Unterschiede

Hier werden die Unterschiede zwischen zwei Versionen angezeigt.

--- adm:processes:flows:contract [2025/11/19 11:09] – nullrich
+++ adm:processes:flows:contract [2026/02/09 14:12] (aktuell) – nullrich
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 ====== Workflow Vertragserstellung ======
-Der **Workflow 2025 – Vertrag** führt in **vier** Schritten von der Aufnahme einer neuen Klient:in bis zum abgeschlossenen Vermittlungsvertragvertrag.
+<WRAP lo>
-Er ist einer der zentralen Workflows im System und dient der standardisierten Erfassung, Angebotserstellung und Vertragsanlage.
+**Schlagworte:** workflow-vertrag, vertragserstellung, angebot, klientschaft,
+geschäftsfall, dokumente, signatur, adm-cockpit, caats
+</WRAP>
-Nach Auswahl der **Workflow-Seite** im linken Menü kann über **„Erstellen“** (rechts oben) eine Übersicht aller für Ihre Organisation und Ihre Benutzerrolle verfügbaren Workflows geladen werden.
+===== 🧭 Überblick =====
-Wählen Sie hier **„Workflow 2025 – Vertrag“**, um den Prozess zu starten.
+<WRAP info>
+Der **Workflow 2025 – Vertrag** führt in vier Schritten von der Aufnahme einer neuen
+Klient:in bis zum abgeschlossenen Vermittlungsvertrag.
+</WRAP>
-===== Schritt 1 – Beteiligte Personen =====
+<WRAP>
+Der Workflow dient der standardisierten Erfassung von Personendaten,
+der Angebotserstellung sowie der anschließenden Vertragsanlage.
+Er gehört zu den zentralen Prozessen im ADM Cockpit.
+</WRAP>
-Nach Auswahl des Workflows öffnet sich der erste Schritt.
+<WRAP note>
+Nach Abschluss wird automatisch ein **Geschäftsfall** mit allen relevanten Dokumenten angelegt.
+</WRAP>
-In Schritt 1 werden die **beteiligten Personen** definiert:
+----
-  * **Klient:in** – die Hauptperson, für die der Vertrag erstellt wird
-  * **Mitzubetreuende Personen** – weitere Personen im Haushalt (ebenfalls vom Typ *Klient:in*)
-  * **Kontaktpersonen** – z. B. Angehörige oder bevollmächtigte Vertreter:innen, Bürgen usw.
-Bereits im System vorhandene Personen können über das Suchfeld ausgewählt werden.
+===== ▶️ Workflow starten =====
-Alternativ kann durch einen Klick auf **„+“** eine neue beteiligte Person direkt im Workflow angelegt werden.
+<WRAP>
-Dabei wird ein einfaches Basisformular geöffnet; die vollständigen Stammdaten können später in der Personenverwaltung ergänzt werden.
+Nach Auswahl der **Workflow-Seite** im linken Menü kann über **„Erstellen“** (rechts oben)
+eine Übersicht aller für Ihre Organisation und Benutzerrolle verfügbaren Workflows geladen werden.
-**Aktionen im Schritt 1:**
+Wählen Sie **„Workflow 2025 – Vertrag“**, um den Prozess zu starten.
-  * **Stornieren** – bricht den gesamten Workflow ab und löscht ihn.
+</WRAP>
-  * **Speichern** – speichert den aktuellen Stand zur späteren Bearbeitung.
-  * **Weiter** – führt zum nächsten Schritt: *Angebotserstellung*.
-> _Tipp:_ Achten Sie darauf, dass für alle beteiligten Personen gültige Kontaktdaten vorliegen, um spätere Dokumente (z. B. Angebot oder Vertrag) automatisch befüllen zu können.
+----
-{{:adm-cockpit:processes:workflows:screenshot_2025-06-16_151425.png?nolink&200|}}{{:adm-cockpit:processes:workflows:screenshot_2025-06-16_155639.png?nolink&600|}}
+===== 👥 Schritt 1 – Beteiligte Personen =====
+<WRAP info>
+Im ersten Schritt werden alle am Vertrag beteiligten Personen definiert.
+</WRAP>
-----
+^ Personentyp ^ Beschreibung ^
+| **Klient:in** | Hauptperson, für die der Vertrag erstellt wird |
+| **Mitzubetreuende** | Weitere Personen im Haushalt (Typ *Klient:in*) |
+| **Kontaktpersonen** | z. B. Angehörige, Bevollmächtigte, Bürgen |
-===== Schritt 2 – Angebotserstellung =====
+<WRAP>
+Bereits vorhandene Personen können über das Suchfeld ausgewählt werden.
