CAATS Benutzerhandbuch

Für jede aufgenommene Klient:in ist die Anlage eines Geschäftsfalls erforderlich. Der Geschäftsfall bildet die Basis aller Verrechnungsvorgänge, die im Zusammenhang mit der Betreuung der Klient:in (bzw. ihrer Familie) stehen.

Ein Geschäftsfall kann manuell oder automatisiert angelegt werden.

1. Manuelle Anlage: Durch Klick auf Anlegen öffnet sich ein Dialog, in dem zunächst eine Person dem Geschäftsfall zugeordnet werden muss. Dabei wird festgelegt, ob der Geschäftsfall für eine Klient:in oder eine Betreuer:in erstellt werden soll. Wird die Domäne Klient:innen gewählt, erscheint eine Liste aller im System erfassten Klient:innen. Diese Liste kann nach Namen durchsucht werden.

Für die Erstellung des Geschäftsfalls müssen im Reiter Allgemeine Informationen alle Pflichtfelder ausgefüllt werden. Wo möglich, können vordefinierte Werte aus Dropdown-Listen ausgewählt werden.

Der Typ entspricht den in Ihrer Organisation definierten Geschäftsfalltypen. Sobald der Status auf Laufend gesetzt wird, werden die dem Geschäftsfall zugeordneten Prozesse aktiviert. Laufende Geschäftsfälle werden beispielsweise für die Leistungsabrechnung berücksichtigt oder in der Einsatz-/Wechselliste angezeigt.

Wichtig: Der Status Laufend ist Voraussetzung, damit die mit dem Geschäftsfall verbundenen Leistungen abgerechnet werden können.

2. Automatische Anlage: Hier wird der Geschäftsfall durch einen vordefinierten Workflow erstellt. Der Workflow übernimmt die Zusammenstellung der erforderlichen Daten in zusammenhängenden Prozessschritten und ermöglicht systemgestützte Datenvalidierungen.

Alle Verrechnungsfelder sind auszufüllen bevor der Geschäftsfall gespeichert werden kann. Der hier ausgewählte Kostenträger entspricht dem Rechnungsempfänger. Das Feld ist mit der Klient:in des Geschäftsfalls vorbefüllt, der Kostenträger kann aber geändert werden, zB kann die Rechnung an eine Angehörige gesendet werden.

Die Auswahl der Option Monatliches Splitting der Einsatzintervalle bewirkt, dass ein Einsatzintervall (eine Betreuungsperiode), das sich über mehrere Monate erstreckt, auf die einzelnen Monate aufgeteilt wird, also in mehreren Teilbeträgen abgerechnet wird. Standardmäßig wird ein Einsatzintervall zur Gänze mit Ende des Intervalls abgerechnet.

Die erforderlichen Daten des Kostenträgers (IBAN bei Bankeinzug, Adresse bei Postzustellung, Emailadresse bei Mailversand) werden aus den Personen-Stammdaten übernommen und müssen dort vollständig sein.

In diesem Abschnitt werden die Betreuungseinsätze geplant.

Durch Erstellung einer Turnusvorlage kann ein regelmäßiger Betreuungswechsel festgelegt werden. Daraus werden die einzelnen Einsatzperioden abgeleitet und darunter für den gewünschten Zeitraum angezeigt. Ein Einsatz kann auch manuell Neuer Einsatz geplant werden.

Gültig ab und Gültig bis legen fest, für welchen Zeitraum die Turnusvorlage angewendet wird. Durch Klicken auf das + kann der Turnusvorlage ein Einsatz hinzugefügt werden.

Für einen Einsatz wird ein:e Betreuer:in ausgewählt, die Betreuungsart und die Turnuslänge festgelegt. Hier können auch allgemeine Angaben zur An- und Abreise der Betreuer:in hinterlegt werden, beispielsweise kann der Shuttledienst festgelegt werden, ob die Anreise selbst organisiert wird (die Betreuer:in reist beispielsweise selbst mit dem Auto an) und es kann angegeben werden, wenn die Anreise- und/oder Abreise nicht an die Klient:in verrechnet werden soll.

Für den ausgewählten Zeitraum werden die aus der Turnusvorlage auto-generierten Einsätze angezeigt. Die hier angezeigten Einsätze können betrachtet, gelöscht und weiter bearbeitet werden.

Beispiele für Bearbeitung:

• für den nächsten anstehenden Einsatz werden An- und Abreise der Betreuer:in exakt mit Datum und Uhrzeit angegeben
• ein Einsatz laut Turnusvorlage wird manuell verkürzt, weil persönliche Gründe der Betreuer:in dies erfordern
• der nachfolgende Einsatz wird entsprechend angepasst, sodass keine Betreuungslücke entsteht
• ein Einsatz wird manuell eingefügt um die Betreuungslücke mit einer Vertretung abzudecken, die nicht Teil der Turnusvorlage ist

Manuelle Änderungen in den Einsätzen werden in der Listenansicht mit einem Rufzeichen markiert. Betreuungslücken oder -überlappungen aufgrund manueller Änderungen werden durch ein rotes Dreieck mit Rufzeichen besonders hervorgehoben.

Die sich aus dem Geschäftsfall und der Turnusvorlage bzw. den Einsätzen ergebenden Daten werden automatisch in Zu betreuende Personen bzw. in Betreuer:innen übernommen. Bestehende Verknüpfungen können gelöscht und weitere beteiligte Personen in den entsprechenden Rubriken hinzugefügt werden.

Hier finden Sie Dokumente die während der Erstellung des Geschäftsfalls im Rahmen eines Workflows erstellt wurden, zB. der Betreuungsvertrag mit der Klient:in. Es können weitere Dokumente hochgeladen oder aus den Vorlagen erstellt werden.

Die im Geschäftsfall hinterlegten Leistungen bilden die Basis für Abrechnungen. Ihre Organisation kann festlegen, ob und welche Leistungen bei jedem Geschäftsfall automatisch hinterlegt werden, beispielsweise eine grundlegende Servicepauschale pro Betreuungstag.

Weitere Leistungen können dem Geschäftsfall manuell hinzugefügt werden. Ein Klick auf + Hinzufügen führt zu einer Eingabemaske, in welcher verpflichtend eine Leistung aus einem vorgegebenen Liste ausgewählt werden muss. Die hier angezeigten Vorgabewerte können unter Leistungskataloge -> Vorgabewerte für Leistungen bearbeitet werden.

Grundsätzlich werden die hier hinterlegten Leistungen auf Basis von Zeitablauf, Vertragslaufzeit oder Einsätzen automatisch zu Vorpositionen. Dabei werden Vorpositionen , die noch nicht auf Belegen stehen, beim Aktualisieren des sie auslösenden Objektes, z.B. eines Geschäftsfalles oder Einsatzes, neu berechnet; während solche, die schon auf Belegen stehen, mit passenden Gutschrifts- oder Ergänzungsbuchungen realisiert werden, die dann auf dem jeweils nächsten Beleg berücksichtigt werden.