Am CAATS-X Dashboard kann über den Link Neue Dokumentenübermittlung ein neuer, sicherer Dokumententransfer gestartet werden.

Die erforderlichen Mindestangaben für den Dokumententransfer sind

• Absender:in - durch den angemeldeten Benutzer festgelegt und vom System befüllt
• Empfänger:in - Empfänger:innen können durch Klick auf die 3-Punkte rechts aus allen bestehenden Einträgen in den verschiedenen Personentypen und Organisationen ausgewählt werden, ebenso können neue Organisationen und Kontaktpersonen direkt aus dem Sendeformular heraus angelegt werden. Die erforderlichen Mindestangaben für Empfänger:innen sind dabei (Nach-)Name, Telefonnummer und Email-Adresse. Email-Adresse und Telefonnummer sind notwendig um externe Empfänger durch 2-Faktoren zu authentifizieren.

• zumindest eines, oder mehrere Dokumente die über Drag & Drop in den grauen Bereich, durch Hochladen von Dateien über den Explorer über das Pfeil-Symbol, oder über die Suche(Lupe) nach Dokumenten die bereits in CAATS abgelegt sind, hinzugefügt werden können

• wenn das/die versendete/n Dokument/e einer bestimmten Klient:in zugeordnet werden kann, können die Informationen zur Klient:in (Nachname, Vorname, Geburtsdatum, Sozialversicherungsnummer) optional hinzugefügt werden. Wenn diese Informationen bereitgestellt werden, so müssen zumindest die Felder Nachname, Vorname und Geburtsdatum angegeben werden.

• ein optionaler Begleittext, welcher ebenfalls erst nach 2-Faktor-Authentifizierung für die Empfänger:in sichtbar ist

Durch Anlegen rechts oben wird das Formular geschlossen und der Dokumententransfer angestoßen. Die Dokumente und ggf. der Begleittext werden in den CAATS Chat übertragen, wo sie auch für die Absender:in sichtbar sind. Chat Konversationen mit externen Empfänger:innen (also solche, die kein aktives CAATS Benutzerkonto haben und nur über Zugangslink und Pineingabe Zugang zum Chat haben) werden regelmäßig bereinigt, wobei alle Dokumente und Textnachrichten 90 Tage nach der Sendung gelöscht werden.

Die Empfänger:in erhält eine Email mit einem Zugangslink. Durch Anklicken des Links wird die 2-Faktor-Authentifizierung der Empfänger:in gestartet und wenn diese erfolgreich war, wird die Empfänger:in zur entsprechenden CAATS Chat Konversation weitergeleitet, wo die Dokumente angezeigt und heruntergeladen werden können. Zur Empfängerseite

Kontakte und Organisationen die direkt während des Dokumentenversands erstellt wurden sind danach unter Kontakte bzw. unter Firmenregister sichtbar und können hier weiter bearbeitet und vervollständigt werden.

Wenn für eine Empfänger:in mehrere Telefonnummern hinterlegt sind (zB. eine Mobilnummer und eine Festnetznummer), so kann die Empfänger:in bei der Anforderung des Zugangs-Pincodes auswählen, auf welcher Telefonnummer sie den Pincode empfangen möchte. Weitere Details zum Dokumentenempfang

Mit Weiter bestätigen Sie Ihre Auswahl und gelangen zur Pin-Eingabe. Sollten Sie aufgrund technischer Probleme keinen Pincode erhalten haben, kommen Sie über Neuen PIN anfordern zurück zur vorigen Seite. Sie können die Zustelloptionen ändern oder gleich lassen und den Pincode erneut anfordern.

Wenn Sie nach mehreren Versuchen keinen Pincode erhalten, haben Sie die Möglichkeit über den unteren Button die Absender:in zu kontaktieren und das Problem zu melden. Eventuell ist Ihre Telefonnummer nicht korrekt hinterlegt.

Wenn Sie sich bei der Pin-Eingabe vertippen, wird die Seite nach erfolgloser Validierung wieder angezeigt und Sie haben die Möglichkeit den bereits erhaltenen Pincode erneut einzugeben.

Im Erfolgsfall, wenn Sie den Pincode erhalten und korrekt eingegeben haben, werden Sie zu den Dokumenten im CAATS Chat weitergeleitet. Je nach Konfiguration des des Absender-Mandanten können Sie der Absender:in im Chat auch direkt antworten. Sie können die Dokumenten öffnen und lokal in Ihrem System speichern. Die Dokumente und Nachrichten im Chat sind für 90 Tage verfügbar und können auch mehrmals heruntergeladen werden.