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Workflow 2025 – Recruiting
Schlagworte: recruiting, workflow, betreuer:innen, bewerber:innen, kontaktaufnahme, dokumente, leistungskorb, vermittlung, adm-cockpit, caats
🧭 Überblick
Der Workflow 2025 – Recruiting führt in sechs Schritten von der ersten Kontaktaufnahme einer neuen Betreuer:in bis zur Vermittlung an eine Familie.
Der Workflow dient der standardisierten Aufnahme, Bewertung und Freigabe von Betreuer:innen für die Einsatzplanung und Abrechnung.
Der Prozess kann – abhängig von Berechtigungen – von mehreren Benutzer:innen nacheinander durchgeführt werden.
▶️ Workflow starten
Nach Auswahl von Prozesse → Workflows kann über „Erstellen“ (rechts oben) eine Übersicht der für Ihre Organisation verfügbaren Workflows geladen werden.
Wählen Sie „Workflow 2025 – Recruiting“, um den Prozess zu starten.
Der aktuell zu bearbeitende Schritt ist gelb markiert. Alle weiteren Schritte sind gesperrt, bis der aktuelle Schritt abgeschlossen ist.
👤 Schritt 1 – Anlage
Anlage oder Auswahl einer Betreuer:in.
| Möglichkeit | Beschreibung |
|---|---|
| Neu anlegen | Betreuer:in neu erfassen |
| Auswählen | Auswahl aus bestehender Bewerber:innenliste |
Wird der Filter auf den Betreuer:innenstatus „BEWERBER“ gesetzt, werden ausschließlich Betreuer:innen angezeigt, die sich:
- über das Bewerber:innenformular beworben haben oder
- manuell als Bewerber:innen angelegt wurden.
☎️ Schritt 2 – Kontaktaufnahme
Dokumentation der ersten Einschätzung.
In diesem Schritt wird eine Gesprächsnotiz oder ein Protokoll erfasst, um die grundsätzliche Eignung der Betreuer:in zu bewerten.
| Pflichtfelder |
|---|
| Aktivitätentyp |
| Medium |
| Textfeld |
Weitere Felder sind optional.
Eine detaillierte Beschreibung finden Sie unter: Aktivitäten
⛔ Schritt 3 – Prozessverfolgung oder Abbruch
Entscheidung über die Weiterverfolgung.
| Entscheidung | Systemverhalten |
|---|---|
| Ablehnung | Betreuer:in wird als „untauglich“ markiert |
| Weiterverfolgung | Workflow wird fortgesetzt |
Bei Abbruch:
- bleibt die Person im System erhalten
- ist jedoch nicht aktiv für die Vermittlung freigegeben
Das Gesprächsprotokoll wird im Betreuer:innenprofil unter Aktivitäten gespeichert und kann jederzeit eingesehen oder versendet werden.
🧠 Schritt 4 – Bewertung & Vorbereitung
Erhebung von Kenntnissen, Anforderungen und Einsatzfähigkeit.
In diesem Schritt wird eine umfassende Bedarfserhebung durchgeführt. Bestimmte Einstellungen (z. B. Sprachkenntnisse, Führerschein) können den späteren Leistungskorb beeinflussen.
Nach Abschluss des Formulars bereitet das System automatisch den nächsten Schritt vor.
📄 Schritt 5 – Dokumente
Upload und Ablage aller erforderlichen Unterlagen.
Alle für die Aufnahme notwendigen Dokumente werden hier hochgeladen und in der Betreuer:innendatenbank abgelegt.
Nach dem Upload kann optional ein E-Mail-Versand ausgelöst werden.
💼 Schritt 6 – Leistungskorb
Festlegung der abrechnungsrelevanten Leistungen.
Die Leistungen werden anhand des Leistungskatalogs für die spätere Einsatzplanung und Abrechnung ausgewählt.
✅ Abschluss
Abschluss und automatische Systemanlage.
Nach Abschluss des Workflows:
- wird automatisch der Betreuer:innengeschäftsfall erstellt
- alle Dokumente und Bewertungen werden übernommen
- der Geschäftsfall öffnet sich automatisch zur Kontrolle
Nach Abschluss kann:
- die Betreuer:in in der Einsatzplanung berücksichtigt werden
- der Leistungskorb in die Monats- oder Turnusabrechnung einfließen
❓ Was passiert, wenn …? (Workflow Recruiting)
| Situation | Ursache / Systemverhalten | Was tun? |
|---|---|---|
| ❌ Workflow verlassen | Fortschritt gespeichert | Workflow über Dashboard oder Überblick fortsetzen |
| ⚠️ Weiter nicht möglich | Pflichtfelder fehlen | Markierte Felder ergänzen |
| 👤 Bewerber:in fehlt | Status nicht „BEWERBER“ | Filter oder Status prüfen |
| ⛔ Prozess abgebrochen | Bewerber:in untauglich | Person bleibt archiviert |
| 📄 Dokument fehlt | Upload nicht erfolgt | Dokumente im Schritt „Dokumente“ ergänzen |
| 👻 Workflow nicht sichtbar | abgeschlossen / gefiltert | Workflow-Überblick prüfen |