Unterschiede

Hier werden die Unterschiede zwischen zwei Versionen angezeigt.

--- adm-cockpit:processes:workflows:contract [2025/06/16 15:15] – agoldman
+++ adm-cockpit:processes:workflows:contract [2025/11/10 11:49] (aktuell) – nullrich
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-===== Workflow 2025 - Vertrag =====
+====== Workflow 2025 – Vertrag ======
-Nach Auswahl der Workflows-Seite im linken Menü kann durch einen Klick auf //Erstellen// rechts oben eine Übersicht der für Ihre Organisation und Ihre Rolle verfügbaren Workflows geladen werden. Ein gängiger Workflow ist dabei der hier näher beschriebene Workflow 2025 - Vertrag, der in 4 Schritten von der Aufnahme einer neuen Klient:in bis zum Vertragsabschluss führt.
+Der **Workflow 2025 – Vertrag** führt in **vier** Schritten von der Aufnahme einer neuen Klient:in bis zum abgeschlossenen Vermittlungsvertragvertrag.
+Er ist einer der zentralen Workflows im System und dient der standardisierten Erfassung, Angebotserstellung und Vertragsanlage.
-==== Schritt 1 - Beteiligte Personen ====
+Nach Auswahl der **Workflow-Seite** im linken Menü kann über **„Erstellen“** (rechts oben) eine Übersicht aller für Ihre Organisation und Ihre Benutzerrolle verfügbaren Workflows geladen werden.
-Nach einem Klick auf den gewünschten Workflow wird, wie hier beispielhaft dargestellt, der erste Schritt im Workflow geladen.
+Wählen Sie hier **„Workflow 2025 – Vertrag“**, um den Prozess zu starten.
-{{:adm-cockpit:processes:workflows:screenshot_2025-06-16_150801.png?nolink|}}
-Ganz links finden Sie in jedem Einzelschritt eine Beschreibung dessen, was in diesem Schritt zu ist.
-In diesem Fall werden im ersten Schritt die beteiligten Personen ausgewählt, die Klient:in, mitzubetreuende Personen im Haushalt (ebenfalls vom Personentyp Klient:in) und etwaige weitere Kontaktpersonen.
+===== Schritt 1 – Beteiligte Personen =====
+Nach Auswahl des Workflows öffnet sich der erste Schritt.
+In Schritt 1 werden die **beteiligten Personen** definiert:
+  * **Klient:in** – die Hauptperson, für die der Vertrag erstellt wird
+  * **Mitzubetreuende Personen** – weitere Personen im Haushalt (ebenfalls vom Typ *Klient:in*)
+  * **Kontaktpersonen** – z. B. Angehörige oder bevollmächtigte Vertreter:innen, Bürgen usw.
+Bereits im System vorhandene Personen können über das Suchfeld ausgewählt werden.
+Alternativ kann durch einen Klick auf **„+“** eine neue beteiligte Person direkt im Workflow angelegt werden.
+Dabei wird ein einfaches Basisformular geöffnet; die vollständigen Stammdaten können später in der Personenverwaltung ergänzt werden.
+**Aktionen im Schritt 1:**
+  * **Stornieren** – bricht den gesamten Workflow ab und löscht ihn.
+  * **Speichern** – speichert den aktuellen Stand zur späteren Bearbeitung.
+  * **Weiter** – führt zum nächsten Schritt: *Angebotserstellung*.
+> _Tipp:_ Achten Sie darauf, dass für alle beteiligten Personen gültige Kontaktdaten vorliegen, um spätere Dokumente (z. B. Angebot oder Vertrag) automatisch befüllen zu können.
-Die beteiligten Personen wurden entweder bereits vor Start des Workflows dem jeweiligen Personentyp entsprechend im System erfasst und können hier gesucht und ausgewählt werden. Es gibt aber auch die Möglichkeit, durch einen Klick auf das **+** eine beteiligte Person mittels Basisformular während des Workflows zu erstellen und die Stammdaten erst im Nachgang in der Personenverwaltung zu ergänzen.
