Nach Auswahl der Workflows-Seite im linken Menü kann durch einen Klick auf Erstellen rechts oben eine Übersicht der für Ihre Organisation und Ihre Rolle verfügbaren Workflows geladen werden. Ein gängiger Workflow ist dabei der hier näher beschriebene Workflow 2025 - Recruiting, der in 6 Schritten von der ersten Kontaktaufnahme einer neuen Betreuer:in bis zur Vermittlung an eine Familie führt.

Workflow auswählen unter „Prozesse“ - „Workflows“

Durch Auswahl dieses Workflows wird der Prozess gestartet. Dieser kann auch von mehreren Personen nacheinander durchgeführt werden (je nach Berechtigung).

Es öffnet sich der Workflowprozess mit den erforderlichen Schritten. Gelb ist hier immer der aktuell geöffnete Schritt, der zu bearbeiten ist. Alle anderen schritte sind mit einem Schloss markiert und stehen zur Bearbeitung erst bereit, wenn der aktuelle Schritt abgeschlossen ist.

Anlegen der Betreuer:in oder Auswahl der Betreuer:in aus vorhandener Bewerber:innenliste. Bei der Auswahl von Bewerber:innen.

Wird der Filter bei Auswahl auf Betreuer:innenstatus „BEWERBER“ gesetzt. Bewerber:innen sind Betreuer:innen, die z.B. eine Bewerbung über das Bewerber:innenformular auf der Webseite eingereicht haben oder Betreuer:innen, die manuell als Bewerber:innen angelegt wurden.

Anlegen einer Gesprächsnotiz oder Protokolls zur Einschätzung, ob die Betreuerin zur Vermittlung in Frage kommt. Verpflichtend für die Anlage des Protokolls ist, der Aktivitätentyp (nach Vorgabeliste) und Medium (Form der Kommunikation) und Textfeld. Alle anderen Felder nicht nicht verpflichtend. Eine genaue Beschreibung der Funktionalität Aktivitäten ist hier zu finden.

Sollte die Einschätzung der Bewerber:in negativ verlaufen und sie kommt nicht für eine Vermittlung in Frage, kann der Workflow an dieser Stelle beendet werden. Hierzu wird eine Bestätigung abgefragt, ob der Teilprozess abgeschlossen werden kann. Im Falle der Ablehnung, kann der Prozess auch abgebrochen werden. In diesem Fall wird die angelegte Bewerber:in als „untauglich“ markiert und so in der Datenbank abgelegt. Die Person verbleibt im System, ist aber für die Vermittlung nicht als „Aktiv“ also freigegeben markiert. Das durchgeführte Gesprächsprotokoll ist im Betreuer:innenprofil unter „Aktivitäten“ abgelegt und kann jederzeit von dort gelesen oder per Mail verschickt werden.

Bei Weiterverfolgung des Workflows kann nun im nächsten Schritt eine umfassende Bedarfserhebung der Kenntnisse und Anforderungen vorgenommen werden. Hier können auch ggfl. Einstellungen vorgenommen werden, die Einfluss auf den Leistungskorb im nächsten Schritt haben können, wie z.B. erweiterte Deutschkenntnisse oder Führerschein usw.. Nach Abschluss des Bewertungsbogens wird das Formular abgeschlossen und das System bereitet den nächsten Schritt nach vorgenommenen Einstellungen vor.

Hier werden alle erforderlichen Dokumente für die Aufnahme in die Betreuer:innendatenbank der Agentur hinterlegt bzw. hochgeladen. Zudem kann nach dem Hochladen der Dokumente an dieser Stelle auch ein Mailversand veranlasst werden.

Hier wird entschieden, welche Leistungen für die Betreuer:in bei Einsatzplanung verrechnet werden sollen. Die Leistungen werden anhand des (von Kund:in vorgegebenen) Leistungskatalogs (genaue Information zum Leistungskatalog und dessen Ablageort, ist hier zu finden) ausgewählt.

Sind alle Schritte des Workflows nach erforderlichen Dokumenten, Assessments und Einstellungen erfolgt, kann der Worklfow abgeschlossen werden. Im letzten Schritt werden die einzelnen Punkte aufgelistet und zur visuellen Überprüfung gebracht. Das System erstellt automatisch den Betreruer:innengeschäftsfall mit allen eingereichten Dokumenten und eingetragenen Daten. Dieser öffnet sich automatisch und kann nach Abschluss direkt überprüft werden.

Nun kann: 1. Die Betreuer:in in der Einsatzplanung berücksichtigt werden 2. Die hinterlegten Leistungen werden bei der Turnus- oder Monatsabrechnung einbezogen und per Beleg bereitgestellt.