Zielgruppe: Verwaltung, Pflegeorganisationen, Disponent:innen
Modul: ADM Cockpit – Dokumentenverwaltung

Im Reiter „Dokumente“ der Personenansicht können neue Dokumente erstellt, bestehende eingesehen und verwaltet werden. Dieser Bereich bündelt alle personenbezogenen Dokumente, die im Rahmen von Prozessen, Formularen oder Uploads entstehen.

Hinweis: Die verfügbaren Dokumenttypen richten sich nach der Rolle und Berechtigung der Benutzer:in sowie nach dem Personentyp (z. B. Klient:in, Betreuer:in, Mitarbeiter:in).

Ein Klick auf „+ Neu“ im Reiter *Dokumente* öffnet eine Auswahl an Formularen, Prozessen, Vorlagen und ELGA-Dokumenten. Die Inhalte dieser Auswahl variieren je nach Berechtigungsstufe und Personentyp.

Im Reiter „Formular“ finden Sie alle Formularvorlagen, für die Sie eine Berechtigung zur Dokumentenerstellung besitzen.

Tipp: Die Vorlagenauswahl passt sich dynamisch an den Typ der aktuell geöffneten Person an. Für Klient:innen stehen beispielsweise Betreuungsformulare oder Pflegebögen zur Verfügung, für Betreuer:innen hingegen Vertrags- oder Nachweisformulare.

Am Beispiel des Formulars „Erhebungsbogen über die zu betreuende Person“ wird der Ablauf einer Dokumentenerstellung dargestellt.

Ein Formular ist in mehrere Abschnitte unterteilt, die sich einzeln aufklappen und bearbeiten lassen.

Pflichtfelder und Validierungsregeln sorgen dafür, dass alle erforderlichen Angaben vollständig und formal korrekt erfasst werden.

Wichtig: * Formulare basieren auf kundenspezifischen Vorgaben * Sie können mit oder ohne Unterschrift erstellt werden * Nicht ausgefüllte Pflichtfelder erzeugen Validierungsfehler * Formatfehler (z. B. falsches Datumsformat) müssen vor dem endgültigen Speichern korrigiert werden * Das Speichern als Entwurf ist jederzeit möglich

Nach der Bearbeitung kann das Formular über „Signieren und Abschließen“ finalisiert werden. Dabei wird das Dokument für Änderungen gesperrt und automatisch bei den Dokumenten der betreffenden Person abgelegt.

Tipp: Abgeschlossene Formulare können eingesehen und heruntergeladen, aber nicht mehr bearbeitet werden. Bei Korrekturbedarf wird eine neue Formularversion erstellt.

Über den Reiter „Dokumente“ lassen sich alle Dokumente zentral verwalten, die im Rahmen von Formularen, Workflows oder Uploads erstellt werden. So bleibt die gesamte Kommunikation und Dokumentation personenbezogen, nachvollziehbar und rechtssicher.

📘 Siehe auch: * Formulare und Assessments – Übersicht * Dateiupload und Dateiablage * Geschäftsfall Klient:in

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