 {{:adm-cockpit:processes:workflows:screenshot_2025-06-16_151425.png?nolink&200|}}{{:adm-cockpit:processes:workflows:screenshot_2025-06-16_155639.png?nolink&600|}}
-Durch Stornierung wird der gesamte Workflow wieder gelöscht. Mit //Weiter// gelangen Sie zur Angebotserstellung, wie im Übersichtspfad ersichtlich. Mit //Speichern// können Sie die bisher erfassten Daten speichern und später weiter bearbeiten.
+----
+===== Schritt 2 – Angebotserstellung =====
+In Schritt 2 wird das **Angebot für die neue Klient:in** erstellt.
-==== Schritt 2 - Angebotserstellung ====
-In Schritt 2 wird das Angebot für die neue Klient:in erstellt. Unter dem Punkt //Leistungen// finden Sie alle Leistungen, die für Ihre Organisation für die Angebots- und Vertragserstellung als Vorgabewerte im Leistungskatalog hinterlegt sind. Die vorgeschlagenen Leistungen können an dieser Stelle gelöscht oder editiert werden, es können aber auch weitere Leistungen durch Auswahl eines Typs aus der Vorgabeliste hinzugefügt werden.
 {{:adm-cockpit:processes:workflows:screenshot_2025-06-16_160636.png?nolink|}}
-Durch einen Klick auf //Neu// unter Angeboterstellung und Versand wird der Angebotsentwurf erstellt, aber noch nicht versendet. Sie können das erstellte Angebot in der Vorschau betrachten, ausdrucken und als Entwurf zur späteren Bearbeitung speichern. Durch die Angebotserstellung wird das Gültigkeitsdatum //Von// befüllt, das Datum //Bis// kann manuell gesetzt werden.
+Unter **Leistungen** werden automatisch jene Leistungen vorgeschlagen, die in Ihrer Organisation für die Angebots- und Vertragserstellung als Standard im **Leistungskatalog** hinterlegt sind.
-Das fertige Angebot kann direkt per Email versendet werden, wobei die Email Adresse der Klient:in und/oder der eingetragenen Kontaktperson im der Email-Vorlage vorbelegt werden. Üblicherweise wird hier auch gleich das Standardanschreiben für Angebotsübermittlung Ihrer Organisation hinterlegt. Sämtliche Felder der Email, wie Empfänger, Betreff, angefügte Dokumente und der Text können vor dem Senden noch bearbeitet werden, der Sendevorgang kann an dieser Stelle durch Schließen des Fensters auch ohne Konsequenzen abgebrochen werden.
+Diese vorgeschlagenen Leistungen können:
+  * gelöscht oder angepasst werden,
+  * oder durch Auswahl eines Typs aus der Vorgabeliste ergänzt werden.
-Nach Annahme des Angebots kann dieses als signiert markiert, oder als signiertes Dokument wieder hochgeladen werden.Bei Nichtannahme bzw. Nachverhandlung kann das Angebot bearbeitet oder storniert und neu erstellt und erneut versendet werden, bis es angenommen wird.
+**Erstellung und Versand:**
+  * Durch Klick auf **„Neu“** im Abschnitt *Angebotserstellung und Versand* wird ein Angebotsentwurf erstellt (noch nicht versendet).
+  * Das Angebot kann in der **Vorschau** betrachtet, ausgedruckt und als Entwurf gespeichert werden.
+  * Mit der Erstellung wird das **Gültigkeitsdatum „Von“** automatisch gesetzt; das Datum **„Bis“** kann manuell ergänzt werden.
-Nach Angebotsannahme führt Sie //Weiter// zu
+**Versand per E-Mail:**
+  * Das fertige Angebot kann direkt aus dem Workflow per E-Mail versendet werden.
+  * Die Adressen der Klient:in und ggf. Kontaktpersonen werden automatisch vorbelegt.
+  * Üblicherweise wird dabei das standardisierte Anschreiben Ihrer Organisation eingefügt.
+  * Vor dem Senden können Empfänger, Betreff, Anhänge und Text noch angepasst werden.
