Unterschiede

Hier werden die Unterschiede zwischen zwei Versionen angezeigt.

--- adm:processes:flows:recruiting [2025/11/17 11:04] – angelegt agoldman
+++ adm:processes:flows:recruiting [2026/02/09 14:18] (aktuell) – nullrich
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-{{indexmenu_n>20}}
+====== Workflow 2025 – Recruiting ======
-====== Recruitingworkflow ======
+<WRAP lo>
+**Schlagworte:** recruiting, workflow, betreuer:innen, bewerber:innen,
+kontaktaufnahme, dokumente, leistungskorb, vermittlung, adm-cockpit, caats
+</WRAP>
+===== 🧭 Überblick =====
+<WRAP info>
+Der **Workflow 2025 – Recruiting** führt in sechs Schritten von der ersten
+Kontaktaufnahme einer neuen Betreuer:in bis zur Vermittlung an eine Familie.
+</WRAP>
+<WRAP>
+Der Workflow dient der standardisierten Aufnahme, Bewertung und Freigabe von
+Betreuer:innen für die Einsatzplanung und Abrechnung.
+</WRAP>
+<WRAP note>
+Der Prozess kann – abhängig von Berechtigungen – von mehreren Benutzer:innen
+nacheinander durchgeführt werden.
+</WRAP>
+----
+===== ▶️ Workflow starten =====
+<WRAP>
+Nach Auswahl von **Prozesse → Workflows** kann über **„Erstellen“** (rechts oben)
+eine Übersicht der für Ihre Organisation verfügbaren Workflows geladen werden.
+Wählen Sie **„Workflow 2025 – Recruiting“**, um den Prozess zu starten.
+</WRAP>
+{{:adm-cockpit:processes:step1recruiting.png?nolink&600|}}
+<WRAP lo>
+Der aktuell zu bearbeitende Schritt ist **gelb markiert**.
+Alle weiteren Schritte sind gesperrt, bis der aktuelle Schritt abgeschlossen ist.
+</WRAP>
+{{:adm-cockpit:processes:recruiting_uebersicht.png?nolink&800|}}
+----
+===== 👤 Schritt 1 – Anlage =====
+<WRAP info>
+Anlage oder Auswahl einer Betreuer:in.
+</WRAP>
+^ Möglichkeit ^ Beschreibung ^
+| Neu anlegen | Betreuer:in neu erfassen |
+| Auswählen | Auswahl aus bestehender Bewerber:innenliste |
+<WRAP>
+Wird der Filter auf den Betreuer:innenstatus **„BEWERBER“** gesetzt,
+werden ausschließlich Betreuer:innen angezeigt, die sich:
+  * über das Bewerber:innenformular beworben haben oder
+  * manuell als Bewerber:innen angelegt wurden.
+</WRAP>
+{{:adm-cockpit:processes:recruiting_betreuanlagen.png?nolink&600|}}
+{{:adm-cockpit:processes:recruiting_auswahl.png?nolink&600|}}
+----
+===== ☎️ Schritt 2 – Kontaktaufnahme =====
+<WRAP info>
+Dokumentation der ersten Einschätzung.
+</WRAP>
+<WRAP>
+In diesem Schritt wird eine **Gesprächsnotiz oder ein Protokoll** erfasst,
+um die grundsätzliche Eignung der Betreuer:in zu bewerten.
+</WRAP>
+^ Pflichtfelder ^
+| Aktivitätentyp |
+| Medium |
+| Textfeld |
+<WRAP lo>
+Weitere Felder sind optional.
+</WRAP>
+<WRAP>
+Eine detaillierte Beschreibung finden Sie unter:
+[[adm:admin:tabs:activities|Aktivitäten]]
+</WRAP>
+{{:adm-cockpit:processes:recruiting_aktivitaet.png?nolink&600|}}
+----
+===== ⛔ Schritt 3 – Prozessverfolgung oder Abbruch =====
+<WRAP info>
+Entscheidung über die Weiterverfolgung.
