik |
Diese Daten können in der Personenverwaltung gepflegt werden: Verwaltung → Personen
➕ Geschäftsfall anlegen
Schrittweise Anlage eines neuen Geschäftsfalls.
| Schritt | Beschreibung |
|---|---|
| 1️⃣ Person wählen | Klient:in oder Betreuer:in auswählen |
| 2️⃣ Status setzen | z. B. *laufend*, *abgeschlossen* |
| 3️⃣ Tabs befüllen | Leistungen, Kontakte, Verrechnung |
| 4️⃣ Speichern | Geschäftsfall wird angelegt |
Der Geschäftsfall besitzt – wie die Personenverwaltung – mehrere Datenspeicher-Ebenen (Tabs). Alle relevanten Felder müssen in den jeweiligen Reitern gepflegt werden.
⚙️ Anlage & Einsatzplanung
Nach der Anlage kann die Einsatzplanung gestartet werden.
| Schritt | Aktion |
|---|---|
| 📅 Zeitraum | Startdatum festlegen |
| 👥 Betreuer:innen | Auswahl (Filter: „ohne aktiven Einsatz“) |
| 🔁 Turnus | Betreuungsart, Turnuslänge |
| 🚗 Zusatz | Fahrtendienst, Sondervereinbarungen |
Nach dem Speichern wird der Turnus automatisch in der Wechselliste erstellt.
Kontrollieren Sie im Tab „Leistungen“, ob alle Leistungen mit korrekten Gültigkeitszeiträumen hinterlegt sind.
Beispiel: Bei bereits erfolgter Verrechnung sind Belege und Belegnummern im Tab „Leistungen“ ersichtlich.
✅ Abschluss & Kontrolle
Ist der Geschäftsfall vollständig, steht er für die Verrechnung bereit und dient als Basis für:
- Leistungsabrechnung
- Dokumentenerstellung
- Einsatz- und Turnusplanung
Überprüfen Sie Geschäftsfälle regelmäßig – insbesondere vor Monatsende oder der Abrechnung.
❓ Was passiert, wenn …? (Geschäftsfallanlage)
| Situation | Ursache / Systemverhalten | Was tun? |
|---|---|---|
| ❌ Geschäftsfall nicht löschbar | Systemseitig gesperrt | Status anpassen oder archivieren |
| ⚠️ Verrechnung nicht möglich | Pflichtdaten fehlen | Tabs „Leistungen“ & „Verrechnung“ prüfen |
| 👻 Geschäftsfall nicht sichtbar | Keine Berechtigung | Rolle / Organisationseinheit prüfen |
| 📄 Belege fehlen | Noch keine Abrechnung | Verrechnungslauf durchführen |
| 🔁 Turnus fehlt | Einsatz nicht gespeichert | Einsatzplanung erneut prüfen |
⚠️ Vorsicht bei der Einsatzplanung, Belegempfänger und Leistungen
Ist die Einsatzplanung unvollständig oder fehlerhaft, führt dies unmittelbar zu fehlerhaften Abrechnungen in der Buchhaltung.
Bitte prüfen Sie insbesondere:
- Einsatzzeiträume und Turnus
- zugeordnete Betreuer:innen
- Leistungen und Gültigkeitszeiträume
- Sondervereinbarungen und Fahrtendienste
Fehler in der Einsatzplanung wirken sich direkt auf die Verrechnung und die erzeugten Buchhaltungsbelege aus.