+  * Der Versandvorgang kann jederzeit abgebrochen werden, ohne dass Änderungen im Leistungskatalog verloren gehen.
-==== Schritt 3 - Vertragserstellung ====
+**Nach Angebotsversand:**
+  * Nach **Annahme** kann das Angebot als *signiert* markiert oder ein signiertes Dokument hochgeladen werden.
+  * Bei **Nichtannahme** oder **Nachverhandlungen** kann das Angebot bearbeitet, storniert oder neu erstellt und erneut versendet werden.
-Durch einen Klick auf //Neu// unter **Vertragserstellung und Versand** wird der Vertrag automatisch erstellt. Dabei werden die Leistungen aus dem hinterlegten Angebot übernommen und das Vertragsformular wird zur Vervollständigung angezeigt. Im Vertragsformular werden nur die bearbeitbaren Formularfelder angezeigt, durch einen Klick auf //Vorschau// können Sie den Vertrag in seiner vollständigen Form inklusive aller unveränderlichen Vertragsklauseln betrachten und auch ausdrucken. Von hier kann der Vertrag über //per Email senden// verschickt werden, wobei die Mailadressen wie beim Angebotsversand vorbefüllt werden.
+Durch **„Weiter“** gelangen Sie zum nächsten Schritt – *Vertragserstellung*.
-{{:adm-cockpit:processes:workflows:screenshot_2025-06-16_165007.png?nolink|}}
+----
+===== Schritt 3 – Vertragserstellung =====
+In diesem Schritt wird der eigentliche **Vertrag** auf Basis des angenommenen Angebots erstellt.
+**Vertrag anlegen:**
+  * Klicken Sie auf **„Neu“** im Abschnitt *Vertragserstellung und Versand*.
+  * Die im Angebot hinterlegten Leistungen werden automatisch übernommen.
+  * Das Vertragsformular wird mit den editierbaren Feldern geöffnet.
+  *
+  * {{:adm-cockpit:processes:workflows:screenshot_2025-06-16_165007.png?nolink|}}
 {{ :adm-cockpit:processes:workflows:screenshot_2025-06-16_170949.png?nolink&300 |}}
-Mit //Hochladen// unter **Kund:in unterschriebener Vertrag** kann der unterzeichnete Vertrag hochgeladen werden. Wenn der Vertrag als signiert markiert wird, so gilt er ebenfalls als unterzeichnet und kann nicht mehr verändert werden.
+**Bearbeitung und Vorschau:**
+  * Im Formular werden nur die veränderbaren Felder angezeigt.
+  * Über **„Vorschau“** können Sie den vollständigen Vertrag inklusive aller fixen Vertragsklauseln ansehen und ausdrucken.
+**Versand und Signatur:**
+  * Der Vertrag kann direkt aus dem Workflow per E-Mail versendet werden.
+  * E-Mail-Adressen sind automatisch vorbelegt; Text und Anhänge können bearbeitet werden.
+  * Nach Unterzeichnung kann der Vertrag:
+    - über **„Hochladen unter Kund:in unterschriebener Vertrag“** ins System geladen, oder
+    - als **signiert markiert** werden.
+Sobald der Vertrag als *signiert* gilt, kann er nicht mehr verändert werden.
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+===== Schritt 4 – Abschluss =====
+Nach Unterzeichnung und Speicherung des Vertrags öffnet sich die abschließende Seite des Workflows.
+Hier kann der gesamte Workflow:
+  * **bestätigt** – der Workflow wird abgeschlossen,
+  * oder **storniert** – der Workflow wird gelöscht.
+Bei **Bestätigung** des Workflows:
+  * wird automatisch ein **Geschäftsfall für die Klient:in** mit den vereinbarten Leistungen erstellt,
+  * und alle während des Workflows erzeugten oder hochgeladenen Dokumente werden
+    sowohl bei der **Klient:in** als auch beim zugehörigen **Geschäftsfall** hinterlegt.
+> _Tipp:_ Überprüfen Sie nach Abschluss, ob alle Dokumente (Angebot, Vertrag, E-Mail-Korrespondenz) vollständig im Geschäftsfall archiviert sind.