👤 Personendatenverwaltung

Zielgruppe: Verwaltung, User, Systemadministration
Modul: ADM Cockpit – Verwaltung

1. Überblick

Die Personendatenverwaltung bildet die Grundlage aller administrativen, planerischen und abrechnungstechnischen Prozesse in CAATS. Hier werden alle personenbezogenen Daten zentral gepflegt, verwaltet und mit anderen Modulen wie Geschäftsfällen, Dokumenten, Workflows oder Verrechnungsfunktionen verknüpft.

Erfasst und verwaltet werden insbesondere:

Klient:innen – Personen, die Betreuungs- oder Pflegeleistungen erhalten
Betreuer:innen / Personenbetreuer:innen – freiberufliche oder angestellte Pflegekräfte
Kontaktpersonen / Angehörige – Bezugspersonen, gesetzliche Vertreter:innen oder Mitbewohner:innen
Mitarbeiter:innen – interne Teammitglieder, Disponent:innen, Administrator:innen
Ärzt:innen – Ärzteverzeichnis
Firmen/Multiplikatoren – Kooperationen, Vertriebspartner, Kostenträger, Versicherungsträger, Behörden

Hinweis: Alle Personengruppen sind eigenständige Datensätze, die über definierte Beziehungen (z. B. Betreuung, Vertretung, Geschäftsfall, Organisationseinheit) miteinander verknüpft sind.

2. Struktur und Aufbau

Die Personendaten sind in Reiter (Tabs) gegliedert, die jeweils bestimmte Themenbereiche abdecken:

Reiter	Inhalt
——–	——–
Allgemein	Stammdaten wie Name, Geburtsdatum, Geschlecht, Sprache, aktive/inaktive Kennzeichnung
Kontaktpersonen	Zu jeder Person, egal welcher Personenart, können (bei entsprechender Berechtigung) Kontaktpersonen unter Angabe der Beziehung zu dieser Person hinzugefügt werden. Dies erfolgt entweder über die Auswahl von Personen die bereits in CAATS angelegt sind (Bestehende hinzufügen…), oder durch das Anlegen von neuen Personen, die im Anschluss unter der angegebenen Personenart bzw. unter Kontaktpersonen zu finden sind, wenn keine Personenart angegeben wurde. Die Angabe einer Beziehungsart ist auch hier verpflichtend, es können familiäre Beziehungen, die Ärzt:in (Hausärzt:in, Fachärzt:in), oder andere Beziehungstypen wie Pflegende Angehörige oder Notfallkontakt festgelegt werden. Eine Mehrfachauswahl ist bei den Beziehungsarten möglich.
Dokumente	Alle mit der Person verknüpften Dokumente, z. B. Verträge, Formulare, Protokolle
Aktivitäten	Durch Aktivitäten können Notizen oder Aufgaben dargestellt werden. Eine Aktivität wird für eine bestimmte Person angelegt, sie hat einen Typ (zB Besprechung vor Ort, Qualitätskontrolle, usw.), ein Medium (z.B. E-Mail, SMS, usw.), Anfang und Ende. Optional können einer Aktivität Teilnehmer:innen und Dokumente sowie eine Beschreibung (Freitext) hinzugefügt werden.
Historie	Chronologische Änderungen, Statusverläufe und archivierte Daten
Zugang	Durch Ankreuzen der Option „Zugang mit Benutzerkonto“ kann, für eine in CAATS angelegte Person ein aktives Benutzerkonto erstellt werden. Personen mit aktivem Benutzerkonto erhalten einen Aktivierungslink per Email und können sich nach erfolgreicher Aktivierung selbst im CAATS System anmelden.

optional je nach Berechtigung oder Person:

Konto	Dieser Reiter existiert bei den Personenarten Klient:innen und Betreuer:innen und zeigt Kurzfassungen sämtlicher, in der Vergangenheit für diese Person erfassten Buchungen.
Notizen	Notizen, Protokolle

Tipp: Die sichtbaren Reiter hängen von der Personengruppe und den Berechtigungen der Benutzer:in ab.

3. Personengruppen

CAATS unterscheidet zwischen verschiedenen Personentypen, deren Verwaltungsfelder sich unterscheiden:

Personengruppe	Zweck
—————-	——-
Klient:innen	Personen, die Pflege oder Betreuung erhalten
Betreuer:innen / Personenbetreuer:innen	Freiberufliche oder angestellte Betreuungskräfte
Kontaktpersonen / Angehörige	Bezugspersonen, gesetzliche Vertreter:innen, Angehörige
Mitarbeiter:innen	Interne Systemnutzer:innen oder organisatorisches Personal

Wichtig: Die Auswahl der richtigen Personengruppe beim Anlegen eines Datensatzes ist entscheidend für die korrekte Zuweisung zu Prozessen, Workflows und Berechtigungen.

4. Datensicherheit und Zugriffsrechte

Alle personenbezogenen Daten unterliegen dem Datenschutz gemäß DSGVO. Der Zugriff auf sensible Felder (z. B. Sozialversicherungsnummer, Bankdaten) ist über Rollen- und Rechtekonzepte gesteuert.

Richtlinien:

Nur Benutzer:innen mit entsprechender Berechtigung dürfen personenbezogene Daten einsehen oder ändern
Jede Änderung wird in der Chronologie mit Benutzerkennung und Zeitstempel dokumentiert
Gelöschte Personen werden nicht physisch entfernt, sondern als *inaktiv/archiviert* markiert

Datenschutz: Alle personenbezogenen Informationen dürfen nur zu legitimen Zwecken im Rahmen der Betreuung, Abrechnung oder Verwaltung verarbeitet werden.

5. Beziehungen zwischen Personen

Personen können über relationale Verknüpfungen miteinander verbunden werden. Diese Beziehungen sind Grundlage vieler systeminterner Prozesse:

Beziehung	Beispiel
————	———–
Klient:in ↔ Betreuer:in	Einsatzplanung, Turnusplanung, Geschäftsfall
Klient:in ↔ Angehörige:r	Kontakt und Kommunikationsdokumentation
Klient:in ↔ Mitarbeiter:in	Disposition, Betreuung, Fallverantwortung
Betreuer:in ↔ Organisation	Agenturzuordnung, Verrechnungsstruktur

Tipp: Beziehungen können im jeweiligen Personen-Datensatz oder direkt über den Geschäftsfall gepflegt werden.

6. Pflege und Aktualisierung

Die Qualität der Personendaten wirkt sich direkt auf die Systemfunktionalität aus. Empfohlen wird eine regelmäßige Prüfung und Aktualisierung der wichtigsten Felder:

Adressen und Kontaktmöglichkeiten
Sozialversicherungs- und Steuerdaten
Qualifikationen und Vertragsstatus
Zahlungsinformationen

Hinweis: Im Dashboard können offene oder unvollständige Personendaten automatisch gemeldet werden.

7. Zusammenfassung

Die Personendatenverwaltung ist das Fundament der gesamten CAATS-Anwendung. Sie verbindet alle Personen, Prozesse, Dokumente und Geschäftslogiken in einer zentralen Datenbasis und gewährleistet eine konsistente, rechtssichere und nachvollziehbare Verwaltung aller Beteiligten.

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