📥 Datenimport

Zielgruppe: Administrator:innen, Systemverantwortliche
Modul: ADM Konfiguration → Basis

Schlagworte: datenimport, excel-import, migration, massenimport, stammdaten, datenqualität, caats

🧭 Überblick

Der Bereich „Datenimport“ ermöglicht das strukturierte Einspielen größerer Datenmengen in die CAATS-Plattform.

Typische Anwendungsfälle:

Migration aus Vorsystemen
Erstbefüllung bei Systemstart
Massenanlage von Personen
Import von Organisationseinheiten
Übernahme von Leistungskatalogen

Die Daten werden üblicherweise über vordefinierte Excel-Vorlagen importiert.

📄 Importablauf

Der Import erfolgt in mehreren Schritten:

1. Download der vorgesehenen Importvorlage  
2. Befüllung der Datei gemäß Strukturvorgabe  
3. Upload der Datei im Modul „Datenimport“  
4. Validierung durch das System  
5. Bestätigung und Übernahme

Ein bestätigter Import kann nicht automatisch rückgängig gemacht werden.

🧩 Validierung

Vor der Übernahme prüft das System:

Pflichtfelder
Formatierung (z. B. Datum, IBAN)
referenzierte Vorgabewerte
Dubletten
Organisationszuordnungen

Fehlerhafte Zeilen werden angezeigt und müssen korrigiert werden, bevor der Import abgeschlossen werden kann.

⭐ Best Practices

✔ Vor Massenimporten Testlauf mit wenigen Datensätzen durchführen ✔ Vorgabewerte vorab prüfen ✔ Organisationseinheiten zuerst anlegen ✔ Dublettenprüfung aktiv nutzen ✔ Backup / Mandantenexport vor größeren Migrationen erstellen

⚠️ Bereits importierte Datensätze können nicht automatisch gelöscht werden. Korrekturen erfolgen manuell oder über bereinigende Skripte.

❓ Was passiert, wenn …? (Datenimport)

Situation	Ursache	Maßnahme
❌ Import bricht ab	Pflichtfeld fehlt	Datei prüfen
🔄 Dublette erkannt	Datensatz existiert	Dublettenprüfung nutzen
📁 Falsche OE-Zuordnung	Struktur nicht vorbereitet	Organisationseinheiten prüfen
📊 Werte fehlen im Dropdown	Vorgabewert nicht vorhanden	Vorgabewerte anlegen
📅 Datum falsch importiert	Format nicht korrekt	Datumsformat prüfen
👁️ Datensatz nicht sichtbar	Rolle/OE falsch	Berechtigungen prüfen

📘 Zusammenfassung

Der Datenimport ermöglicht eine schnelle und strukturierte Übernahme größerer Datenmengen.

Eine sorgfältige Vorbereitung ist entscheidend für:

Datenqualität
stabile Geschäftsprozesse
korrekte Einsatzplanung
saubere Abrechnung