🔄 Workflows

Zielgruppe: Administrator:innen, Prozessverantwortliche
Modul: ADM Konfiguration → Stammdaten

Schlagworte: workflows, prozesslogik, automatisierung, geschäftsprozesse, prozessschritte, matching, recruiting, caats

🧭 Überblick

Der Bereich „Workflows“ verwaltet strukturierte Geschäftsprozesse, die als definierte Schrittfolgen im System abgebildet werden.

Ein Workflow besteht aus:

mehreren Prozessschritten
definierten Eingaben
Validierungen
Automationen
optionalen Dokument- oder Geschäftsfallaktionen

Workflows ermöglichen:

einheitliche Abläufe
automatisierte Prozesssteuerung
nachvollziehbare Dokumentation
reduzierte Fehleranfälligkeit

Workflows greifen tief in Geschäftsfall-, Dokumenten- und Datenlogik ein.

🧩 Architektur eines Workflows

Ein Workflow kann:

📝 Assessments öffnen
📄 Dokumente erzeugen
🔍 Daten validieren
📁 Geschäftsfall vorbereiten oder erstellen
👥 Rollenabhängige Schritte anzeigen
🔄 Statuswechsel durchführen
🧾 Vorpositionen vorbereiten

Beispiel (24h-Betreuung):

Aufnahme
1. Stammdaten erfassen
2. Kontaktpersonen anlegen
Matching
1. Betreuer:innen auswählen
2. Kriterien prüfen
Abschluss
1. Dokumente generieren
2. Geschäftsfall anlegen

📋 Workflow-Übersicht

Die Tabelle zeigt:

Name
Eindeutige Kennung (technische ID)
Erstellt am / von
Geändert am
Aktionen

Beim Aufklappen werden sichtbar:

Schritt (Kurzbez.)
Schrittbezeichnung
Beschreibung

Die eindeutige Kennung sollte nicht verändert werden, wenn sie in anderen Modulen referenziert ist.

🛠️ Funktionen

Administrator:innen können:

Workflows anzeigen
Prozessschritte bearbeiten
Validierungsregeln anpassen
Workflows duplizieren
neue Workflows erstellen

🔄 Systemwirkung

Änderungen an Workflows können beeinflussen:

Geschäftsfall-Erstellung
Dokumentenerzeugung
Vorpositionslogik
Rollen-Sichtbarkeit
Portalansichten
Matching-Algorithmen

❓ Was passiert, wenn …? (Workflows)

Situation	Ursache	Maßnahme
🔄 Workflow startet nicht	Trigger falsch konfiguriert	Startbedingung prüfen
📄 Dokument fehlt	Vorlage nicht verknüpft	Template prüfen
❌ Schritt übersprungen	Bedingung falsch definiert	Logik prüfen
👁️ Rolle sieht falschen Schritt	Rollenregel falsch	Rollenprüfung durchführen
📁 Geschäftsfall wird nicht erstellt	Abschlussaktion fehlt	Endschritt prüfen
🔁 Prozess bleibt hängen	Validierung blockiert	Pflichtfelder prüfen

⭐ Best Practices

✔ Änderungen versioniert durchführen ✔ Referenzen zu Vorlagen & Assessments prüfen ✔ Testläufe durchführen ✔ Prozessverantwortliche einbinden ✔ Nach Anpassungen Monitoring prüfen

📘 Zusammenfassung

Workflows bilden die strukturierte Prozessarchitektur Ihrer CAATS-Instanz.

Sie verbinden:

Datenerfassung
Dokumentenerstellung
Geschäftsfalllogik
Automatisierung
Rollensteuerung

Eine saubere Konfiguration gewährleistet effiziente, nachvollziehbare und stabile Geschäftsprozesse.