🔄 Workflows

Zielgruppe: Administrator:innen, Prozessverantwortliche
Modul: ADM Konfiguration → Stammdaten

Der Bereich „Workflows“ dient der Verwaltung aller Geschäftsprozesse, die in CAATS als strukturierte Schrittfolgen abgebildet werden. Jeder Workflow besteht aus vordefinierten Prozessschritten, die Benutzer:innen durch wiederkehrende Aufgaben führen – z. B. Recruiting, Klient:innenaufnahme oder Matching für die 24h-Betreuung.

Workflows unterstützen eine einheitliche, nachvollziehbare und automatisierte Abwicklung komplexer Abläufe im System.

Hinweis: Workflows können automatisch Dokumente erzeugen, Daten prüfen, Formulare öffnen oder Geschäftsfälle vorbereiten.

Inhalte der Workflow-Übersicht

Die Tabelle zeigt u. a.:

Name – Bezeichnung des Workflows
Eindeutige Kennung – technische ID zur internen Zuordnung
Erstellt am / von – Zeitpunkt und Ersteller:in
Geändert am – letzte Aktualisierung
Aktion – Anzeigen, Bearbeiten, Löschen

Durch Aufklappen eines Workflows werden die zugehörigen Prozessschritte sichtbar:

Schritt (Kurzbez.) – interner Kurzname
Schritt – Bezeichnung des Prozessschritts
Beschreibung – Zweck, Arbeitsanleitung oder Hinweise

Beispiel aus der 24h-Betreuung (Auswahl):

Aufnahme – Auswahl der Klientin/des Klienten, Haushaltszugehörige, Kontaktpersonen
Matching – Auswahl passender Betreuungspersonen nach Kriterien
Abschluss – Überblick und Vorbereitung des Geschäftsfalls

Funktionen

Administratoren können:

Workflows anzeigen
Workflow-Schritte und Inhalte bearbeiten
Workflows duplizieren und anpassen
neue Workflows anlegen (für eigene Prozesse)

Tipp: Ein Workflow kann mehrere Formulare, Dokumentvorlagen oder Validierungen beinhalten und ist damit ein zentrales Werkzeug zur Automatisierung.