Inhaltsverzeichnis
📦 Vorpositionen
Zielgruppe: Verrechnung, Verwaltung, Backoffice
Modul: ADM Cockpit – Abrechnung
Schlagworte: vorpositionen, leistungen, abrechnung, verrechnung, einsätze, geschäftsfall, beleg, splitting, caats
🧭 Überblick
Vorpositionen sind einzelne, verrechenbare Leistungs- oder Serviceeinheiten, z. B.:
- Betreuungsleistungen
- Fahrtkosten
- Zusatzleistungen
Sie bilden die direkte Grundlage für alle Belege im System.
Vorpositionen entstehen vor der eigentlichen Belegerstellung und werden später zu Rechnungen zusammengeführt.
⚙️ Entstehung von Vorpositionen
Vorpositionen können auf vier Arten entstehen:
| Art | Beschreibung |
|---|---|
| Automatisch (Generator) | laufende Berechnung durch Vorpositions-Generatorskript |
| Automatisch (Abrechnungslauf) | Erstellung im Rahmen eines Abrechnungslaufs |
| Manuell (Leistungskatalog) | beim manuellen Erstellen von Belegen |
| Manuell (Direkt) | über „Anlegen“ im Vorpositionsbereich |
🔄 Automatische Verarbeitung
Wenn ein Vorpositions-Generatorskript aktiv ist:
- jede Änderung an:
- Geschäftsfall
- Einsatz
→ löst sofort eine Neuberechnung aus
Verhalten:
| Status | Verarbeitung |
| ——– | ————- |
| Vorposition noch nicht verrechnet | wird neu berechnet |
| Vorposition bereits auf Beleg | wird über Gutschrift oder Ergänzung korrigiert |
💡 Änderungen wirken sich automatisch auf zukünftige Belege aus.
🧾 Verhalten bei manuellen Vorpositionen
Manuell erfasste Leistungen:
- werden automatisch einer Belegart zugeordnet
- basieren auf:
- Kreditor (Leistungserbringer)
- Debitor (Rechnungsempfänger)
- werden beim nächsten passenden Beleg:
- vollständig oder
- anteilig berücksichtigt
⚠️ Betrieb ohne Vorpositions-Generator
CAATS kann auch ohne Generatorskript betrieben werden.
Dies hat jedoch zwei Nachteile:
- ❌ Konten sind nicht aktuell in Echtzeit
- ❌ Vorpositionen entstehen erst beim Abrechnungslauf
Das führt zu:
- längeren Abrechnungsläufen
- verzögerter Transparenz im Konto
📅 Zeitliche Abgrenzung (Splitting)
Wenn eine zeitliche Abrechnungstrennung konfiguriert ist (z. B. monatliche Abrechnung bei durchgehenden Einsätzen):
→ erfolgt das Splitting bereits auf Vorpositionsebene
Beispiel:
- Einsatz: 20.01. – 10.02.
- Abrechnung: monatlich
→ Vorpositionen:
- 20.01. – 31.01.
- 01.02. – 10.02.
Der Gesamtzeitraum bleibt im Beschreibungstext sichtbar, während die Vorposition selbst korrekt abgegrenzt wird.
❓ Was passiert, wenn …? (Vorpositionen)
| Situation | Ursache | Maßnahme |
|---|---|---|
| ❌ Keine Vorpositionen | kein Einsatz / Geschäftsfall | Daten prüfen |
| ⚠️ Vorposition falsch | Leistung falsch definiert | Leistungskatalog prüfen |
| 🔄 Vorposition ändert sich | Einsatz geändert | erwartetes Verhalten |
| 🧾 Betrag passt nicht | Splitting aktiv | Zeitraum prüfen |
| ⏳ Abrechnung dauert lange | kein Generator aktiv | Systemkonfiguration prüfen |
| 📊 Konto unvollständig | Vorpositionen fehlen | Abrechnungslauf durchführen |
📘 Zusammenfassung
Vorpositionen sind das zentrale Bindeglied zwischen:
- Einsatzplanung
- Geschäftsfällen
- Leistungen
- Abrechnung
Sie ermöglichen:
- automatisierte Verrechnung
- transparente Leistungszuordnung
- flexible Anpassung bei Änderungen
⚠️ Fehler in Einsätzen oder Leistungen wirken sich direkt auf Vorpositionen und damit auf die Abrechnung aus.