+Über **„+“** können neue Personen direkt im Workflow angelegt werden.
+Dabei wird ein reduziertes Basisformular verwendet; vollständige Stammdaten
+können später ergänzt werden.
+</WRAP>
-In Schritt 2 wird das **Angebot für die neue Klient:in** erstellt.
+**Aktionen in diesem Schritt:**
+  * **Speichern** – Zwischenstand sichern
+  * **Weiter** – zu Schritt 2 (*Angebotserstellung*)
-{{:adm-cockpit:processes:workflows:screenshot_2025-06-16_160636.png?nolink|}}
+<WRAP tip>
+Achten Sie auf vollständige Kontaktdaten, damit Angebote und Verträge korrekt befüllt werden.
+</WRAP>
-Unter **Leistungen** werden automatisch jene Leistungen vorgeschlagen, die in Ihrer Organisation für die Angebots- und Vertragserstellung als Standard im **Leistungskatalog** hinterlegt sind.
+{{:adm-cockpit:processes:workflows:screenshot_2025-06-16_151425.png?nolink&200|}}
+{{:adm-cockpit:processes:workflows:screenshot_2025-06-16_155639.png?nolink&600|}}
-Diese vorgeschlagenen Leistungen können:
+----
-  * gelöscht oder angepasst werden,
-  * oder durch Auswahl eines Typs aus der Vorgabeliste ergänzt werden.
-**Erstellung und Versand:**
+===== 📄 Schritt 2 – Angebotserstellung =====
-  * Durch Klick auf **„Neu“** im Abschnitt *Angebotserstellung und Versand* wird ein Angebotsentwurf erstellt (noch nicht versendet).
+<WRAP info>
-  * Das Angebot kann in der **Vorschau** betrachtet, ausgedruckt und als Entwurf gespeichert werden.
+In diesem Schritt wird das Angebot für die Klient:in erstellt.
-  * Mit der Erstellung wird das **Gültigkeitsdatum „Von“** automatisch gesetzt; das Datum **„Bis“** kann manuell ergänzt werden.
+</WRAP>
-**Versand per E-Mail:**
+{{:adm-cockpit:processes:workflows:screenshot_2025-06-16_160636.png?nolink|}}
-  * Das fertige Angebot kann direkt aus dem Workflow per E-Mail versendet werden.
-  * Die Adressen der Klient:in und ggf. Kontaktpersonen werden automatisch vorbelegt.
-  * Üblicherweise wird dabei das standardisierte Anschreiben Ihrer Organisation eingefügt.
-  * Vor dem Senden können Empfänger, Betreff, Anhänge und Text noch angepasst werden.
-  * Der Versandvorgang kann jederzeit abgebrochen werden, ohne dass Änderungen im Leistungskatalog verloren gehen.
-**Nach Angebotsversand:**
+<WRAP>
-  * Nach **Annahme** kann das Angebot als *signiert* markiert oder ein signiertes Dokument hochgeladen werden.
+Unter **Leistungen** werden automatisch jene Leistungen vorgeschlagen,
-  * Bei **Nichtannahme** oder **Nachverhandlungen** kann das Angebot bearbeitet, storniert oder neu erstellt und erneut versendet werden.
+die im **Leistungskatalog** Ihrer Organisation als Standard definiert sind.
+</WRAP>
-Durch **„Weiter“** gelangen Sie zum nächsten Schritt – *Vertragserstellung*.
+^ Möglichkeit ^ Beschreibung ^
+| Anpassen | Leistungen ändern oder entfernen |
+| Ergänzen | Weitere Leistungen hinzufügen |
+| Vorschau | Angebot prüfen und drucken |
-----
+**Angebot versenden:**
+  * Erstellung über **„Neu“** (Entwurf)
+  * Versand direkt per E-Mail aus dem Workflow
+  * Empfänger und Anschreiben werden automatisch vorbelegt
+  * Versand kann jederzeit abgebrochen werden
-===== Schritt 3 – Vertragserstellung =====
+**Nach dem Versand:**
+  * Bei **Annahme**: Angebot als *signiert* markieren oder Dokument hochladen
+  * Bei **Ablehnung / Änderung**: Angebot anpassen oder neu erstellen
+  * **Stornieren** – Angebot wird storniert und archiviert
-In diesem Schritt wird der eigentliche **Vertrag** auf Basis des angenommenen Angebots erstellt.
+----
-**Vertrag anlegen:**
+===== 📝 Schritt 3 – Vertragserstellung =====
-  * Klicken Sie auf **„Neu“** im Abschnitt *Vertragserstellung und Versand*.
+<WRAP info>
-  * Die im Angebot hinterlegten Leistungen werden automatisch übernommen.
