Workflow Vertragserstellung

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🧭 Überblick

Der Workflow 2025 – Vertrag führt in vier Schritten von der Aufnahme einer neuen Klient:in bis zum abgeschlossenen Vermittlungsvertrag.

Der Workflow dient der standardisierten Erfassung von Personendaten, der Angebotserstellung sowie der anschließenden Vertragsanlage. Er gehört zu den zentralen Prozessen im ADM Cockpit.

Nach Abschluss wird automatisch ein Geschäftsfall mit allen relevanten Dokumenten angelegt.

▶️ Workflow starten

Nach Auswahl der Workflow-Seite im linken Menü kann über „Erstellen“ (rechts oben) eine Übersicht aller für Ihre Organisation und Benutzerrolle verfügbaren Workflows geladen werden.

Wählen Sie „Workflow 2025 – Vertrag“, um den Prozess zu starten.

👥 Schritt 1 – Beteiligte Personen

Im ersten Schritt werden alle am Vertrag beteiligten Personen definiert.

Personentyp	Beschreibung
Klient:in	Hauptperson, für die der Vertrag erstellt wird
Mitzubetreuende	Weitere Personen im Haushalt (Typ Klient:in)
Kontaktpersonen	z. B. Angehörige, Bevollmächtigte, Bürgen

Bereits vorhandene Personen können über das Suchfeld ausgewählt werden. Über „+“ können neue Personen direkt im Workflow angelegt werden. Dabei wird ein reduziertes Basisformular verwendet; vollständige Stammdaten können später ergänzt werden.

Aktionen in diesem Schritt:

Speichern – Zwischenstand sichern
Weiter – zu Schritt 2 (*Angebotserstellung*)

Achten Sie auf vollständige Kontaktdaten, damit Angebote und Verträge korrekt befüllt werden.

📄 Schritt 2 – Angebotserstellung

In diesem Schritt wird das Angebot für die Klient:in erstellt.

Unter Leistungen werden automatisch jene Leistungen vorgeschlagen, die im Leistungskatalog Ihrer Organisation als Standard definiert sind.

Möglichkeit	Beschreibung
Anpassen	Leistungen ändern oder entfernen
Ergänzen	Weitere Leistungen hinzufügen
Vorschau	Angebot prüfen und drucken

Angebot versenden:

Erstellung über „Neu“ (Entwurf)
Versand direkt per E-Mail aus dem Workflow
Empfänger und Anschreiben werden automatisch vorbelegt
Versand kann jederzeit abgebrochen werden

Nach dem Versand:

Bei Annahme: Angebot als *signiert* markieren oder Dokument hochladen
Bei Ablehnung / Änderung: Angebot anpassen oder neu erstellen
Stornieren – Angebot wird storniert und archiviert

📝 Schritt 3 – Vertragserstellung

Der Vertrag wird auf Basis des angenommenen Angebots erstellt.

Funktion	Beschreibung
Neu	Vertrag anlegen
Vorschau	Vollständigen Vertrag anzeigen
Versand	Vertrag per E-Mail senden
Signatur	Vertrag hochladen oder als signiert markieren

Ein als signiert markierter Vertrag ist nicht mehr editierbar.

✅ Schritt 4 – Abschluss

Im letzten Schritt wird der Workflow abgeschlossen oder verworfen.

Aktion	Ergebnis	Anzeige
Bestätigen	Workflow wird abgeschlossen	angezeigt als „Fertig“
Stornieren	Workflow wird gelöscht	angezeigt als „Abgebrochen“

Bei Bestätigung wird automatisch:

ein Geschäftsfall für die Klient:in erstellt
das Angebot, der Vertrag und alle E-Mails archiviert

Prüfen Sie nach Abschluss den Geschäftsfall auf Vollständigkeit der Dokumente.

❓ Was passiert, wenn …? (Workflow Vertragserstellung)

Situation	Ursache / Systemverhalten	Was tun?
❌ Workflow verlassen	Fortschritt gespeichert	Workflow über Dashboard oder Überblick fortsetzen
⚠️ Weiter nicht aktiv	Pflichtdaten fehlen	Markierte Felder ergänzen
👤 Person fehlt	Person nicht vorhanden / falscher Typ	Person neu anlegen oder Typ prüfen
📄 Angebot nicht möglich	Leistungen fehlen	Leistungsdaten prüfen
✉️ Versand abgebrochen	Abbruch durch Benutzer	Angebot/Vertrag bleibt als Entwurf
📑 Vertrag gesperrt	Vertrag signiert	Neuer Vertrag erforderlich
👻 Workflow nicht sichtbar	abgeschlossen / gefiltert	Workflow-Überblick oder Filter prüfen