CAATS Benutzerhandbuch

Nach Auswahl der Workflows-Seite im linken Menü kann durch einen Klick auf Erstellen rechts oben eine Übersicht der für Ihre Organisation und Ihre Rolle verfügbaren Workflows geladen werden. Ein gängiger Workflow ist dabei der hier näher beschriebene Workflow 2025 - Vertrag, der in 4 Schritten von der Aufnahme einer neuen Klient:in bis zum Vertragsabschluss führt.

Nach einem Klick auf den gewünschten Workflow wird, wie hier beispielhaft dargestellt, der erste Schritt im Workflow geladen. Ganz links finden Sie in jedem Einzelschritt eine Beschreibung dessen, was in diesem Schritt zu ist.

In diesem Fall werden im ersten Schritt die beteiligten Personen ausgewählt, die Klient:in, mitzubetreuende Personen im Haushalt (ebenfalls vom Personentyp Klient:in) und etwaige weitere Kontaktpersonen.

Die beteiligten Personen wurden entweder bereits vor Start des Workflows dem jeweiligen Personentyp entsprechend im System erfasst und können hier gesucht und ausgewählt werden. Es gibt aber auch die Möglichkeit, durch einen Klick auf das + eine beteiligte Person mittels Basisformular während des Workflows zu erstellen und die Stammdaten erst im Nachgang in der Personenverwaltung zu ergänzen.

Durch Stornierung wird der gesamte Workflow wieder gelöscht. Mit Weiter gelangen Sie zur Angebotserstellung, wie im Übersichtspfad ersichtlich. Mit Speichern können Sie die bisher erfassten Daten speichern und später weiter bearbeiten.

In Schritt 2 wird das Angebot für die neue Klient:in erstellt. Unter dem Punkt Leistungen finden Sie alle Leistungen, die für Ihre Organisation für die Angebots- und Vertragserstellung als Vorgabewerte im Leistungskatalog hinterlegt sind. Die vorgeschlagenen Leistungen können an dieser Stelle gelöscht oder editiert werden, es können aber auch weitere Leistungen durch Auswahl eines Typs aus der Vorgabeliste hinzugefügt werden.

Durch einen Klick auf Neu unter Angeboterstellung und Versand wird der Angebotsentwurf erstellt, aber noch nicht versendet. Sie können das erstellte Angebot in der Vorschau betrachten, ausdrucken und als Entwurf zur späteren Bearbeitung speichern. Durch die Angebotserstellung wird das Gültigkeitsdatum Von befüllt, das Datum Bis kann manuell gesetzt werden.

Das fertige Angebot kann direkt per Email versendet werden, wobei die Email Adresse der Klient:in und/oder der eingetragenen Kontaktperson im der Email-Vorlage vorbelegt werden. Üblicherweise wird hier auch gleich das Standardanschreiben für Angebotsübermittlung Ihrer Organisation hinterlegt. Sämtliche Felder der Email, wie Empfänger, Betreff, angefügte Dokumente und der Text können vor dem Senden noch bearbeitet werden, der Sendevorgang kann an dieser Stelle durch Schließen des Fensters auch ohne Konsequenzen abgebrochen werden.

Nach Annahme des Angebots kann dieses als signiert markiert, oder als signiertes Dokument wieder hochgeladen werden.Bei Nichtannahme bzw. Nachverhandlung kann das Angebot bearbeitet oder storniert und neu erstellt und erneut versendet werden, bis es angenommen wird.

Nach Angebotsannahme führt Sie Weiter zu

Durch einen Klick auf Neu unter Vertragserstellung und Versand wird der Vertrag automatisch erstellt. Dabei werden die Leistungen aus dem hinterlegten Angebot übernommen und das Vertragsformular wird zur Vervollständigung angezeigt. Im Vertragsformular werden nur die bearbeitbaren Formularfelder angezeigt, durch einen Klick auf Vorschau können Sie den Vertrag in seiner vollständigen Form inklusive aller unveränderlichen Vertragsklauseln betrachten und auch ausdrucken. Von hier kann der Vertrag über per Email senden verschickt werden, wobei die Mailadressen wie beim Angebotsversand vorbefüllt werden.

Mit Hochladen unter Kund:in unterschriebener Vertrag kann der unterzeichnete Vertrag hochgeladen werden. Wenn der Vertrag als signiert markiert wird, so gilt er ebenfalls als unterzeichnet und kann nicht mehr verändert werden.

Nach Abschluss des Vertrages und Speichern des gesamten Workflows kann der Workflow auf einer abschließenden Seite noch immer zur Gänze storniert oder bestätigt werden. Bei Bestätigung des Workflows wird dieser abgeschlossen und im Hintergrund wird ein Geschäftsfall für die Klient:in mit den vereinbarten Leistungen angelegt. Alle Dokumente die während des Workflows erstellt oder hochgeladen wurden, werden bei der Klient:in und beim Geschäftsfall der Klient:in hinterlegt.