Die Tourenplanung dient zur Organisation und Verwaltung der An- und Abreisen von Betreuer:innen im Rahmen der 24h-Betreuung. Sie ermöglicht die Planung von Fahrten, die Zuordnung von Passagieren (Betreuer:innen) sowie die Verwaltung der anzufahrenden Adressen (Klient:innen).

Die Tourenplanung beginnt in der Wechselliste. Hier sind alle anstehenden Wechsel aufgelistet – also Betreuer:innen, die an einem bestimmten Tag an- oder abreisen.

Für die Tourenplanung werden jene Einträge ausgewählt, die dasselbe Wechseldatum haben. Anschließend kann über die Funktion „Tour planen“ oben rechts eine neue Tour erstellt werden. Daraufhin öffnet sich ein neues Fenster, in dem die Tour automatisch generiert und anschließend bei Bedarf manuell angepasst werden kann.

Die automatische Erstellung nutzt die vorhandenen Informationen aus den Wechsellisteneinträgen: - Die Passagiere werden aus den an- und abreisenden Betreuer:innen übernommen. - Die Adressen stammen aus den Liefer- oder Hauptadressen der Klient:innen, bei denen der Wechsel stattfindet. - Das Wechseldatum definiert das Tourdatum. - Die Fahrzeugkapazität richtet sich nach dem ausgewählten Fahrzeug.

Es können weitere Passagiere manuell hinzugefügt und die Reihenfolge oder Zielorte geändert werden. Dadurch bleibt die automatisch erzeugte Tour flexibel und kann an die tatsächlichen Transportbedürfnisse angepasst werden. Details zur Wechselliste sind hier zu finden.

Nach der Erstellung zeigt die Tourenansicht alle relevanten Daten der Fahrt. Im oberen Bereich sind allgemeine Tourinformationen enthalten wie:

- Bezeichnung und Nummer der Tour - Datum der Fahrt - Status (z. B. *Planung geprüft*) - Organisationseinheit - Region oder Zone - Ausgangspunkt (z. B. eine Zentrale oder Sammelstelle) - Fahrer:in und Fahrzeug (das Fahrzeug definiert gleichzeitig die maximale Anzahl an verfügbaren Sitzplätzen)

Darunter folgt die Übersicht der Passagiere, in der für jede Person angezeigt wird: - der Name der Betreuer:in, - die zugehörige Klient:in (Leistungsempfänger:in), - der zugehörige Geschäftsfall, - Kontaktinformationen, - Adresse der An- oder Abreise, - der Transfertyp (*Ankunft* oder *Abreise*) - sowie eventuelle Bemerkungen.

Die Tourenansicht bildet somit den vollständigen Überblick über alle Teilnehmenden und Stopps einer geplanten Fahrt.

Zusätzlich steht eine Kartenansicht zur Verfügung, in der die einzelnen Stopps der Tour auf einer Landkarte dargestellt werden. Die Reihenfolge der Ziele kann durch einfaches Verschieben der Markierungen geändert werden. Auch der Ausgangspunkt der Tour kann neu festgelegt werden.

In dieser Ansicht lässt sich die Tour prüfen, optimieren und bei Bedarf exportieren, etwa für Fahrer:innen oder zur Navigation.

Neben der automatischen Erstellung besteht die Möglichkeit, eine Tour vollständig manuell zu planen. Dies ist sinnvoll, wenn keine passenden Einträge in der Wechselliste vorhanden sind – beispielsweise bei Sonderfahrten, Ersatztransporten oder individuellen Einsätzen.

Für die manuelle Anlage müssen folgende Angaben gemacht werden: - Datum der Tour - Region oder Zone - Ausgangspunkt der Fahrt - Fahrzeugauswahl

Nach dem Anlegen werden alle Passagiere manuell hinzugefügt. Dabei ist zu beachten, dass die Anzahl der Passagiere die im Fahrzeug verfügbare Sitzplatzkapazität nicht überschreitet. Auch hier können Reihenfolge, Stopps und Bemerkungen jederzeit angepasst werden.

Unabhängig davon, ob eine Tour automatisch oder manuell erstellt wurde, können im Nachhinein Anpassungen vorgenommen werden. Dazu gehören:

- Hinzufügen oder Entfernen von Passagieren - Änderung der Reihenfolge der Stopps - Auswahl eines anderen Fahrzeugs oder einer anderen Fahrer:in - Ergänzen von Bemerkungen und Hinweisen - Löschen oder Neuplanung der gesamten Tour

Alle Änderungen werden unmittelbar im System gespeichert und wirken sich auf die Wechselliste und die Einsatzplanung aus.

Erstellte Touren können als PDF-Dokument exportiert werden. Dieses Dokument enthält alle wichtigen Informationen für die Durchführung der Fahrt, darunter:

- Tournummer, Datum und Ausgangspunkt - Liste aller Passagiere mit Kontakt- und Zieladressen - Reihenfolge der Stopps mit Kennzeichnung von *Ankunft* und *Abreise* - gegebenenfalls Bemerkungen oder Sonderhinweise

Das exportierte PDF kann dem oder der Fahrer:in als Fahrhilfe übergeben werden. Es dient als praktische Übersicht für den Fahrtverlauf und enthält alle relevanten Angaben, um die Tour effizient und fehlerfrei durchführen zu können. So steht eine vollständige, ausdruckbare oder digital nutzbare Routenübersicht zur Verfügung – auch unabhängig vom Systemzugriff.

- Die automatische Tourenerstellung spart Zeit, wenn mehrere Wechsel am selben Tag stattfinden. - Die manuelle Planung eignet sich für Sonderfälle, bei denen individuelle Absprachen oder Abweichungen erforderlich sind. - Achten Sie darauf, dass alle relevanten Stammdaten (Adressen, Telefonnummern, Fahrzeuge) aktuell gepflegt sind, um eine reibungslose Tourenplanung sicherzustellen. - Änderungen an einer Tour sind jederzeit möglich und werden sofort systemweit sichtbar.

Tipp: Planen Sie Touren möglichst gebündelt pro Tag und Region. So reduzieren Sie Fahrzeiten, optimieren den Fahrzeugeinsatz und vermeiden Überschneidungen bei Wechselterminen.