Inhaltsverzeichnis
🧾 Belege
Zielgruppe: Verrechnung, Verwaltung, Backoffice
Modul: ADM Cockpit – Abrechnung
Schlagworte: belege, rechnungen, abrechnung, vorpositionen, export, serienversand, stornieren, caats
🧭 Überblick
Im Bereich Belege werden alle abrechnungsrelevanten Dokumente verwaltet, die aus erbrachten Leistungen entstehen.
Dazu gehören:
- Ausgangsrechnungen
- automatisch generierte Abrechnungen
- manuell erstellte Belege
Belege basieren auf Vorpositionen, die aus Geschäftsfall, Einsatzplanung und Leistungen entstehen.
🔄 Entstehung
Belege entstehen:
- automatisch durch Abrechnungsläufe
- automatisch durch Vorpositionen
- manuell durch Benutzer:innen
Grundlage:
- Geschäftsfall
- Einsatz / Turnus
- Leistungen
👀 Übersicht
![::contentReference[oaicite:0]{index=0](/docs/_media/finance/belege.png?w=600&tok=270cc7 "::contentReference[oaicite:0]{index=0")
}
| Die Übersicht zeigt: | Durch Aufklappen werden die Positionen sichtbar: |
|---|---|
| Status (z. B. *neu*) | Leistung |
| Belegdatum | Zeitraum |
| Dokumenttyp | Menge |
| Debitor | Preis |
| Dokumentnummer | Steuer |
| Gesamtsumme | (weitere Spalten, je nach Auswahl) |
⚙️ Aktionen (3-Punkte-Menü)
Über das Menü rechts oben (⋮) stehen zusätzliche Funktionen zur Verfügung:
![::contentReference[oaicite:1]{index=1](/docs/_media/finance/belegeweiter.png?w=200&tok=9a103b "::contentReference[oaicite:1]{index=1")
}
Diese betreffen immer die aktuell gefilterten oder ausgewählten Belege.
| Funktion | Beschreibung |
|---|---|
| Als HTML exportieren | Export der Belege als HTML-Datei |
| Als PDF exportieren | Einzel- oder Sammel-PDF erzeugen |
| Als XLSX exportieren | Export zur Weiterverarbeitung (z. B. Excel) |
| Alle Belege stornieren | erstellt Storno für gesamte Auswahl |
| Alle Belege als geprüft markieren | Kennzeichnung für interne Kontrolle |
| Beleg-Seriendruck | Druck mehrerer Belege in einem Schritt |
| Belege per E-Mail versenden | automatischer Versand an Empfänger |
| Dokumentation anzeigen | öffnet kontextbezogene Hilfe |
⚠️ Aktionen wirken auf mehrere Belege gleichzeitig – prüfen Sie daher immer Filter und Auswahl vor der Ausführung.
📤 Export, Versand & Verarbeitung
Die Funktionen ermöglichen:
- Massenausgabe von Rechnungen (PDF, HTML, Excel)
- automatischen E-Mail-Versand
- Druckprozesse (Seriendruck)
- Statuspflege (geprüft, storniert)
💡 Tipp: Nutzen Sie Filter (z. B. Zeitraum oder Status), um gezielt nur bestimmte Belege zu verarbeiten.
📊 Belegpositionen
Jeder Beleg besteht aus Positionen:
- Betreuungsleistungen
- Pauschalen
- Fahrtkosten
- Zusatzleistungen
Diese entstehen aus Vorpositionen.
❓ Was passiert, wenn …? (Belege)
| Situation | Ursache | Maßnahme |
|---|---|---|
| ❌ Export enthält falsche Daten | falscher Filter | Filter prüfen |
| ⚠️ Belege doppelt versendet | Versand erneut ausgelöst | Warnung beachten |
| ❌ Storno unerwartet | falsche Auswahl aktiv | Auswahl prüfen |
| 📧 Mail nicht angekommen | Stammdaten fehlen | E-Mail prüfen |
| 🧾 Position fehlt | Leistung fehlt | Geschäftsfall prüfen |
| 📊 Betrag falsch | Einsatz falsch | Einsatz prüfen |
📘 Zusammenfassung
Der Bereich Belege ist die zentrale Stelle für:
- Anzeige von Rechnungen
- Kontrolle der Abrechnung
- Export, Versand und Druck
- Massenverarbeitung von Dokumenten
Er verbindet:
- Vorpositionen → Belege → Versand / Buchhaltung
⚠️ Aktionen im Beleg-Modul wirken oft auf mehrere Datensätze gleichzeitig und sollten daher bewusst und kontrolliert eingesetzt werden.