Zielgruppe: Verwaltung, Betreuungseinrichtungen, Systemnutzer:innen mit Dokumentenberechtigung
Modul: ADM Cockpit – Dokumente & Formulare

Mit dem Modul Dokumente können Benutzer:innen neue Dokumente direkt aus Formularvorlagen erstellen, bestehende Dokumente einsehen oder archivierte Dokumente aufrufen. Die verfügbaren Formulare und Vorlagen unterscheiden sich je nach Personentyp (z. B. Klient:in, Betreuer:in, Mitarbeiter:in) und den jeweils vergebenen Berechtigungen.

Hinweis: Nicht alle Benutzer:innen sehen die gleichen Formulare oder Vorlagen. Das Angebot an verfügbaren Dokumenten hängt von der Rolle, Organisationseinheit und dem jeweiligen Personentyp ab.

In der Personenansicht befindet sich der Reiter „Dokumente“, über den neue Dokumente erstellt oder vorhandene angezeigt werden können.

Ein Klick auf „+ Neu“ öffnet – abhängig von Ihren Berechtigungen – eine Auswahl an Formularen, Prozessen, Vorlagen und ELGA-Dokumenten.

Im Reiter „Formular“ werden jene Formularvorlagen angezeigt, für die Sie die Berechtigung zur Dokumentenerstellung besitzen. Hier wählen Sie das gewünschte Formular zur Erstellung eines neuen Dokuments.

Tipp: Die Formularauswahl wird dynamisch anhand des aktuellen Personentyps und der damit verbundenen Rollenrechte generiert.

Die Neuerstellung eines Formulars wird im Folgenden exemplarisch am Beispiel des Formulars „Erhebungsbogen über die zu betreuende Person“ dargestellt.

Ein Formular ist in der Regel in mehrere Abschnitte unterteilt, die einzeln aufgeklappt und bearbeitet werden können.

Während der Bearbeitung können Felder frei ausgefüllt oder aus vordefinierten Auswahlfeldern gewählt werden. Pflichtfelder sind mit einem Sternchen (*) markiert.

Wichtig: Formulare basieren auf kundenspezifischen Vorgaben. Sie können mit oder ohne Unterschriftenfelder erstellt werden und enthalten in der Regel Pflichtfelder. Nicht befüllte Pflichtfelder werden als Validierungsfehler angezeigt. Das Speichern als Entwurf ist trotzdem jederzeit möglich.

Formatfehler – etwa ungültige Datums- oder Zahlenformate – müssen vor dem endgültigen Speichern behoben werden.

Nach vollständiger Bearbeitung kann das Formular über „Signieren und Abschließen“ beendet werden. Dadurch wird das Dokument:

• gesperrt für weitere Bearbeitung
• archiviert bei den Dokumenten der zugehörigen Person
• als gültiges, revisionssicheres Dokument abgelegt

Tipp: Ein abgeschlossenes Formular kann zwar eingesehen, aber nicht mehr verändert oder gelöscht werden. Soll eine Änderung erfolgen, muss ein neues Formular desselben Typs erstellt werden.

• Formulare werden in CAATS über das Modul „Formulardefinitionen“ konfiguriert.
• Jedes Formular kann mit internen Prüfregeln und OnCreate-/OnSave-Funktionen versehen sein.
• Bei Fehlern (z. B. „Initialisierung fehlgeschlagen“) finden Sie weitere Informationen unter:

CA-CHK.001 – Initialisierung fehlgeschlagen

Wichtig: Abgeschlossene Formulare werden automatisch versioniert. Bei späteren Änderungen an der Vorlage wird das bestehende Dokument nicht überschrieben, sondern bleibt in seiner ursprünglichen Fassung erhalten.

Das Modul Dokumente ermöglicht die Erstellung, Bearbeitung und Signierung von Formularen direkt in der Personenansicht. Es bietet strukturierte Prozesse für die Dokumentation und sichert eine konsistente Ablage innerhalb der Geschäftsprozesse.

Siehe auch: * Formulare und Assessments – Übersicht * Dateiupload und Dateiablage * Geschäftsfall Klient:in

Schlagworte: dokumente, formular, formularvorlage, dokumentenerstellung, signatur, validierung, pflichtfelder, dokumentenverwaltung, erhebbogen, formularabschluss, caats, personenansicht