Geschäftsfall Klientin

Für jede aufgenommene Klient:in ist die Anlage eines Geschäftsfalls erforderlich. Der Geschäftsfall bildet die Grundlage aller Verrechnungsvorgänge, die im Zusammenhang mit der Betreuung der Klient:in bzw. ihrer Familie stehen.

Ein Geschäftsfall kann manuell oder automatisiert angelegt werden.

1. Manuelle Anlage

Durch Klick auf „Anlegen“ öffnet sich ein Dialog, in dem zunächst eine Person dem Geschäftsfall zugeordnet werden muss. Dabei wird festgelegt, ob der Geschäftsfall für eine Klient:in oder eine Betreuer:in erstellt wird.

Wird die Domäne Klient:innen gewählt, erscheint eine Liste aller im System erfassten Klient:innen. Diese Liste kann nach Namen durchsucht oder mithilfe von Filtern eingeschränkt werden.

Im Reiter Allgemeine Informationen müssen alle Pflichtfelder ausgefüllt werden. Wo möglich, stehen vordefinierte Werte über Dropdown-Listen zur Verfügung.

Feld	Beschreibung
Typ	Entspricht den in der Organisation definierten Geschäftsfalltypen (z. B. 24h Betreuung)
Status	Sobald der Status auf Laufend gesetzt wird, werden alle dem Geschäftsfall zugeordneten Prozesse aktiviert. Laufende Geschäftsfälle werden z. B. für die Leistungsabrechnung berücksichtigt oder in der Einsatz-/Wechselliste angezeigt.
Wichtig:	Der Status Laufend ist Voraussetzung, damit die mit dem Geschäftsfall verbundenen Leistungen abgerechnet werden können.

2. Automatische Anlage

Bei der automatischen Anlage wird der Geschäftsfall durch einen vordefinierten Workflow erstellt. Dieser Workflow:

übernimmt die Zusammenstellung aller erforderlichen Daten in logisch verknüpften Prozessschritten
führt systemgestützte Datenvalidierungen durch
stellt sicher, dass alle Pflichtfelder korrekt befüllt werden

So wird die Datenqualität verbessert und der manuelle Aufwand reduziert.

3. Verrechnung

Alle Verrechnungsfelder müssen ausgefüllt werden, bevor der Geschäftsfall gespeichert werden kann.

Feld	Beschreibung
Kostenträger	Entspricht dem Rechnungsempfänger. Standardmäßig ist die Klient:in des Geschäftsfalls vorausgewählt, der Kostenträger kann jedoch geändert werden (z. B. Angehörige als Rechnungsempfänger).
Erforderliche Stammdaten	IBAN (bei Bankeinzug), Adresse (bei Postversand) und E-Mail-Adresse (bei Mailversand) werden aus den Personen-Stammdaten übernommen und müssen dort vollständig gepflegt sein. Diese müssen in der direkten Personenverwaltung hinterlegt sein. Eine Prüfung der Stammdaten der Person ist hier hilfreich.

4. Einsatz

In diesem Abschnitt werden die Betreuungseinsätze geplant.

Durch das Erstellen einer Turnusvorlage kann ein regelmäßiger Betreuungswechsel festgelegt werden. Aus dieser Vorlage werden automatisch die einzelnen Einsatzperioden generiert und für den definierten Zeitraum angezeigt. Alternativ können Einsätze auch manuell geplant werden.

5. Turnusvorlage

Feld	Beschreibung
Gültig ab / bis	Legt den Zeitraum fest, für den die Turnusvorlage gilt.
+ Hinzufügen	Fügt der Turnusvorlage einen neuen Einsatz hinzu.

Für jeden Einsatz werden festgelegt:

die Betreuer:in
die Betreuungsart
die Turnuslänge

Zusätzlich können Angaben zu An- und Abreise gemacht werden:

Shuttledienst oder Selbstanreise (z. B. mit eigenem Auto)
Option, ob An- und/oder Abreise nicht an die Klient:in verrechnet werden soll

Einsätze anzeigen im Zeitraum

Für den gewählten Zeitraum werden alle aus der Turnusvorlage generierten Einsätze angezeigt. Diese können:

eingesehen
gelöscht
oder weiter bearbeitet werden.

Beispiele für Bearbeitung:

An- und Abreise der Betreuer:in werden mit exaktem Datum und Uhrzeit ergänzt.
Ein Einsatz laut Turnusvorlage wird verkürzt (z. B. aus persönlichen Gründen).
Nachfolgender Einsatz wird angepasst, um Betreuungslücken zu vermeiden.
Ein zusätzlicher Einsatz wird eingefügt, um eine Vertretung außerhalb der Turnusvorlage zu ermöglichen.

Kennzeichnungen:

Manuelle Änderungen in der Einsatzliste werden mit einem Rufzeichen (!) markiert.
Betreuungslücken oder -überlappungen werden durch ein rotes Dreieck mit Rufzeichen hervorgehoben.

6. Beteiligte Personen

Die aus dem Geschäftsfall und der Turnusvorlage resultierenden Daten werden automatisch übernommen:

Zu betreuende Personen
Betreuer:innen

Bestehende Verknüpfungen können gelöscht, weitere Personen in den entsprechenden Rubriken hinzugefügt werden.

7. Dokumente

Hier werden alle Dokumente angezeigt, die im Rahmen der Geschäftsfall-Erstellung oder durch einen Workflow generiert wurden (z. B. *Betreuungsvertrag mit der Klient:in*).

Zusätzlich können:

weitere Dokumente hochgeladen oder
neue Dokumente aus Vorlagen erstellt werden.

8. Leistungen

Die im Geschäftsfall hinterlegten Leistungen bilden die Grundlage für alle Abrechnungen.

Ihre Organisation kann festlegen, ob und welche Leistungen automatisch jedem Geschäftsfall hinzugefügt werden (z. B. eine Servicepauschale pro Betreuungstag).

Weitere Leistungen können manuell hinzugefügt werden:

Klick auf „+ Hinzufügen“ öffnet eine Eingabemaske.
Dort muss verpflichtend eine Leistung aus der vordefinierten Liste ausgewählt werden.
Vorgabewerte können unter Leistungskataloge → Vorgabewerte für Leistungen angepasst werden.

Automatische Berechnung und Vorpositionen

Die hinterlegten Leistungen werden automatisch zu Vorpositionen, abhängig von:

Zeitablauf
Vertragslaufzeit
Einsätzen

Vorpositionen, die noch nicht auf Belegen stehen, werden bei Aktualisierung des auslösenden Objekts (z. B. Geschäftsfall oder Einsatz) neu berechnet. Vorpositionen, die bereits auf Belegen stehen, werden über Gutschrifts- oder Ergänzungsbuchungen angepasst und auf dem jeweils nächsten Beleg berücksichtigt.

Tipp: Nutzen Sie Turnusvorlagen und automatische Anlageprozesse, um Zeit zu sparen und Konsistenz in der Einsatzplanung und Abrechnung sicherzustellen.