Unterschiede

Hier werden die Unterschiede zwischen zwei Versionen angezeigt.

--- adm:processes:flows:recruiting [2025/12/02 11:29] – agoldman
+++ adm:processes:flows:recruiting [2026/02/09 14:18] (aktuell) – nullrich
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-===== Workflow 2025 - Recruiting =====
+====== Workflow 2025 – Recruiting ======
-Nach Auswahl der Workflows-Seite im linken Menü kann durch einen Klick auf //Erstellen// rechts oben eine Übersicht der für Ihre Organisation und Ihre Rolle verfügbaren Workflows geladen werden.
+<WRAP lo>
-**Ein gängiger Workflow ist dabei der hier näher beschriebene Workflow 2025 - Recruiting, der in 6 Schritten von der ersten Kontaktaufnahme einer neuen Betreuer:in bis zur Vermittlung an eine Familie führt.**
+**Schlagworte:** recruiting, workflow, betreuer:innen, bewerber:innen,
+kontaktaufnahme, dokumente, leistungskorb, vermittlung, adm-cockpit, caats
+</WRAP>
-Workflow auswählen unter "Prozesse" - "Workflows"
+===== 🧭 Überblick =====
+<WRAP info>
+Der **Workflow 2025 – Recruiting** führt in sechs Schritten von der ersten
+Kontaktaufnahme einer neuen Betreuer:in bis zur Vermittlung an eine Familie.
+</WRAP>
+<WRAP>
+Der Workflow dient der standardisierten Aufnahme, Bewertung und Freigabe von
+Betreuer:innen für die Einsatzplanung und Abrechnung.
+</WRAP>
+<WRAP note>
+Der Prozess kann – abhängig von Berechtigungen – von mehreren Benutzer:innen
+nacheinander durchgeführt werden.
+</WRAP>
+----
+===== ▶️ Workflow starten =====
+<WRAP>
+Nach Auswahl von **Prozesse → Workflows** kann über **„Erstellen“** (rechts oben)
+eine Übersicht der für Ihre Organisation verfügbaren Workflows geladen werden.
+Wählen Sie **„Workflow 2025 – Recruiting“**, um den Prozess zu starten.
+</WRAP>
 {{:adm-cockpit:processes:step1recruiting.png?nolink&600|}}
-Durch Auswahl dieses Workflows wird der Prozess gestartet. Dieser kann auch von mehreren Personen nacheinander durchgeführt werden (je nach Berechtigung).
+<WRAP lo>
+Der aktuell zu bearbeitende Schritt ist **gelb markiert**.
+Alle weiteren Schritte sind gesperrt, bis der aktuelle Schritt abgeschlossen ist.
+</WRAP>
-Es öffnet sich der Workflowprozess mit den erforderlichen Schritten. Gelb ist hier immer der aktuell geöffnete Schritt, der zu bearbeiten ist. Alle anderen schritte sind mit einem Schloss markiert und stehen zur Bearbeitung erst bereit, wenn der aktuelle Schritt abgeschlossen ist.
+{{:adm-cockpit:processes:recruiting_uebersicht.png?nolink&800|}}
-{{:adm-cockpit:processes:recruiting_uebersicht.png?800|}}
+----
-====== 1. Anlage ======
+===== 👤 Schritt 1 – Anlage =====
+<WRAP info>
+Anlage oder Auswahl einer Betreuer:in.
+</WRAP>
-Anlegen der Betreuer:in oder Auswahl der Betreuer:in aus vorhandener Bewerber:innenliste. Bei der Auswahl von Bewerber:innen.
+^ Möglichkeit ^ Beschreibung ^
+| Neu anlegen | Betreuer:in neu erfassen |
+| Auswählen | Auswahl aus bestehender Bewerber:innenliste |
+<WRAP>
+Wird der Filter auf den Betreuer:innenstatus **„BEWERBER“** gesetzt,
+werden ausschließlich Betreuer:innen angezeigt, die sich:
+  * über das Bewerber:innenformular beworben haben oder
+  * manuell als Bewerber:innen angelegt wurden.
+</WRAP>
 {{:adm-cockpit:processes:recruiting_betreuanlagen.png?nolink&600|}}
+{{:adm-cockpit:processes:recruiting_auswahl.png?nolink&600|}}
-**Wird der Filter bei Auswahl auf Betreuer:innenstatus "BEWERBER" gesetzt. Bewerber:innen sind Betreuer:innen, die z.B. eine Bewerbung über das Bewerber:innenformular auf der Webseite eingereicht haben oder Betreuer:innen, die manuell als Bewerber:innen angelegt wurden.**
+----
-{{:adm-cockpit:processes:recruiting_auswahl.png?nolink&600|}}
+===== ☎️ Schritt 2 – Kontaktaufnahme =====
+<WRAP info>
+Dokumentation der ersten Einschätzung.
