Inhaltsverzeichnis
3️⃣ Organisation
Schlagworte: organisation, aktivitäten, kalender, dokumente, dateiablage, teamarbeit, struktur, aufgaben, terminplanung, dokumentenmanagement, caats
👤 Zielgruppe Administrator:innen · Backoffice · Koordination · Organisationsverantwortliche
🧩 Modul ADM Cockpit – Organisation
🧭 Überblick
Der Bereich Organisation bündelt alle Module für Planung, Kommunikation und strukturierte Dokumentation innerhalb von CAATS.
Enthaltene Module:
- 👥 Aktivitäten
- 📅 Kalender
- 📄 Dokumente
- 🗂 Dateiablage
Diese Module stellen sicher, dass Termine, Aufgaben und Unterlagen zentral verfügbar und organisationsweit nachvollziehbar sind.
🏢 Organisationsstruktur
Hier werden:
- Organisationseinheiten
- Standorte
- Teams
- Zuständigkeiten
definiert und verwaltet.
Die Organisationsstruktur beeinflusst Sichtbarkeit, Rollen und Berechtigungen im gesamten System.
👥 Aktivitäten
Das Modul Aktivitäten dient der strukturierten Dokumentation von:
- Telefonaten
- E-Mails
- Aufgaben
- internen Abstimmungen
Jede Aktivität ist Personen, Geschäftsfällen oder Organisationseinheiten zugeordnet und besitzt einen Status (z. B. offen, in Arbeit, abgeschlossen).
📅 Kalender
Der Kalender visualisiert:
- Einsatz- und Wechseldaten
- interne Termine
- Schulungen
- organisatorische Aufgaben
Ansichten können gefiltert werden nach:
- Organisationseinheit
- Team
- Person
Einsätze aus Geschäftsfall und Turnusplanung werden automatisch im Kalender angezeigt.
📄 Dokumente
Das Modul Dokumente verwaltet:
- Workflow-generierte Unterlagen
- Vertragsdokumente
- Leistungsnachweise
- manuell hochgeladene Dateien
Dokumente sind automatisch mit Personen oder Geschäftsfall verknüpft.
🗂 Dateiablage
Die Dateiablage bietet eine hierarchische Ordnerstruktur für:
- Vorlagen
- interne Richtlinien
- Projektunterlagen
- Schulungsdokumente
Berechtigungen können ordnerbasiert gesteuert werden.
Die Dateiablage dient der internen Organisation und ersetzt keine externe Cloudlösung.
❓ Was passiert, wenn …? (Organisation)
| Situation | Ursache | Maßnahme |
|---|---|---|
| 📅 Termin nicht sichtbar | Falscher Filter / Organisationseinheit | Filter prüfen |
| 👥 Aktivität fehlt | Nicht gespeichert oder falsche Zuordnung | Aktivität prüfen |
| 📄 Dokument nicht auffindbar | Falscher Kontext (Person/Geschäftsfall) | Verknüpfung prüfen |
| 🗂 Datei nicht sichtbar | Keine Berechtigung | Rollen prüfen |
| 👁️ Inhalte fehlen | Falsche Organisationseinheit | Stammdaten prüfen |
✅ Zusammenfassung
Der Bereich Organisation unterstützt strukturierte Zusammenarbeit, transparente Aufgabenverteilung und zentrale Dokumentation.
Er verbindet Planung, Kommunikation und Dokumentenmanagement in einer einheitlichen Arbeitsumgebung.