Unterschiede

Hier werden die Unterschiede zwischen zwei Versionen angezeigt.

--- caatsx:send [2025/11/19 14:45] – nullrich
+++ caatsx:send [2025/12/02 11:04] (aktuell) – agoldman
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-===== Empfang von Dokumenten =====
+===== Versand von Dokumenten =====
-Als Empfänger:in einer sicheren Dokumentenübertragung über CAATS-X erhalten Sie eine **Email** (siehe nachstehendes Beispiel) mit Basisinformationen zur Absender:in und den übermittelten Dokumenten sowie einen **Link**, über den Sie **Zugang zu den Dokumenten** erhalten.
+Am CAATS-X Dashboard kann über den Link //Neue Dokumentenübermittlung// ein neuer, sicherer Dokumententransfer gestartet werden.
-{{ :caats-x:screenshot_2025-06-17_131834.png?nolink&400 |}}
+{{ :caats-x:screenshot_2025-06-17_145520.png?nolink&500 |}}
-Der Link //Dokument abholen// in der Email (erster Faktor) leitet Sie durch den Authentifizierungsprozess, wobei als zweiter Faktor Ihre Telefonnummer/n von der Absender:in hinterlegt wurde/n. Wenn mehrere Telefonnummern hinterlegt sind, können Sie auswählen, auf welcher Nummer Sie den Pincode erhalten möchten, ansonsten wird Ihnen die hinterlegte Nummer angezeigt.
+Die **erforderlichen Mindestangaben** für den Dokumententransfer sind
+  * **Absender:in** - durch den angemeldeten Benutzer festgelegt und vom System befüllt
+  * **Empfänger:in** - Empfänger:innen können durch Klick auf die 3-Punkte rechts aus allen bestehenden Einträgen in den verschiedenen Personentypen und Organisationen ausgewählt werden, ebenso können neue Organisationen und Kontaktpersonen direkt aus dem Sendeformular heraus angelegt werden. Die erforderlichen Mindestangaben für Empfänger:innen sind dabei (Nach-)Name, Telefonnummer und Email-Adresse. Email-Adresse und Telefonnummer sind notwendig um externe Empfänger durch 2-Faktoren zu authentifizieren.
+{{:caats-x:screenshot_2025-06-16_113346.png?nolink|}}
+{{:caats-x:screenshot_2025-06-16_095941.png?nolink|}}
+  * zumindest **eines, oder mehrere Dokumente** die über Drag & Drop in den grauen Bereich, durch Hochladen von Dateien über den Explorer über das Pfeil-Symbol, oder über die Suche(Lupe) nach Dokumenten die bereits in CAATS abgelegt sind, hinzugefügt werden können
+{{:caats-x:screenshot_2025-06-16_113721.png?nolink|}}
+  * wenn das/die versendete/n Dokument/e einer bestimmten Klient:in zugeordnet werden kann, können die **Informationen zur Klient:in** (Nachname, Vorname, Geburtsdatum, Sozialversicherungsnummer) **optional** hinzugefügt werden. Wenn diese Informationen bereitgestellt werden, so müssen zumindest die Felder Nachname, Vorname und Geburtsdatum angegeben werden.
+{{:caats-x:screenshot_2025-06-16_121551.png?nolink|}}
+  * ein **optionaler Begleittext**, welcher ebenfalls erst nach 2-Faktor-Authentifizierung für die Empfänger:in sichtbar ist
+{{:caats-x:screenshot_2025-06-16_121621.png?nolink|}}
-Weiters können Sie wählen, ob Sie den Pincode **per SMS** erhalten möchten, oder ob Sie einen **Anruf** bevorzugen, wobei Ihnen der Pincode vorgelesen wird.
+Durch //Anlegen// rechts oben wird das Formular geschlossen und der Dokumententransfer angestoßen. Die Dokumente und ggf. der Begleittext werden in den CAATS Chat übertragen, wo sie auch für die Absender:in sichtbar sind. Chat Konversationen mit externen Empfänger:innen (also solche, die kein aktives CAATS Benutzerkonto haben und nur über Zugangslink und Pineingabe Zugang zum Chat haben) werden regelmäßig bereinigt, wobei alle Dokumente und Textnachrichten 90 Tage nach der Sendung gelöscht werden.
-{{ :caats-x:screenshot_2025-06-17_132314.png?nolink&400 |}}
+Die Empfänger:in erhält eine Email mit einem Zugangslink. Durch Anklicken des Links wird die 2-Faktor-Authentifizierung der Empfänger:in gestartet und wenn diese erfolgreich war, wird die Empfänger:in zur entsprechenden CAATS Chat Konversation weitergeleitet, wo die Dokumente angezeigt und heruntergeladen werden können. [[:caatsx:receive | Zur Empfängerseite ]]
+Kontakte und Organisationen die direkt während des Dokumentenversands erstellt wurden sind danach unter [[:adm:admin:contacts | Kontakte]] bzw. unter [[:adm:admin:businesses | Firmenregister]] sichtbar und können hier weiter bearbeitet und vervollständigt werden.
+Wenn für eine Empfänger:in mehrere Telefonnummern hinterlegt sind (zB. eine Mobilnummer und eine Festnetznummer), so kann die Empfänger:in bei der Anforderung des Zugangs-Pincodes auswählen, auf welcher Telefonnummer sie den Pincode empfangen möchte. [[:caatsx:receive | Weitere Details zum Dokumentenempfang ]]
 Mit //Weiter// bestätigen Sie Ihre Auswahl und gelangen zur **Pin-Eingabe**. Sollten Sie aufgrund technischer Probleme keinen Pincode erhalten haben, kommen Sie über //Neuen PIN anfordern// zurück zur vorigen Seite. Sie können die Zustelloptionen ändern oder gleich lassen und den Pincode erneut anfordern.