Im Bereich „Kontaktpersonen“ werden alle Personen verwaltet, die keiner anderen Gruppe zugeordnet werden können, aber dennoch im System als Personen angelegt werden sollen. Hier können beispielsweise die Angehörigen von Klient:innen mit ihren Kontaktdaten verwaltet werden, Erwachsenenvertreter, Notfallkontakte, aber auch fachliche Kontaktpersonen aus anderen Organisationen.

Die verfügbaren Funktionen gliedern sich in folgende Bereiche:

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Zielgruppe: Verwaltung, Disponent:innen, Backoffice
Modul: ADM Cockpit – Personenverwaltung

Für die Personengruppe Kontaktpersonen (z. B. Angehörige, gesetzliche Vertreter:innen oder Bezugspersonen) sind die Verwaltungsdaten auf das notwendige Minimum reduziert. Sie dienen primär der Erfassung von Basisinformationen für die Zuordnung, Kommunikation und – falls erforderlich – Verrechnung.

Die folgenden Felder sind im Reiter „Verwaltungsdaten“ verfügbar:

Hinweis: Kontaktpersonen sind in der Regel nicht aktiv in die Einsatzplanung eingebunden, können aber als Ansprechpartner:innen, Bevollmächtigte oder Rechnungsadressaten hinterlegt werden.

Zuweisung der Kontaktperson zu einer organisatorischen Einheit, z. B. einer Region, einem Pflegeteam oder einer Dienststelle, in der sie eine Rolle spielt (z. B. Angehörige:r einer Klient:in in einer bestimmten Region).

Tipp: Die Org-Zuordnung erleichtert das Filtern und die Zuordnung in Berichten, z. B. bei der Klient:innen- oder Angehörigenstatistik.

Erfassung der Staatsbürgerschaft der Kontaktperson. Diese Information kann bei behördlichen Anträgen, bei internationalen Kooperationen oder Zuständigkeitsprüfungen erforderlich sein.

Optionales Feld für interne oder externe Zuordnungen, z. B. in Drittsystemen oder zur Unterscheidung gleichnamiger Personen.

Beispiel: Eine Pflegeorganisation arbeitet mit mehreren externen Behörden oder Kostenträgern, die eigene Identifikationsnummern für Angehörige führen.

Dieses Feld ist nur erforderlich, wenn die Kontaktperson als Bevollmächtigte:r oder Mitversicherte:r aktiv mitwirkt. In allen anderen Fällen ist die Eingabe optional.

Wichtig: Die Sozialversicherungsnummer darf nur erfasst werden, wenn eine rechtliche oder abrechnungstechnische Notwendigkeit besteht (z. B. bei ELGA-Zugriffen oder Verrechnungsfällen).

Hier werden die Sitz- und Zustelladressen der Kontaktperson hinterlegt. Es können mehrere Adressen gespeichert werden, wobei eine Adresse als Hauptadresse markiert werden kann.

Tipp: Verwenden Sie die Hauptadresse für den automatischen Dokumentenversand (z. B. Verträge oder Informationsschreiben).

Erfassen Sie Telefonnummern und E-Mail-Adressen zur Kontaktaufnahme. Mehrere Einträge pro Medium (z. B. Mobil, Festnetz, geschäftlich) sind möglich.

Hinweis: CAATS ermöglicht die Kennzeichnung eines bevorzugten Kommunikationswegs, der automatisch für Benachrichtigungen und Versandfunktionen genutzt wird.

In diesem Bereich werden IBANs und zugehörige Bankdaten hinterlegt, z. B. für Verrechnungszwecke oder Rücküberweisungen.

Die IBAN wird beim Speichern automatisch auf formale Gültigkeit geprüft gemäß dem internationalen SWIFT-Standard (ISO 13616).

Wichtig: Die IBAN-Prüfung überprüft ausschließlich die formale Struktur, nicht jedoch die Existenz oder Kontoführung. Bei Zweifeln sollten Bankdaten manuell oder telefonisch verifiziert werden.

Die Verwaltungsdaten für Kontaktpersonen und Angehörige sind auf die notwendigsten Angaben reduziert, um eine klare und übersichtliche Verwaltung zu gewährleisten. Sie stellen die Verbindung zwischen Klient:innen, Betreuer:innen und externen Bezugspersonen her und unterstützen die Kommunikation sowie gegebenenfalls die Verrechnung.

Siehe auch: * Personenverwaltung – Übersicht * Geschäftsfall Klient:in * Adressverwaltung und Kommunikationsdaten

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• Persönliche Daten (Name/n, Titel, Geburtsdatum, Geschlecht)
• Verwaltungsdaten (Nationalität, SV-Nummer)
• Adressen (Postanschrift/en)
• Kontaktmöglichkeiten (Telefon, E-Mail)
• Bankverbindungen

• Basis für Kontaktaufnahme, ggf. Abrechnungen, Verträge

• Erfassung von Beziehungen zu weiteren Personen in CAATS

• Vertretungsbefugnisse, Formulare für pflegende Angehörige
• Gutachten, Unterlagen aus externer Kommunikation

• Zentrale und strukturierte Ablage von Dokumenten

• Kontakte, Gespräche, Besuche, Interventionen
• Dokumentierte Maßnahmen durch betreuendes Personal

• Lückenlose Verlaufserfassung und Nachvollziehbarkeit der Betreuung

• Zeitlich geordnete Übersicht aller Änderungen und Einträge
• Systemseitige Protokollierung durchführender Personen und Zeitpunkte

• Nachvollziehbarkeit und rechtssichere Dokumentation

• Steuerung des Systemzugriffs
• Aktivierung, Einschränkung oder Sperrung des digitalen Zugangs

• Datenschutzkonforme und kontrollierte Bereitstellung von Informationen