Unterschiede

Hier werden die Unterschiede zwischen zwei Versionen angezeigt.

--- adm:config:data:flows [2025/11/18 12:40] – angelegt agoldman
+++ adm:config:data:flows [2026/02/27 11:31] (aktuell) – nullrich
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-====== Workflows ======
+====== 🔄 Workflows ======
+> **Zielgruppe:** Administrator:innen, Prozessverantwortliche
+> **Modul:** ADM Konfiguration → Stammdaten
+<WRAP lo>
+**Schlagworte:** workflows, prozesslogik,
+automatisierung, geschäftsprozesse,
+prozessschritte, matching, recruiting,
+caats
+</WRAP>
+===== 🧭 Überblick =====
+Der Bereich **„Workflows“** verwaltet strukturierte Geschäftsprozesse,
+die als definierte Schrittfolgen im System abgebildet werden.
+Ein Workflow besteht aus:
+  * mehreren Prozessschritten
+  * definierten Eingaben
+  * Validierungen
+  * Automationen
+  * optionalen Dokument- oder Geschäftsfallaktionen
+{{:adm:config:data:workflows.png?|}}
+Workflows ermöglichen:
+  * einheitliche Abläufe
+  * automatisierte Prozesssteuerung
+  * nachvollziehbare Dokumentation
+  * reduzierte Fehleranfälligkeit
+<WRAP warning>
+Workflows greifen tief in Geschäftsfall-,
+Dokumenten- und Datenlogik ein.
+</WRAP>
+----
+===== 🧩 Architektur eines Workflows =====
+Ein Workflow kann:
+  * 📝 Assessments öffnen
+  * 📄 Dokumente erzeugen
+  * 🔍 Daten validieren
+  * 📁 Geschäftsfall vorbereiten oder erstellen
+  * 👥 Rollenabhängige Schritte anzeigen
+  * 🔄 Statuswechsel durchführen
+  * 🧾 Vorpositionen vorbereiten
+Beispiel (24h-Betreuung):
+  * **Aufnahme**
+    - Stammdaten erfassen
+    - Kontaktpersonen anlegen
+  * **Matching**
+    - Betreuer:innen auswählen
+    - Kriterien prüfen
+  * **Abschluss**
+    - Dokumente generieren
+    - Geschäftsfall anlegen
+----
+===== 📋 Workflow-Übersicht =====
+Die Tabelle zeigt:
+  * **Name**
+  * **Eindeutige Kennung** (technische ID)
+  * **Erstellt am / von**
+  * **Geändert am**
+  * **Aktionen**
+Beim Aufklappen werden sichtbar:
+  * **Schritt (Kurzbez.)**
+  * **Schrittbezeichnung**
+  * **Beschreibung**
+<WRAP important>
+Die eindeutige Kennung sollte nicht verändert werden,
+wenn sie in anderen Modulen referenziert ist.
+</WRAP>
+----
+===== 🛠️ Funktionen =====
+Administrator:innen können:
+  * Workflows anzeigen
+  * Prozessschritte bearbeiten
+  * Validierungsregeln anpassen
+  * Workflows duplizieren
+  * neue Workflows erstellen
+Empfohlen:
+  * keine direkten Änderungen an produktiv genutzten Kernprozessen
+  * neue Version testen
+  * Referenzen dokumentieren
+----
+===== 🔄 Systemwirkung =====
+Änderungen an Workflows können beeinflussen:
+  * Geschäftsfall-Erstellung
+  * Dokumentenerzeugung
+  * Vorpositionslogik
+  * Rollen-Sichtbarkeit
+  * Portalansichten
+  * Matching-Algorithmen
+----
+<WRAP center round box 75%>
+**❓ Was passiert, wenn …? (Workflows)**
+^ Situation ^ Ursache ^ Maßnahme ^
+| 🔄 Workflow startet nicht | Trigger falsch konfiguriert | Startbedingung prüfen |
+| 📄 Dokument fehlt | Vorlage nicht verknüpft | Template prüfen |
+| ❌ Schritt übersprungen | Bedingung falsch definiert | Logik prüfen |
+| 👁️ Rolle sieht falschen Schritt | Rollenregel falsch | Rollenprüfung durchführen |
+| 📁 Geschäftsfall wird nicht erstellt | Abschlussaktion fehlt | Endschritt prüfen |
+| 🔁 Prozess bleibt hängen | Validierung blockiert | Pflichtfelder prüfen |
+</WRAP>
+----
+===== ⭐ Best Practices =====
+<WRAP tip>
+✔ Änderungen versioniert durchführen
+✔ Referenzen zu Vorlagen & Assessments prüfen
+✔ Testläufe durchführen
+✔ Prozessverantwortliche einbinden
+✔ Nach Anpassungen Monitoring prüfen
+</WRAP>
+----
+===== 📘 Zusammenfassung =====
+Workflows bilden die strukturierte Prozessarchitektur
+Ihrer CAATS-Instanz.
+Sie verbinden:
+  * Datenerfassung
+  * Dokumentenerstellung
+  * Geschäftsfalllogik
+  * Automatisierung
+  * Rollensteuerung
+Eine saubere Konfiguration gewährleistet
+effiziente, nachvollziehbare und stabile Geschäftsprozesse.