+</WRAP>
-====== 2. Kontaktaufnahme ======
+<WRAP>
+In diesem Schritt wird eine **Gesprächsnotiz oder ein Protokoll** erfasst,
+um die grundsätzliche Eignung der Betreuer:in zu bewerten.
+</WRAP>
-Anlegen einer Gesprächsnotiz oder Protokolls zur Einschätzung, ob die Betreuerin zur Vermittlung in Frage kommt. Verpflichtend für die Anlage des Protokolls ist, der Aktivitätentyp (nach Vorgabeliste) und Medium (Form der Kommunikation) und Textfeld. Alle anderen Felder nicht nicht verpflichtend.
+^ Pflichtfelder ^
-Eine genaue Beschreibung der Funktionalität [[adm-cockpit:administration:general:activities|Aktivitäten ist hier]] zu finden.
+| Aktivitätentyp |
+| Medium |
+| Textfeld |
+<WRAP lo>
+Weitere Felder sind optional.
+</WRAP>
+<WRAP>
+Eine detaillierte Beschreibung finden Sie unter:
+[[adm:admin:tabs:activities|Aktivitäten]]
+</WRAP>
 {{:adm-cockpit:processes:recruiting_aktivitaet.png?nolink&600|}}
-====== 2. Prozessverfolgung oder Abbruch ======
+----
-Sollte die Einschätzung der Bewerber:in negativ verlaufen und sie kommt nicht für eine Vermittlung in Frage, kann der Workflow an dieser Stelle beendet werden. Hierzu wird eine Bestätigung abgefragt, ob der Teilprozess abgeschlossen werden kann. Im Falle der Ablehnung, kann der Prozess auch abgebrochen werden. In diesem Fall wird die angelegte Bewerber:in als "untauglich" markiert und so in der Datenbank abgelegt. Die Person verbleibt im System, ist aber für die Vermittlung nicht als **"Aktiv"** also freigegeben markiert.
+===== ⛔ Schritt 3 – Prozessverfolgung oder Abbruch =====
-Das durchgeführte Gesprächsprotokoll ist im Betreuer:innenprofil unter "Aktivitäten" abgelegt und kann jederzeit von dort gelesen oder per Mail verschickt werden.
+<WRAP info>
+Entscheidung über die Weiterverfolgung.
+</WRAP>
+^ Entscheidung ^ Systemverhalten ^
+| Ablehnung | Betreuer:in wird als **„untauglich“** markiert |
+| Weiterverfolgung | Workflow wird fortgesetzt |
+<WRAP>
+Bei Abbruch:
+  * bleibt die Person im System erhalten
+  * ist jedoch **nicht aktiv** für die Vermittlung freigegeben
+</WRAP>
+<WRAP lo>
+Das Gesprächsprotokoll wird im Betreuer:innenprofil unter **Aktivitäten**
+gespeichert und kann jederzeit eingesehen oder versendet werden.
+</WRAP>
 {{:adm-cockpit:processes:recruiting_angenommen.png?nolink&600|}}
-====== 3. Betreuer:in ist angenommen und wird für die Vermittlung startklar gemacht. ======
+----
-Bei Weiterverfolgung des Workflows kann nun im nächsten Schritt eine umfassende Bedarfserhebung der Kenntnisse und Anforderungen vorgenommen werden. Hier können auch ggfl. Einstellungen vorgenommen werden, die Einfluss auf den Leistungskorb im nächsten Schritt haben können, wie z.B. erweiterte Deutschkenntnisse oder Führerschein usw.. Nach Abschluss des Bewertungsbogens wird das Formular abgeschlossen und das System bereitet den nächsten Schritt nach vorgenommenen Einstellungen vor.
+===== 🧠 Schritt 4 – Bewertung & Vorbereitung =====
+<WRAP info>
+Erhebung von Kenntnissen, Anforderungen und Einsatzfähigkeit.
+</WRAP>
-{{:adm-cockpit:processes:recruiting_bewertung.png?nolink&600|}}
+<WRAP>
+In diesem Schritt wird eine umfassende Bedarfserhebung durchgeführt.
+Bestimmte Einstellungen (z. B. Sprachkenntnisse, Führerschein)
+können den späteren **Leistungskorb** beeinflussen.
