Inhaltsverzeichnis
👤 Personendatenverwaltung
Schlagworte: personenverwaltung, stammdaten, klient, betreuer, kontaktpersonen, mitarbeiter, organisation, firmen, rollen, beziehungen, datenschutz, caats
👤 Zielgruppe Verwaltung · User · Systemadministration
🧩 Modul ADM Cockpit – Verwaltung
🧭 Überblick
Die Personendatenverwaltung ist die zentrale Datenbasis aller administrativen, planerischen und abrechnungstechnischen Prozesse in CAATS.
Alle Personen werden hier erfasst und mit Geschäftsfällen, Einsätzen, Dokumenten, Workflows und Verrechnungen verknüpft.
👥 Personengruppen
| Personengruppe | Zweck |
|---|---|
| Klient:innen | Empfang von Betreuungsleistungen |
| Betreuer:innen | Durchführung von Einsätzen |
| Kontaktpersonen | Angehörige, Vertreter:innen |
| Mitarbeiter:innen | Interne Systemnutzer:innen |
| Ärzt:innen | Medizinische Ansprechpartner |
| Firmen / Organisationen | Partner, Kostenträger, Behörden |
Die korrekte Auswahl der Personengruppe beim Anlegen ist entscheidend für Berechtigungen, Workflows und Geschäftsprozesse.
🗂 Struktur der Personendaten
Personendatensätze sind in thematische Reiter (Tabs) gegliedert.
| Reiter | Inhalt |
|---|---|
| Allgemein | Stammdaten, Status, Basisinformationen |
| Kontaktpersonen | Beziehungen & Beziehungsarten |
| Dokumente | Verträge, Uploads, Formulare |
| Aktivitäten | Notizen, Aufgaben, Termine |
| Historie | Änderungsprotokoll |
| Zugang | Benutzerkonto aktivieren |
| Konto* | Buchungsübersicht (Klient:in / Betreuer:in) |
| Notizen | Freitexteinträge |
*Sichtbarkeit abhängig von Personengruppe und Berechtigung.
🔗 Beziehungen zwischen Personen
Personen sind relational miteinander verknüpft.
| Beziehung | Nutzung |
|---|---|
| Klient:in ↔ Betreuer:in | Einsatz- & Turnusplanung |
| Klient:in ↔ Angehörige | Kommunikation |
| Klient:in ↔ Mitarbeiter:in | Fallverantwortung |
| Betreuer:in ↔ Organisation | Agentur- & Verrechnungsstruktur |
Beziehungen können direkt im Personendatensatz oder über den Geschäftsfall gepflegt werden.
🔐 Datensicherheit & Rechte
Personenbezogene Daten unterliegen der DSGVO.
| Grundregel |
|---|
| Zugriff erfolgt über Rollen- und Rechtekonzept |
| Sensible Felder nur für berechtigte Nutzer:innen sichtbar |
| Jede Änderung wird in der Chronologie dokumentiert |
| „Gelöschte“ Personen werden archiviert, nicht physisch entfernt |
Personendaten dürfen ausschließlich im Rahmen legitimer Betreuungs-, Verwaltungs- oder Abrechnungszwecke genutzt werden.
🔄 Pflege & Datenqualität
Unvollständige oder fehlerhafte Stammdaten wirken sich direkt auf Einsatzplanung, Dokumentenerstellung und Verrechnung aus.
| Regelmäßig prüfen |
|---|
| Adressen & Kontaktdaten |
| Steuer- & Sozialdaten |
| Vertrags- oder Aktivstatus |
| Zahlungsinformationen |
Unvollständige Datensätze können im Dashboard gemeldet werden.
❓ Was passiert, wenn …? (Personendatenverwaltung)
| Situation | Ursache | Maßnahme |
|---|---|---|
| ❌ Person nicht auswählbar | Falsche Personengruppe | Personentyp prüfen |
| 👤 Person doppelt angelegt | Keine vorherige Suche | Bestehenden Datensatz verwenden |
| 🔒 Reiter fehlt | Fehlende Berechtigung | Rolle / Rechte prüfen |
| 💰 Abrechnung nicht möglich | Status inaktiv oder Stammdaten fehlen | Status & Bankdaten prüfen |
| 📄 Dokument fehlt | Nicht hochgeladen | Tab „Dokumente“ kontrollieren |
| 🔄 Änderung nicht gespeichert | Reiter nicht separat gespeichert | Jeden Tab einzeln speichern |
| 👻 Person „verschwunden“ | Inaktiv/archiviert | Filter „Inaktive anzeigen“ aktivieren |
| 🔑 Login nicht möglich | Zugang nicht aktiviert | Tab „Zugang“ prüfen & Aktivierung neu senden |
✅ Zusammenfassung
Die Personendatenverwaltung bildet das Fundament aller Prozesse in CAATS. Sie verbindet Personen, Beziehungen und Geschäftslogiken in einer zentralen, konsistenten und nachvollziehbaren Datenstruktur.