Unterschiede

Hier werden die Unterschiede zwischen zwei Versionen angezeigt.

--- adm-cockpit:administration:general:documents:form [2025/06/23 11:47] – agoldman
+++ adm-cockpit:administration:general:documents:form [2025/11/10 14:14] (aktuell) – nullrich
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-===== Formular erstellen ====
+====== Dokumente ======
-In der Personenansicht gibt es im Reiter //Dokumente// die Möglichkeit neue Dokumente zu erstellen. Ein Klick auf //+ Neu// führt entsprechend Ihrer Berechtigungen zu einer Auswahl an Formularen, Prozessen, Vorlagen und ELGA Dokumenten. Die verfügbaren Formulare und Vorlagen unterscheiden sich je nach Personentyp der aktuell im Fokus stehenden Person.
+> **Zielgruppe:** Verwaltung, Betreuungseinrichtungen, Systemnutzer:innen mit Dokumentenberechtigung
+> **Modul:** ADM Cockpit – Dokumente & Formulare
-Im Reiter //Formulare// finden Sie jene Formularvorlagen für die Erstellung von neuen Dokumenten, für die Sie die Berechtigung zur Dokumentenerstellung besitzen.
+===== 2. Überblick =====
-Eine beispielhafte Formularauswahl um ein Dokument für eine Klient:in zu erstellen kann etwa so aussehen:
+Mit dem Modul **Dokumente** können Benutzer:innen neue Dokumente direkt aus Formularvorlagen erstellen,
-|{{:adm-cockpit:administration:general:documents:screenshot_2025-06-18_135114.png?nolink|}}|
+bestehende Dokumente einsehen oder archivierte Dokumente aufrufen.
+Die verfügbaren Formulare und Vorlagen unterscheiden sich je nach **Personentyp**
+(z. B. Klient:in, Betreuer:in, Mitarbeiter:in) und den jeweils vergebenen **Berechtigungen**.
-Die Neuerstellung eines Formulars wird im weiteren beispielhaft anhand des Formulars //ERHEBUNGSBOGEN ÜBER DIE ZU BETREUENDE PERSON// dargestellt. Ein Formular ist üblicherweise in mehrere Abschnitte unterteilt, die einzeln aufgeklappt und bearbeitet werden können.
+<wrap info>
+**Hinweis:**
+Nicht alle Benutzer:innen sehen die gleichen Formulare oder Vorlagen.
+Das Angebot an verfügbaren Dokumenten hängt von der Rolle, Organisationseinheit und dem jeweiligen Personentyp ab.
+</wrap>
-|{{:adm-cockpit:administration:general:documents:screenshot_2025-06-23_125839.png?nolink&|}}|
+----
-Formulare basieren auf kundenspezifischen Vorgaben, sie können **mit oder ohne Unterschrift** erstellt werden und Pflichtfelder enthalten. Nicht befüllte Pflichtfelder verhindern das Speichern und werden als Validierungsfehler angezeigt.
+===== 3. Dokument aus Formular erstellen =====
+In der **Personenansicht** befindet sich der Reiter **„Dokumente“**,
+über den neue Dokumente erstellt oder vorhandene angezeigt werden können.
+Ein Klick auf **„+ Neu“** öffnet – abhängig von Ihren Berechtigungen –
+eine Auswahl an **Formularen, Prozessen, Vorlagen und ELGA-Dokumenten**.
+{{:adm-cockpit:administration:general:documents:screenshot_2025-07-10_145304.png?nolink&600|Beispiel: Formularauswahl in der Personenansicht}}
+Im Reiter **„Formular“** werden jene **Formularvorlagen** angezeigt,
+für die Sie die Berechtigung zur Dokumentenerstellung besitzen.
+Hier wählen Sie das gewünschte Formular zur Erstellung eines neuen Dokuments.
+<wrap tip>
+**Tipp:**
+Die Formularauswahl wird dynamisch anhand des aktuellen **Personentyps**
+und der damit verbundenen Rollenrechte generiert.
+</wrap>
+----
+===== 4. Beispiel: Formular „Erhebungsbogen über die zu betreuende Person“ =====
+Die Neuerstellung eines Formulars wird im Folgenden exemplarisch
+am Beispiel des Formulars **„Erhebungsbogen über die zu betreuende Person“** dargestellt.