+</WRAP>
-====== 4. Dokumente im Aufnahmeprozess und Ablage ======
+<WRAP lo>
+Nach Abschluss des Formulars bereitet das System automatisch den nächsten Schritt vor.
+</WRAP>
-Hier werden alle erforderlichen Dokumente für die Aufnahme in die Betreuer:innendatenbank der Agentur hinterlegt bzw. hochgeladen. Zudem kann nach dem Hochladen der Dokumente an dieser Stelle auch ein Mailversand veranlasst werden.
+{{:adm-cockpit:processes:recruiting_bewertung.png?nolink&600|}}
+----
+===== 📄 Schritt 5 – Dokumente =====
+<WRAP info>
+Upload und Ablage aller erforderlichen Unterlagen.
+</WRAP>
+<WRAP>
+Alle für die Aufnahme notwendigen Dokumente werden hier hochgeladen
+und in der Betreuer:innendatenbank abgelegt.
+</WRAP>
+<WRAP lo>
+Nach dem Upload kann optional ein E-Mail-Versand ausgelöst werden.
+</WRAP>
 {{:adm-cockpit:processes:recruiting_dokument.png?nolink&600|}}
-====== 5. Leistungskorb ======
+----
-Hier wird entschieden, welche Leistungen für die Betreuer:in bei Einsatzplanung verrechnet werden sollen. Die Leistungen werden anhand des (von Kund:in vorgegebenen) Leistungskatalogs (genaue Information zum Leistungskatalog und dessen Ablageort, ist hier zu finden) ausgewählt.
+===== 💼 Schritt 6 – Leistungskorb =====
+<WRAP info>
+Festlegung der abrechnungsrelevanten Leistungen.
+</WRAP>
+<WRAP>
+Die Leistungen werden anhand des **Leistungskatalogs**
+für die spätere Einsatzplanung und Abrechnung ausgewählt.
+</WRAP>
 {{:adm-cockpit:processes:recruiting_leistung.png?nolink&600|}}
-====== 6. Abschluß ======
+----
-Sind alle Schritte des Workflows nach erforderlichen Dokumenten, Assessments und Einstellungen erfolgt, kann der Worklfow abgeschlossen werden. Im letzten Schritt werden die einzelnen Punkte aufgelistet und zur visuellen Überprüfung gebracht. Das System erstellt automatisch den Betreruer:innengeschäftsfall mit allen eingereichten Dokumenten und eingetragenen Daten. Dieser öffnet sich automatisch und kann nach Abschluss direkt überprüft werden.
+===== ✅ Abschluss =====
+<WRAP info>
+Abschluss und automatische Systemanlage.
+</WRAP>
-**Nun kann:**
+<WRAP>
-**1. Die Betreuer:in in der Einsatzplanung berücksichtigt werden**
+Nach Abschluss des Workflows:
-**2. Die hinterlegten Leistungen werden bei der Turnus- oder Monatsabrechnung einbezogen und per Beleg bereitgestellt.**
+  * wird automatisch der **Betreuer:innengeschäftsfall** erstellt
+  * alle Dokumente und Bewertungen werden übernommen
+  * der Geschäftsfall öffnet sich automatisch zur Kontrolle
+</WRAP>
+<WRAP note>
+Nach Abschluss kann:
+  * die Betreuer:in in der **Einsatzplanung** berücksichtigt werden
+  * der Leistungskorb in die **Monats- oder Turnusabrechnung** einfließen
+</WRAP>
 {{:adm-cockpit:processes:ludmilla.png?nolink&600|}}
+----
+<WRAP center round box 70%>
+**❓ Was passiert, wenn …? (Workflow Recruiting)**
+^ Situation ^ Ursache / Systemverhalten ^ Was tun? ^
+| ❌ Workflow verlassen | Fortschritt gespeichert | Workflow über Dashboard oder Überblick fortsetzen |
+| ⚠️ Weiter nicht möglich | Pflichtfelder fehlen | Markierte Felder ergänzen |
+| 👤 Bewerber:in fehlt | Status nicht „BEWERBER“ | Filter oder Status prüfen |
+| ⛔ Prozess abgebrochen | Bewerber:in untauglich | Person bleibt archiviert |
+| 📄 Dokument fehlt | Upload nicht erfolgt | Dokumente im Schritt „Dokumente“ ergänzen |
+| 👻 Workflow nicht sichtbar | abgeschlossen / gefiltert | Workflow-Überblick prüfen |
+</WRAP>