Unterschiede

Hier werden die Unterschiede zwischen zwei Versionen angezeigt.

--- adm:config:data:flows [2025/11/19 14:48] – nullrich
+++ adm:config:data:flows [2026/02/27 11:31] (aktuell) – nullrich
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 ====== 🔄 Workflows ======
 > **Zielgruppe:** Administrator:innen, Prozessverantwortliche
 > **Modul:** ADM Konfiguration → Stammdaten
-Der Bereich **„Workflows“** dient der Verwaltung aller Geschäftsprozesse,
+<WRAP lo>
-die in CAATS als strukturierte Schrittfolgen abgebildet werden.
+**Schlagworte:** workflows, prozesslogik,
-Jeder Workflow besteht aus **vordefinierten Prozessschritten**, die Benutzer:innen
+automatisierung, geschäftsprozesse,
-durch wiederkehrende Aufgaben führen – z. B. Recruiting, Klient:innenaufnahme
+prozessschritte, matching, recruiting,
-oder Matching für die 24h-Betreuung.
+caats
+</WRAP>
+===== 🧭 Überblick =====
+Der Bereich **„Workflows“** verwaltet strukturierte Geschäftsprozesse,
+die als definierte Schrittfolgen im System abgebildet werden.
+Ein Workflow besteht aus:
+  * mehreren Prozessschritten
+  * definierten Eingaben
+  * Validierungen
+  * Automationen
+  * optionalen Dokument- oder Geschäftsfallaktionen
 {{:adm:config:data:workflows.png?|}}
-Workflows unterstützen eine einheitliche, nachvollziehbare und automatisierte Abwicklung
+Workflows ermöglichen:
-komplexer Abläufe im System.
+  * einheitliche Abläufe
+  * automatisierte Prozesssteuerung
+  * nachvollziehbare Dokumentation
+  * reduzierte Fehleranfälligkeit
+<WRAP warning>
+Workflows greifen tief in Geschäftsfall-,
+Dokumenten- und Datenlogik ein.
+</WRAP>
+----
+===== 🧩 Architektur eines Workflows =====
+Ein Workflow kann:
+  * 📝 Assessments öffnen
+  * 📄 Dokumente erzeugen
+  * 🔍 Daten validieren
+  * 📁 Geschäftsfall vorbereiten oder erstellen
+  * 👥 Rollenabhängige Schritte anzeigen
+  * 🔄 Statuswechsel durchführen
+  * 🧾 Vorpositionen vorbereiten
+Beispiel (24h-Betreuung):
+  * **Aufnahme**
+    - Stammdaten erfassen
+    - Kontaktpersonen anlegen
+  * **Matching**
+    - Betreuer:innen auswählen
+    - Kriterien prüfen
+  * **Abschluss**
+    - Dokumente generieren
+    - Geschäftsfall anlegen
+----
+===== 📋 Workflow-Übersicht =====
+Die Tabelle zeigt:
+  * **Name**
+  * **Eindeutige Kennung** (technische ID)
+  * **Erstellt am / von**
+  * **Geändert am**
+  * **Aktionen**
+Beim Aufklappen werden sichtbar:
+  * **Schritt (Kurzbez.)**
+  * **Schrittbezeichnung**
+  * **Beschreibung**
+<WRAP important>
+Die eindeutige Kennung sollte nicht verändert werden,
+wenn sie in anderen Modulen referenziert ist.
+</WRAP>
+----
+===== 🛠️ Funktionen =====
+Administrator:innen können:
+  * Workflows anzeigen
+  * Prozessschritte bearbeiten
+  * Validierungsregeln anpassen
+  * Workflows duplizieren
+  * neue Workflows erstellen
+Empfohlen:
-<wrap info>
+  * keine direkten Änderungen an produktiv genutzten Kernprozessen
-**Hinweis:**
+  * neue Version testen
-Workflows können automatisch **Dokumente erzeugen**, **Daten prüfen**,
+  * Referenzen dokumentieren
-**Formulare öffnen** oder **Geschäftsfälle vorbereiten**.
-</wrap>
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+----
-===== Inhalte der Workflow-Übersicht =====
+===== 🔄 Systemwirkung =====
-Die Tabelle zeigt u. a.:
+Änderungen an Workflows können beeinflussen:
-  * **Name** – Bezeichnung des Workflows
+  * Geschäftsfall-Erstellung
-  * **Eindeutige Kennung** – technische ID zur internen Zuordnung
+  * Dokumentenerzeugung
-  * **Erstellt am / von** – Zeitpunkt und Ersteller:in
+  * Vorpositionslogik
-  * **Geändert am** – letzte Aktualisierung
+  * Rollen-Sichtbarkeit
-  * **Aktion** – Anzeigen, Bearbeiten, Löschen
+  * Portalansichten
+  * Matching-Algorithmen
-Durch Aufklappen eines Workflows werden die zugehörigen **Prozessschritte** sichtbar:
+----
-  * **Schritt (Kurzbez.)** – interner Kurzname
+<WRAP center round box 75%>
-  * **Schritt** – Bezeichnung des Prozessschritts
+**❓ Was passiert, wenn …? (Workflows)**
-  * **Beschreibung** – Zweck, Arbeitsanleitung oder Hinweise
-Beispiel aus der 24h-Betreuung (Auswahl):
+^ Situation ^ Ursache ^ Maßnahme ^
+| 🔄 Workflow startet nicht | Trigger falsch konfiguriert | Startbedingung prüfen |
+| 📄 Dokument fehlt | Vorlage nicht verknüpft | Template prüfen |
+| ❌ Schritt übersprungen | Bedingung falsch definiert | Logik prüfen |
+| 👁️ Rolle sieht falschen Schritt | Rollenregel falsch | Rollenprüfung durchführen |
+| 📁 Geschäftsfall wird nicht erstellt | Abschlussaktion fehlt | Endschritt prüfen |
+| 🔁 Prozess bleibt hängen | Validierung blockiert | Pflichtfelder prüfen |
+</WRAP>
-  * **Aufnahme** – Auswahl der Klientin/des Klienten, Haushaltszugehörige, Kontaktpersonen
+----
-  * **Matching** – Auswahl passender Betreuungspersonen nach Kriterien
-  * **Abschluss** – Überblick und Vorbereitung des Geschäftsfalls
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+===== ⭐ Best Practices =====
-===== Funktionen =====
+<WRAP tip>
+✔ Änderungen versioniert durchführen
+✔ Referenzen zu Vorlagen & Assessments prüfen
+✔ Testläufe durchführen
+✔ Prozessverantwortliche einbinden
+✔ Nach Anpassungen Monitoring prüfen
+</WRAP>
-Administratoren können:
+----
-  * Workflows **anzeigen**
+===== 📘 Zusammenfassung =====
-  * Workflow-Schritte und Inhalte **bearbeiten**
-  * Workflows **duplizieren** und anpassen
-  * neue Workflows anlegen (für eigene Prozesse)
-<wrap tip>
+Workflows bilden die strukturierte Prozessarchitektur
-**Tipp:**
+Ihrer CAATS-Instanz.
-Ein Workflow kann mehrere Formulare, Dokumentvorlagen oder Validierungen beinhalten
-und ist damit ein zentrales Werkzeug zur Automatisierung.
-</wrap>
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+Sie verbinden:
+  * Datenerfassung
+  * Dokumentenerstellung
+  * Geschäftsfalllogik
+  * Automatisierung
+  * Rollensteuerung
+Eine saubere Konfiguration gewährleistet
+effiziente, nachvollziehbare und stabile Geschäftsprozesse.