+</WRAP>
+^ Entscheidung ^ Systemverhalten ^
+| Ablehnung | Betreuer:in wird als **„untauglich“** markiert |
+| Weiterverfolgung | Workflow wird fortgesetzt |
+<WRAP>
+Bei Abbruch:
+  * bleibt die Person im System erhalten
+  * ist jedoch **nicht aktiv** für die Vermittlung freigegeben
+</WRAP>
+<WRAP lo>
+Das Gesprächsprotokoll wird im Betreuer:innenprofil unter **Aktivitäten**
+gespeichert und kann jederzeit eingesehen oder versendet werden.
+</WRAP>
+{{:adm-cockpit:processes:recruiting_angenommen.png?nolink&600|}}
+----
+===== 🧠 Schritt 4 – Bewertung & Vorbereitung =====
+<WRAP info>
+Erhebung von Kenntnissen, Anforderungen und Einsatzfähigkeit.
+</WRAP>
+<WRAP>
+In diesem Schritt wird eine umfassende Bedarfserhebung durchgeführt.
+Bestimmte Einstellungen (z. B. Sprachkenntnisse, Führerschein)
+können den späteren **Leistungskorb** beeinflussen.
+</WRAP>
+<WRAP lo>
+Nach Abschluss des Formulars bereitet das System automatisch den nächsten Schritt vor.
+</WRAP>
+{{:adm-cockpit:processes:recruiting_bewertung.png?nolink&600|}}
+----
+===== 📄 Schritt 5 – Dokumente =====
+<WRAP info>
+Upload und Ablage aller erforderlichen Unterlagen.
+</WRAP>
+<WRAP>
+Alle für die Aufnahme notwendigen Dokumente werden hier hochgeladen
+und in der Betreuer:innendatenbank abgelegt.
+</WRAP>
+<WRAP lo>
+Nach dem Upload kann optional ein E-Mail-Versand ausgelöst werden.
+</WRAP>
+{{:adm-cockpit:processes:recruiting_dokument.png?nolink&600|}}
+----
+===== 💼 Schritt 6 – Leistungskorb =====
+<WRAP info>
+Festlegung der abrechnungsrelevanten Leistungen.
+</WRAP>
+<WRAP>
+Die Leistungen werden anhand des **Leistungskatalogs**
+für die spätere Einsatzplanung und Abrechnung ausgewählt.
+</WRAP>
+{{:adm-cockpit:processes:recruiting_leistung.png?nolink&600|}}
+----
+===== ✅ Abschluss =====
+<WRAP info>
+Abschluss und automatische Systemanlage.
+</WRAP>
+<WRAP>
+Nach Abschluss des Workflows:
+  * wird automatisch der **Betreuer:innengeschäftsfall** erstellt
+  * alle Dokumente und Bewertungen werden übernommen
+  * der Geschäftsfall öffnet sich automatisch zur Kontrolle
+</WRAP>
+<WRAP note>
+Nach Abschluss kann:
+  * die Betreuer:in in der **Einsatzplanung** berücksichtigt werden
+  * der Leistungskorb in die **Monats- oder Turnusabrechnung** einfließen
+</WRAP>
+{{:adm-cockpit:processes:ludmilla.png?nolink&600|}}
+----
+<WRAP center round box 70%>
+**❓ Was passiert, wenn …? (Workflow Recruiting)**
+^ Situation ^ Ursache / Systemverhalten ^ Was tun? ^
+| ❌ Workflow verlassen | Fortschritt gespeichert | Workflow über Dashboard oder Überblick fortsetzen |
+| ⚠️ Weiter nicht möglich | Pflichtfelder fehlen | Markierte Felder ergänzen |
+| 👤 Bewerber:in fehlt | Status nicht „BEWERBER“ | Filter oder Status prüfen |
+| ⛔ Prozess abgebrochen | Bewerber:in untauglich | Person bleibt archiviert |
+| 📄 Dokument fehlt | Upload nicht erfolgt | Dokumente im Schritt „Dokumente“ ergänzen |
+| 👻 Workflow nicht sichtbar | abgeschlossen / gefiltert | Workflow-Überblick prüfen |
+</WRAP>