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Inhaltsverzeichnis
👤 Personendatenverwaltung
Zielgruppe: Verwaltung, User, Systemadministration
Modul: ADM Cockpit – Verwaltung
1. Ăśberblick
Die Personendatenverwaltung bildet die Grundlage aller administrativen, planerischen und abrechnungstechnischen Prozesse in CAATS. Hier werden alle personenbezogenen Daten zentral gepflegt, verwaltet und mit anderen Modulen wie Geschäftsfällen, Dokumenten, Workflows oder Verrechnungsfunktionen verknüpft.
Erfasst und verwaltet werden insbesondere:
- Klient:innen – Personen, die Betreuungs- oder Pflegeleistungen erhalten
- Betreuer:innen / Personenbetreuer:innen – freiberufliche oder angestellte Pflegekräfte
- Kontaktpersonen / Angehörige – Bezugspersonen, gesetzliche Vertreter:innen oder Mitbewohner:innen
- Mitarbeiter:innen – interne Teammitglieder, Disponent:innen, Administrator:innen
- Ärzt:innen – Ärzteverzeichnis
- Firmen/Multiplikatoren – Kooperationen, Partner und Lieferanten
Hinweis: Alle Personengruppen sind eigenständige Datensätze, die über definierte Beziehungen (z. B. Betreuung, Vertretung, Geschäftsfall, Organisationseinheit) miteinander verknüpft sind.
2. Struktur und Aufbau
Die Personendaten sind in Reiter (Tabs) gegliedert, die jeweils bestimmte Themenbereiche abdecken:
| Reiter | Inhalt |
| ——– | ——– |
| Allgemein | Stammdaten wie Name, Geburtsdatum, Geschlecht, Sprache, aktive/inaktive Kennzeichnung |
| Kontaktpersonen | Personen, die mit der Person verbunden sind |
| Dokumente | Alle mit der Person verknüpften Dokumente, z. B. Verträge, Formulare, Protokolle |
| Aktivitäten | Notizen, Telefonate, interne Vorgänge und Ereignisse |
| Historie | Chronologische Änderungen, Statusverläufe und archivierte Daten |
| Zugang | Benutzerzugang |
optional je nach Berechtigung oder Person:
| Konto | Belege und Rechnungen |
| Notizen | Notizen, Protokolle |
Tipp: Die sichtbaren Reiter hängen von der Personengruppe und den Berechtigungen der Benutzer:in ab.
3. Personengruppen
CAATS unterscheidet zwischen verschiedenen Personentypen, deren Verwaltungsfelder sich unterscheiden:
| Personengruppe | Zweck |
| —————- | ——- |
| Klient:innen | Personen, die Pflege oder Betreuung erhalten |
| Betreuer:innen / Personenbetreuer:innen | Freiberufliche oder angestellte Betreuungskräfte |
| Kontaktpersonen / Angehörige | Bezugspersonen, gesetzliche Vertreter:innen, Angehörige |
| Mitarbeiter:innen | Interne Systemnutzer:innen oder organisatorisches Personal |
Wichtig: Die Auswahl der richtigen Personengruppe beim Anlegen eines Datensatzes ist entscheidend fĂĽr die korrekte Zuweisung zu Prozessen, Workflows und Berechtigungen.
4. Datensicherheit und Zugriffsrechte
Alle personenbezogenen Daten unterliegen dem Datenschutz gemäß DSGVO. Der Zugriff auf sensible Felder (z. B. Sozialversicherungsnummer, Bankdaten) ist über Rollen- und Rechtekonzepte gesteuert.
Richtlinien:
- Nur Benutzer:innen mit entsprechender Berechtigung dürfen personenbezogene Daten einsehen oder ändern
- Jede Ă„nderung wird in der Chronologie mit Benutzerkennung und Zeitstempel dokumentiert
- Gelöschte Personen werden nicht physisch entfernt, sondern als *inaktiv/archiviert* markiert
Datenschutz: Alle personenbezogenen Informationen dĂĽrfen nur zu legitimen Zwecken im Rahmen der Betreuung, Abrechnung oder Verwaltung verarbeitet werden.
5. Beziehungen zwischen Personen
Personen können über relationale Verknüpfungen miteinander verbunden werden. Diese Beziehungen sind Grundlage vieler systeminterner Prozesse:
| Beziehung | Beispiel |
| ———— | ———– |
| Klient:in ↔ Betreuer:in | Einsatzplanung, Turnusplanung, Geschäftsfall |
| Klient:in ↔ Angehörige:r | Kontakt und Kommunikationsdokumentation |
| Klient:in ↔ Mitarbeiter:in | Disposition, Betreuung, Fallverantwortung |
| Betreuer:in ↔ Organisation | Agenturzuordnung, Verrechnungsstruktur |
Tipp: Beziehungen können im jeweiligen Personen-Datensatz oder direkt über den Geschäftsfall gepflegt werden.
6. Pflege und Aktualisierung
Die Qualität der Personendaten wirkt sich direkt auf die Systemfunktionalität aus. Empfohlen wird eine regelmäßige Prüfung und Aktualisierung der wichtigsten Felder:
- Adressen und Kontaktmöglichkeiten
- Sozialversicherungs- und Steuerdaten
- Qualifikationen und Vertragsstatus
- Zahlungsinformationen
Hinweis: Im Dashboard können offene oder unvollständige Personendaten automatisch gemeldet werden.
7. Zusammenfassung
Die Personendatenverwaltung ist das Fundament der gesamten CAATS-Anwendung. Sie verbindet alle Personen, Prozesse, Dokumente und Geschäftslogiken in einer zentralen Datenbasis und gewährleistet eine konsistente, rechtssichere und nachvollziehbare Verwaltung aller Beteiligten.
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