+Der Vertrag wird auf Basis des angenommenen Angebots erstellt.
-  * Das Vertragsformular wird mit den editierbaren Feldern geöffnet.
+</WRAP>
-  *
-  * {{:adm-cockpit:processes:workflows:screenshot_2025-06-16_165007.png?nolink|}}
-{{ :adm-cockpit:processes:workflows:screenshot_2025-06-16_170949.png?nolink&300 |}}
-**Bearbeitung und Vorschau:**
+^ Funktion ^ Beschreibung ^
-  * Im Formular werden nur die veränderbaren Felder angezeigt.
+| Neu | Vertrag anlegen |
-  * Über **„Vorschau“** können Sie den vollständigen Vertrag inklusive aller fixen Vertragsklauseln ansehen und ausdrucken.
+| Vorschau | Vollständigen Vertrag anzeigen |
+| Versand | Vertrag per E-Mail senden |
+| Signatur | Vertrag hochladen oder als signiert markieren |
-**Versand und Signatur:**
+{{:adm-cockpit:processes:workflows:screenshot_2025-06-16_165007.png?nolink|}}
-  * Der Vertrag kann direkt aus dem Workflow per E-Mail versendet werden.
+{{:adm-cockpit:processes:workflows:screenshot_2025-06-16_170949.png?nolink&300|}}
-  * E-Mail-Adressen sind automatisch vorbelegt; Text und Anhänge können bearbeitet werden.
-  * Nach Unterzeichnung kann der Vertrag:
-    - über **„Hochladen unter Kund:in unterschriebener Vertrag“** ins System geladen, oder
-    - als **signiert markiert** werden.
-Sobald der Vertrag als *signiert* gilt, kann er nicht mehr verändert werden.
+<WRAP warning>
+Ein als **signiert** markierter Vertrag ist nicht mehr editierbar.
+</WRAP>
 ----
-===== Schritt 4 – Abschluss =====
+===== ✅ Schritt 4 – Abschluss =====
+<WRAP info>
+Im letzten Schritt wird der Workflow abgeschlossen oder verworfen.
+</WRAP>
-Nach Unterzeichnung und Speicherung des Vertrags öffnet sich die abschließende Seite des Workflows.
+^ Aktion ^ Ergebnis ^ Anzeige ^
+| Bestätigen | Workflow wird abgeschlossen | angezeigt als "Fertig" |
+| Stornieren | Workflow wird gelöscht |angezeigt als "Abgebrochen" |
-Hier kann der gesamte Workflow:
+<WRAP>
-  * **bestätigt** – der Workflow wird abgeschlossen,
+Bei Bestätigung wird automatisch:
-  * oder **storniert** – der Workflow wird gelöscht.
+  * ein **Geschäftsfall** für die Klient:in erstellt
+  * das Angebot, der Vertrag und alle E-Mails archiviert
+</WRAP>
+<WRAP tip>
+Prüfen Sie nach Abschluss den Geschäftsfall auf Vollständigkeit der Dokumente.
+</WRAP>
+----
-Bei **Bestätigung** des Workflows:
+<WRAP center round box 70%>
-  * wird automatisch ein **Geschäftsfall für die Klient:in** mit den vereinbarten Leistungen erstellt,
+**❓ Was passiert, wenn …? (Workflow Vertragserstellung)**
-  * und alle während des Workflows erzeugten oder hochgeladenen Dokumente werden
-    sowohl bei der **Klient:in** als auch beim zugehörigen **Geschäftsfall** hinterlegt.
-> _Tipp:_ Überprüfen Sie nach Abschluss, ob alle Dokumente (Angebot, Vertrag, E-Mail-Korrespondenz) vollständig im Geschäftsfall archiviert sind.
+^ Situation ^ Ursache / Systemverhalten ^ Was tun? ^
+| ❌ Workflow verlassen | Fortschritt gespeichert | Workflow über Dashboard oder Überblick fortsetzen |
+| ⚠️ Weiter nicht aktiv | Pflichtdaten fehlen | Markierte Felder ergänzen |
+| 👤 Person fehlt | Person nicht vorhanden / falscher Typ | Person neu anlegen oder Typ prüfen |
+| 📄 Angebot nicht möglich | Leistungen fehlen | Leistungsdaten prüfen |
+| ✉️ Versand abgebrochen | Abbruch durch Benutzer | Angebot/Vertrag bleibt als Entwurf |
+| 📑 Vertrag gesperrt | Vertrag signiert | Neuer Vertrag erforderlich |
+| 👻 Workflow nicht sichtbar | abgeschlossen / gefiltert | Workflow-Überblick oder Filter prüfen |
+</WRAP>