Inhaltsverzeichnis
📄 Vorlagen
Zielgruppe: Administrator:innen, Systemverantwortliche
Modul: ADM Konfiguration → Stammdaten
Schlagworte: vorlagen, dokumentvorlagen, mailvorlagen, rechnungsvorlagen, platzhalter, variablen, template, caats
🧭 Überblick
Der Bereich „Vorlagen“ enthält alle Dokument- und E-Mail-Vorlagen, die im System automatisiert oder manuell verwendet werden.
Hier werden verwaltet:
- Standard-Systemvorlagen
- kundenspezifische Vorlagen
- Abrechnungs-Templates
- Mail-Benachrichtigungen
- Vertrags- und Angebotsvorlagen
- Formular- und Assessment-Templates
Vorlagen wirken direkt auf Kundenkommunikation, Abrechnung und rechtlich relevante Dokumente.
📋 Inhalte der Übersicht
Pro Vorlage werden u. a. angezeigt:
- Name – sichtbare Bezeichnung
- Eindeutige Kennung – technische Referenz-ID
- Erstellt am – Erstanlage
- Zuletzt geändert von / am – Versionierung
Die eindeutige Kennung sollte nicht geändert werden, wenn sie in Workflows oder Jobs referenziert ist.
🔄 Typische Vorlagenarten
- 💰 Rechnungsvorlagen (Klient:innen, Betreuer:innen, Familien)
- 📧 E-Mail-Benachrichtigungsvorlagen
- 📄 Vertrags- & Angebotsvorlagen
- 🧾 Formular- & Assessment-Vorlagen
- 📊 Übersichts- oder Dashboard-Vorlagen
🧩 Variablen & Platzhalter
Viele Vorlagen arbeiten mit dynamischen Variablen, z. B.:
- {client.name}
- {caregiver.name}
- {invoice.number}
- {businesscase.startdate}
Diese Variablen werden beim Generieren automatisch mit Daten aus:
- Personenstammdaten
- Geschäftsfall
- Leistungen
- Assessments
- Workflows
gefüllt.
Vor Änderungen an Variablen empfiehlt sich ein Testlauf, um die korrekte Befüllung sicherzustellen.
🛠️ Funktionen
Administrator:innen können:
- Vorlagen anzeigen
- Text, Layout und Variablen bearbeiten
- neue Vorlagen anlegen
- Systemvorlagen duplizieren
- Vorlagen aktivieren oder deaktivieren
⚠️ Systemwirkung bei Änderungen
Änderungen an Vorlagen wirken:
- auf alle zukünftigen Dokumente
- auf automatische Mailversendungen
- auf Abrechnungsbelege
- auf Workflow-Ausgaben
Bereits erzeugte Dokumente bleiben unverändert.
❓ Was passiert, wenn …? (Vorlagen)
| Situation | Ursache | Maßnahme |
|---|---|---|
| 📄 Dokument enthält leere Felder | Variable falsch geschrieben | Variablen prüfen |
| 💰 Rechnung fehlerhaft | Layout geändert | Testabrechnung durchführen |
| 📧 Mail wird nicht versendet | Vorlage deaktiviert | Status prüfen |
| 🔄 Workflow bricht ab | Template-ID geändert | Referenz prüfen |
| 🧾 Falsche Daten im Dokument | Feld falsch referenziert | Datenquelle prüfen |
📘 Zusammenfassung
Vorlagen steuern die gesamte systemgenerierte Kommunikation und Dokumentation.
Eine saubere Pflege sichert:
- korrekte Abrechnungen
- rechtssichere Dokumente
- konsistente Kommunikation
- stabile Workflow-Prozesse