+Ein Formular ist in der Regel in mehrere **Abschnitte** unterteilt,
+die einzeln **aufgeklappt und bearbeitet** werden können.
+{{:adm-cockpit:administration:general:documents:screenshot_2025-07-10_145731.png?nolink&600|Beispiel: Formularabschnitte im Erhebungsbogen}}
+Während der Bearbeitung können Felder frei ausgefüllt oder aus vordefinierten Auswahlfeldern gewählt werden.
+Pflichtfelder sind mit einem Sternchen (*) markiert.
+{{:adm-cockpit:administration:general:documents:screenshot_2025-06-23_132218.png?nolink&600|Beispiel: Eingabemaske für Formularfelder}}
+<wrap important>
+**Wichtig:**
+Formulare basieren auf **kundenspezifischen Vorgaben**.
+Sie können mit oder ohne **Unterschriftenfelder** erstellt werden und enthalten in der Regel **Pflichtfelder**.
+Nicht befüllte Pflichtfelder werden als **Validierungsfehler** angezeigt.
+Das Speichern als **Entwurf** ist trotzdem jederzeit möglich.
+</wrap>
+Formatfehler – etwa **ungültige Datums- oder Zahlenformate** –
+müssen vor dem endgültigen Speichern behoben werden.
+{{:adm-cockpit:administration:general:documents:screenshot_2025-06-23_143231.png?nolink&600|Beispiel: Fehlermeldung bei unvollständiger Eingabe}}
+----
+===== 5. Formular signieren und abschließen =====
+Nach vollständiger Bearbeitung kann das Formular über **„Signieren und Abschließen“** beendet werden.
+Dadurch wird das Dokument:
+  * **gesperrt** für weitere Bearbeitung
+  * **archiviert** bei den Dokumenten der zugehörigen Person
+  * als **gültiges, revisionssicheres Dokument** abgelegt
+{{:adm-cockpit:administration:general:documents:screenshot_2025-07-10_150253.png?nolink&600|Beispiel: Formular nach Abschluss und Signatur}}
+<wrap tip>
+**Tipp:**
+Ein abgeschlossenes Formular kann zwar eingesehen, aber **nicht mehr verändert oder gelöscht** werden.
+Soll eine Änderung erfolgen, muss ein **neues Formular** desselben Typs erstellt werden.
+</wrap>
+----
+===== 6. Technische Hinweise =====
+  * Formulare werden in CAATS über das Modul **„Formulardefinitionen“** konfiguriert.
+  * Jedes Formular kann mit internen Prüfregeln und OnCreate-/OnSave-Funktionen versehen sein.
+  * Bei Fehlern (z. B. „Initialisierung fehlgeschlagen“) finden Sie weitere Informationen unter:
+    [[adm-cockpit:processes:forms:errors:ca-chk-001|CA-CHK.001 – Initialisierung fehlgeschlagen]]
+<wrap important>
+**Wichtig:**
+Abgeschlossene Formulare werden automatisch **versioniert**.
+Bei späteren Änderungen an der Vorlage wird das bestehende Dokument **nicht überschrieben**,
+sondern bleibt in seiner ursprünglichen Fassung erhalten.
+</wrap>
+----
+===== 7. Zusammenfassung =====
+Das Modul **Dokumente** ermöglicht die Erstellung, Bearbeitung und Signierung von Formularen direkt in der Personenansicht.
+Es bietet strukturierte Prozesse für die Dokumentation und sichert eine konsistente Ablage innerhalb der Geschäftsprozesse.
+<wrap round info>
+**Siehe auch:**
+  * [[adm-cockpit:processes:forms:overview|Formulare und Assessments – Übersicht]]
+  * [[adm-cockpit:organization:file|Dateiupload und Dateiablage]]
+  * [[adm-cockpit:processes:businesscase:client|Geschäftsfall Klient:in]]
+</wrap>
+----
+**Schlagworte:** dokumente, formular, formularvorlage, dokumentenerstellung, signatur, validierung, pflichtfelder, dokumentenverwaltung, erhebbogen, formularabschluss, caats, personenansicht