Unterschiede

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--- adm-cockpit:processes:workflows:contract [2025/11/10 11:49] – nullrich
+++ adm-cockpit:processes:workflows:contract [Unbekanntes Datum] (aktuell) – gelöscht - Externe Bearbeitung (Unbekanntes Datum) 127.0.0.1
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-====== Workflow 2025 – Vertrag ======
-Der **Workflow 2025 – Vertrag** führt in **vier** Schritten von der Aufnahme einer neuen Klient:in bis zum abgeschlossenen Vermittlungsvertragvertrag.
-Er ist einer der zentralen Workflows im System und dient der standardisierten Erfassung, Angebotserstellung und Vertragsanlage.
-Nach Auswahl der **Workflow-Seite** im linken Menü kann über **„Erstellen“** (rechts oben) eine Übersicht aller für Ihre Organisation und Ihre Benutzerrolle verfügbaren Workflows geladen werden.
-Wählen Sie hier **„Workflow 2025 – Vertrag“**, um den Prozess zu starten.
-===== Schritt 1 – Beteiligte Personen =====
-Nach Auswahl des Workflows öffnet sich der erste Schritt.
-In Schritt 1 werden die **beteiligten Personen** definiert:
-  * **Klient:in** – die Hauptperson, für die der Vertrag erstellt wird
-  * **Mitzubetreuende Personen** – weitere Personen im Haushalt (ebenfalls vom Typ *Klient:in*)
-  * **Kontaktpersonen** – z. B. Angehörige oder bevollmächtigte Vertreter:innen, Bürgen usw.
-Bereits im System vorhandene Personen können über das Suchfeld ausgewählt werden.
-Alternativ kann durch einen Klick auf **„+“** eine neue beteiligte Person direkt im Workflow angelegt werden.
-Dabei wird ein einfaches Basisformular geöffnet; die vollständigen Stammdaten können später in der Personenverwaltung ergänzt werden.
-**Aktionen im Schritt 1:**
-  * **Stornieren** – bricht den gesamten Workflow ab und löscht ihn.
-  * **Speichern** – speichert den aktuellen Stand zur späteren Bearbeitung.
-  * **Weiter** – führt zum nächsten Schritt: *Angebotserstellung*.
-> _Tipp:_ Achten Sie darauf, dass für alle beteiligten Personen gültige Kontaktdaten vorliegen, um spätere Dokumente (z. B. Angebot oder Vertrag) automatisch befüllen zu können.
-{{:adm-cockpit:processes:workflows:screenshot_2025-06-16_151425.png?nolink&200|}}{{:adm-cockpit:processes:workflows:screenshot_2025-06-16_155639.png?nolink&600|}}
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-===== Schritt 2 – Angebotserstellung =====
-In Schritt 2 wird das **Angebot für die neue Klient:in** erstellt.
-{{:adm-cockpit:processes:workflows:screenshot_2025-06-16_160636.png?nolink|}}
-Unter **Leistungen** werden automatisch jene Leistungen vorgeschlagen, die in Ihrer Organisation für die Angebots- und Vertragserstellung als Standard im **Leistungskatalog** hinterlegt sind.
-Diese vorgeschlagenen Leistungen können:
-  * gelöscht oder angepasst werden,
-  * oder durch Auswahl eines Typs aus der Vorgabeliste ergänzt werden.
-**Erstellung und Versand:**
-  * Durch Klick auf **„Neu“** im Abschnitt *Angebotserstellung und Versand* wird ein Angebotsentwurf erstellt (noch nicht versendet).
-  * Das Angebot kann in der **Vorschau** betrachtet, ausgedruckt und als Entwurf gespeichert werden.
-  * Mit der Erstellung wird das **Gültigkeitsdatum „Von“** automatisch gesetzt; das Datum **„Bis“** kann manuell ergänzt werden.
-**Versand per E-Mail:**
-  * Das fertige Angebot kann direkt aus dem Workflow per E-Mail versendet werden.
-  * Die Adressen der Klient:in und ggf. Kontaktpersonen werden automatisch vorbelegt.
-  * Üblicherweise wird dabei das standardisierte Anschreiben Ihrer Organisation eingefügt.
-  * Vor dem Senden können Empfänger, Betreff, Anhänge und Text noch angepasst werden.
-  * Der Versandvorgang kann jederzeit abgebrochen werden, ohne dass Änderungen im Leistungskatalog verloren gehen.
-**Nach Angebotsversand:**
-  * Nach **Annahme** kann das Angebot als *signiert* markiert oder ein signiertes Dokument hochgeladen werden.
-  * Bei **Nichtannahme** oder **Nachverhandlungen** kann das Angebot bearbeitet, storniert oder neu erstellt und erneut versendet werden.
-Durch **„Weiter“** gelangen Sie zum nächsten Schritt – *Vertragserstellung*.
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-===== Schritt 3 – Vertragserstellung =====
-In diesem Schritt wird der eigentliche **Vertrag** auf Basis des angenommenen Angebots erstellt.
-**Vertrag anlegen:**
-  * Klicken Sie auf **„Neu“** im Abschnitt *Vertragserstellung und Versand*.
-  * Die im Angebot hinterlegten Leistungen werden automatisch übernommen.
-  * Das Vertragsformular wird mit den editierbaren Feldern geöffnet.
-  *
-  * {{:adm-cockpit:processes:workflows:screenshot_2025-06-16_165007.png?nolink|}}
-{{ :adm-cockpit:processes:workflows:screenshot_2025-06-16_170949.png?nolink&300 |}}
-**Bearbeitung und Vorschau:**
-  * Im Formular werden nur die veränderbaren Felder angezeigt.
-  * Über **„Vorschau“** können Sie den vollständigen Vertrag inklusive aller fixen Vertragsklauseln ansehen und ausdrucken.
-**Versand und Signatur:**
-  * Der Vertrag kann direkt aus dem Workflow per E-Mail versendet werden.
-  * E-Mail-Adressen sind automatisch vorbelegt; Text und Anhänge können bearbeitet werden.
-  * Nach Unterzeichnung kann der Vertrag:
-    - über **„Hochladen unter Kund:in unterschriebener Vertrag“** ins System geladen, oder
-    - als **signiert markiert** werden.
-Sobald der Vertrag als *signiert* gilt, kann er nicht mehr verändert werden.
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-===== Schritt 4 – Abschluss =====
-Nach Unterzeichnung und Speicherung des Vertrags öffnet sich die abschließende Seite des Workflows.
-Hier kann der gesamte Workflow:
-  * **bestätigt** – der Workflow wird abgeschlossen,
-  * oder **storniert** – der Workflow wird gelöscht.
-Bei **Bestätigung** des Workflows:
-  * wird automatisch ein **Geschäftsfall für die Klient:in** mit den vereinbarten Leistungen erstellt,
-  * und alle während des Workflows erzeugten oder hochgeladenen Dokumente werden
-    sowohl bei der **Klient:in** als auch beim zugehörigen **Geschäftsfall** hinterlegt.
-> _Tipp:_ Überprüfen Sie nach Abschluss, ob alle Dokumente (Angebot, Vertrag, E-Mail-Korrespondenz) vollständig im Geschäftsfall archiviert sind.